Historische databases archiveren:
data veiligstellen en blijven gebruiken met AvenDATA
Van MS SQL en MySQL tot Oracle en MaxDB: wij archiveren de tabellen uit uw historische databases audit-proof in ViewBox, met behoud van structuur en inhoud. Zo kunt u het oude databasesysteem uitschakelen en blijven uw data beschikbaar voor controles door de Belastingdienst.
De uitdaging bij historische databases
Veel organisaties moeten verouderde databasesystemen zoals MS SQL, MySQL of Oracle uitfaseren, bijvoorbeeld bij een migratie naar de cloud of de vervanging van een platform. Zomaar uitschakelen is echter geen optie: vanwege de fiscale bewaarplicht moeten de data jarenlang bewaard en toegankelijk blijven.
Veelvoorkomende knelpunten bij het beheer van oude databases:
- Hoge operationele kosten: oude databases veroorzaken doorlopende licentie-, infrastructuur- en onderhoudskosten.
- Verouderde technologie: oude servers en softwareversies brengen risico’s voor databeveiliging en compatibiliteit mee.
- Onnodige inzet van IT-capaciteit: uw IT-afdeling besteedt tijd aan het bewaken en onderhouden van systemen die al lang zijn afgeschreven.
- Gebrek aan integratie: oude systemen kunnen vaak niet meer veilig worden gekoppeld aan moderne applicaties.
- Compliance-eisen: uw data moeten ook na vele jaren audit-proof en controleerbaar blijven voor de Belastingdienst.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil: met onze archiveringsoplossing ViewBox faseert u uw historische databases veilig uit, zonder dataverlies. Uw data blijven audit-proof en doorzoekbaar, zonder dat u het oude databasesysteem hoeft te laten draaien.
Bewezen archiveringsoplossing,
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van historische databases en IT-systemen in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en in talloze projecten in de praktijk verfijnd. Dankzij deze aanpak hebben wij vragen bij boekenonderzoeken door de Belastingdienst, interne audits en juridische verzoeken steeds betrouwbaar en traceerbaar kunnen beantwoorden.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem voor data uit uitgefaseerde databases zoals MS SQL, MySQL en Oracle: stabiel bij controles door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en geschikt voor bedrijfsbrede datatoegang.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt al jaren wereldwijd ingezet.
Uw databasetabellen blijven beschikbaar
in ViewBox
Wij nemen alle relevante tabellen uit uw MS SQL-, MySQL- of Oracle-database over, met behoud van structuur en inhoud, en archiveren ze audit-proof in ViewBox, desgewenst met een digitale handtekening. Zo kunt u aantonen dat de data niet zijn gewijzigd.
Dit omvat onder meer:
- de archivering van alle relevante tabellen met behoud van structuur en inhoud
- de audit-proof opslag, desgewenst met digitale handtekening
- optioneel: rapportages en analyses op basis van de gearchiveerde data
Al voor de projectstart stemmen wij met u af welke tabellen wij overnemen en of rapportages nodig zijn, bijvoorbeeld voor controles door de Belastingdienst, analyses of interne naslag.
In ViewBox kunt u deze tabellen ook jaren na de uitfasering doorzoeken, analyseren en exporteren, en op elk moment eigen rapportages opstellen.
Of het nu gaat om controles door de Belastingdienst, juridische vragen of interne audits: u heeft altijd toegang tot uw data, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke databasesysteem en zonder licentiekosten.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij omvangrijke databases
De archivering van een historische database duurt, afhankelijk van de datastructuur, de koppelingen en het datavolume, doorgaans één tot twee maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook grote hoeveelheden data efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al databases met meer dan 30 terabyte aan data, inclusief tabelstructuren en digitale ondertekening, volledig audit-proof overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op licenties voor databases, besturingssystemen en software van derden, maar ook op onderhoud, infrastructuur en interne beheercapaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
Analyse
van uw database
Elke archivering begint met een grondige analyse van uw database. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten om uw data veilig en audit-proof te archiveren.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de functionele aspecten in kaart, onder meer:
- de toegangsrechten en verbindingsmogelijkheden van de database
- de datastructuur, de omvang en het aantal tabellen
- de relevantie van de data voor de fiscale bewaarplicht en uw compliance
- specifieke databaseobjecten, zoals views, triggers, stored procedures en API-koppelingen
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale planningszekerheid en weet u vooraf precies waar u aan toe bent, zonder financiële verrassingen.
Projectmatige archivering
van databases
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject. Wij werken efficiënt, gestructureerd en met heldere mijlpalen.
In een kick-offmeeting met uw team stemmen wij alle technische en organisatorische details af. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- het inrichten van een veilige databasetoegang
- het exporteren en overzetten van de relevante tabellen
- optioneel: het opstellen van maatwerkrapportages op basis van de gearchiveerde data
- het audit-proof documenteren van elke processtap
Onze ervaren projectleiders sturen het hele traject aan en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams. Zo kan uw team zich blijven richten op de kernactiviteiten.
Wij sluiten het project af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen wij samen met u dat alle data volledig en traceerbaar zijn gearchiveerd en dat u het oude databasesysteem definitief kunt uitschakelen.
Resultaat:
databasetabellen volledig gearchiveerd en altijd toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante tabellen en data uit uw historische database veilig in ViewBox.
ViewBox is een intuïtieve webapplicatie waarmee u en bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang houden tot alle gearchiveerde informatie.
Desgewenst stellen wij op basis van de gearchiveerde data maatwerkrapportages op voor fiscale, juridische of operationele analyses. Zo heeft u geen toegang tot de oorspronkelijke database meer nodig en bespaart u direct licentie- en onderhoudskosten.
Na de acceptatie in ViewBox kunt u het oorspronkelijke databasesysteem definitief uitschakelen.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap audit-proof vastlegt, met aandacht voor:
- de methode van de dataovername
- de structuur en het volume van de gearchiveerde data
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo toont u aan auditors en de Belastingdienst op elk moment aan dat u voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw historische database, bijvoorbeeld een verouderd MS SQL-, MySQL- of Oracle-systeem. Wij laten u live zien hoe u het systeem efficiënt uitschakelt en de data langdurig audit-proof toegankelijk houdt, conform de fiscale bewaarplicht.
Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de tabellenoverdracht en het toegangsconcept
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe u zoekopdrachten en maatwerkrapportages opstelt
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over de archivering van historische databases
persoonlijk en vrijblijvend over de archivering van historische databases
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.