Wat gebeurt er met uw data bij een cloud-exit?
Emanuel Böminghaus, expert in legacysystemen, algemeen directeur van AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Expert in legacy systemen,
Algemeen directeur AvenDATA
Algemeen directeur AvenDATA
Zelfs de modernste cloudoplossingen ontkomen niet aan een veilige archivering. Dit is essentieel na een systeemmigratie, bij het beëindigen van een kostbaar contract of simpelweg om sluitend te blijven voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Met de ViewBox van AvenDATA archiveert u data uit cloudsystemen zoals SAP BTP, S/4HANA Cloud, Salesforce of Workday volledig audit-proof, waardoor u uw compliance structureel waarborgt en onnodige operationele IT-kosten direct elimineert.
'In de cloud' betekent niet automatisch 'voor altijd'
Veel organisaties gaan er blind vanuit dat data in de cloud automatisch permanent beschikbaar blijft. Dit is echter een gevaarlijke misvatting. Ook de modernste cloudoplossingen kennen een einddatum, bijvoorbeeld bij een systeemmigratie, een bedrijfsconsolidatie of simpelweg het aflopen van een SaaS-contract.
Wat vaak over het hoofd wordt gezien: ook voor cloudsystemen geldt precies dezelfde bewaarplicht als voor klassieke on-premises applicaties. Om veilig te blijven voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst, moet uw data jarenlang fiscaal, juridisch en audit-proof toegankelijk blijven, zelfs nadat het oorspronkelijke legacysysteem of de specifieke cloudomgeving definitief is afgeschakeld.
Waarom cloudsystemen gearchiveerd moeten worden
De redenen voor een gestructureerde cloudarchivering zijn divers en nemen door de versnelde digitalisering alleen maar toe:
- Systeemmigratie: de overstap naar een nieuwe cloud- of on-premises oplossing en de definitieve uitfasering van het oude platform.
- Bedrijfsconsolidatie: het samenvoegen van meerdere systemen na een overname of bedrijfsfusie.
- Einde contract: het aflopen van uw cloudcontract of een strategische wissel van IT-leverancier.
- Kostenreductie: het direct vermijden van doorlopende, onnodige licentie- en hostingkosten.
- Faillissement of bedrijfssluiting: het veiligstellen van de archivering, zelfs wanneer het gespecialiseerde IT-personeel niet meer beschikbaar is.
- Compliance: het waterdicht voldoen aan harde wettelijke eisen, zoals de AVG, internationale standaarden (zoals SOX) en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
- Audit-proof verantwoording: het garanderen van een controleerbare en sluitende toegang tot al uw historische bedrijfsdata.
- Dataportabiliteit: een volledige en veilige data-export bij een wissel van aanbieder of het opzeggen van een contract.
- Risicomanagement: proactieve bescherming tegen onherstelbaar dataverlies tijdens een complexe technologie- of leverancierswissel.
Onze oplossing: de ViewBox archiveert ook cloudsystemen
Met de AvenDATA ViewBox archiveert u uw cloudsystemen volledig audit-proof, compliant en 100% onafhankelijk van de oorspronkelijke IT-leverancier.
Of het nu gaat om SAP BTP, SAP S/4HANA Cloud, SAP SuccessFactors, Salesforce, Workday, Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud of andere SaaS-oplossingen: de ViewBox fungeert als uw centrale platform voor de langdurige, veilige opslag en snelle raadpleging van historische bedrijfsdata en originele boekstukken.
Onze cloudarchivering biedt u direct:
- Webgebaseerde toegang, zonder ingewikkelde lokale installaties
- Langdurige archivering die waterdicht voldoet aan de AVG en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst
- Intuïtieve zoek- en filterfuncties, specifiek ontworpen voor accountants, belastingadviseurs en interne audits
- Een naadloze migratie van clouddata naar een robuust, onafhankelijk archiefformaat
Conclusie
Werken in de cloud biedt maximale flexibiliteit, maar ontslaat u nooit van uw juridische verantwoordelijkheid. Wie overgaat tot de uitfasering of migratie van IT-systemen, moet onomstotelijk kunnen aantonen dat alle data zelfs na tien jaar nog altijd fiscaal en controletechnisch traceerbaar is.
Met de ViewBox van AvenDATA kiest u voor een toekomstbestendige oplossing die uw organisatie feilloos door elke fase van de cloud-lifecycle loodst: van een complexe migratie tot de permanente, rechtmatige archivering van uw data.
Plant u de archivering van een legacysysteem?