Bestandssystemen archiveren:
bestanden veiligstellen, informatie behouden en compliance waarborgen met AvenDATA
Van klassieke netwerkschijven en gemengde mappenstructuren tot specifiek ingerichte documentarchieven: wij archiveren ongestructureerde data uit bestandssystemen van elke soort en branche, van managementrapportages tot de financiële administratie.
De uitdaging
Historische bestanden in oude bestandssystemen zijn cruciaal, maar de toegang ertoe wordt steeds lastiger.
Bij IT-migraties, het uitschakelen van servers of de overstap naar de cloud staan organisaties steevast voor een dilemma.
Fileservers en netwerkschijven zijn vaak jarenlang gegroeide mappenstructuren vol Excel-, Word-, PowerPoint- en PDF-bestanden. Ze bevatten informatie die nog altijd essentieel is voor uw bedrijfsvoering, juridische verplichtingen en de fiscale bewaarplicht.
De bijbehorende infrastructuur draaiende houden is echter duur en riskant. Bestandsformaten verouderen, licenties lopen af en de kennis over de oorspronkelijke opslagstructuur verdwijnt. Zo komt de toegang tot belangrijke bestanden in gevaar, terwijl deze beschikbaar, doorzoekbaar en audit-proof bewaard moeten blijven.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met zijn veilige, kostenbesparende archiveringsoplossing voor bestandssystemen.
Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van ongestructureerde data, zoals Excel-, Word-, PowerPoint- en PDF-bestanden, in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en in talloze uitfaseringsprojecten in de praktijk verfijnd.
Dankzij deze aanpak hebben wij vragen bij boekenonderzoeken door de Belastingdienst, interne audits en juridische verzoeken steeds betrouwbaar en traceerbaar kunnen beantwoorden.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem: stabiel bij controles door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en geschikt voor bedrijfsbrede toegang tot documenten.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt al jaren wereldwijd ingezet.
Uw bestanden blijven doorzoekbaar
in ViewBox
Wij nemen niet alleen alle bestanden uit uw fileserver of netwerkschijf over, maar zorgen er ook voor dat u deze blijvend kunt doorzoeken, inzien en gebruiken.
Dit omvat onder meer:
- het nabouwen van de mappenstructuren en documentclassificaties
- de overname van klantspecifieke mappenlogica en bestandsnamen
- de audit-proof archivering van alle relevante documenten, zoals facturen, contracten, rapportages, presentaties en werkinstructies
- zoek- en filterfuncties waarmee u documenten snel terugvindt, onafhankelijk van de oorspronkelijke opslaglocatie
- het digitaal ondertekenen van alle documenten, zodat u de onveranderbaarheid ervan kunt aantonen bij boekenonderzoeken, audits of juridische geschillen
Al voor de projectstart stemmen wij met u af welke bestanden en structuren toegankelijk moeten blijven voor de fiscale bewaarplicht, juridische bewijsvoering of interne naslag. Daarbij profiteert u van onze ervaring met talloze archiveringsprojecten in uiteenlopende sectoren.
In ViewBox kunt u deze bestanden ook jaren na de uitfasering doorzoeken, inzien en exporteren, volledig onafhankelijk van de oorspronkelijke fileserver.
Of het nu gaat om controles door de Belastingdienst, juridische vragen of interne audits: u heeft altijd toegang tot overzichtelijke, doorzoekbare documenten, zonder de kosten van de oude infrastructuur.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij omvangrijke bestandssystemen
De archivering van een bestandssysteem duurt, afhankelijk van het datavolume, de complexiteit van de structuur en de verscheidenheid aan bestandsformaten, doorgaans één tot drie maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook zeer omvangrijke, historisch gegroeide archieven efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al omgevingen met miljoenen bestanden en meerdere terabytes aan data, inclusief mappenstructuur, metadata en documentatie, volledig audit-proof overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op opslag- en serverkosten, back-upprocessen en licenties, maar ook op onderhoud en interne beheercapaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
Analyse
van uw bestandssysteem
Elke archivering begint met een grondige analyse van uw fileservers en netwerkschijven. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten om uw bestanden veilig en audit-proof te archiveren.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de organisatorische aspecten in kaart, onder meer:
- de toegangsrechten en autorisaties op uw netwerkschijven en fileservers
- het type, de structuur en het volume van de bestanden, zoals Excel, Word, PowerPoint en PDF
- de relevantie van mappen en documentgroepen, zoals projectrapportages, contracten en jaarrekeningen die nodig zijn voor de fiscale bewaarplicht
- specifiek maatwerk, zoals klantspecifieke bestandsnamen, afwijkende opslaglogica of extra metadata
- de mogelijkheden voor de dataoverdracht, bijvoorbeeld via een versleutelde SSD, een fysieke server of een beveiligde SFTP-verbinding
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale planningszekerheid en weet u vooraf precies waar u aan toe bent, zonder financiële verrassingen.
Projectmatige archivering
van bestandssystemen
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject. Wij werken efficiënt, gestructureerd en met heldere mijlpalen.
In een kick-offmeeting met uw team stemmen wij alle technische en organisatorische details af. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- het inrichten van een veilige toegang, bijvoorbeeld via VPN, een beveiligde data-export of versleutelde harde schijven
- het veilig exporteren en overzetten van alle relevante mappen en bestanden
- het nabouwen van de oorspronkelijke mappenstructuur in ViewBox
- het digitaal ondertekenen van de bestanden als bewijs van onveranderbaarheid
- het audit-proof documenteren van elke processtap
Onze ervaren projectleiders sturen het hele traject aan en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams.
Wij sluiten het project af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen wij samen met u dat alle bestanden volledig en traceerbaar zijn gearchiveerd en dat u aantoonbaar voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Resultaat:
bestanden volledig gearchiveerd en altijd toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante mappenstructuren, bestanden en documentgroepen veilig in ViewBox.
ViewBox is een intuïtieve webapplicatie waarmee u en bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang houden tot alle gearchiveerde bestanden.
Bovendien bouwen wij de mappenstructuren en gekoppelde informatie exact na. Zo kunt u juridische en fiscale vragen blijven beantwoorden, zonder in te loggen op de oude netwerkschijf of fileserver.
Na de acceptatie in ViewBox kan het oorspronkelijke bestandssysteem definitief worden uitgeschakeld. Dat bespaart direct licentie- en infrastructuurkosten.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap audit-proof vastlegt, met aandacht voor:
- de methode van de dataoverdracht
- de structuur en indeling van de gearchiveerde bestanden
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo toont u aan auditors en de Belastingdienst op elk moment aan dat u voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw bestandssystemen, of het nu gaat om historisch gegroeide mappenstructuren, projectarchieven of ongestructureerde documentopslag.
Wij laten u live zien hoe u uw fileserver of netwerkschijf efficiënt uitfaseert en de bestanden langdurig audit-proof toegankelijk houdt, conform de fiscale bewaarplicht. Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw mappenstructuur, de dataoverdracht en de documentclassificatie
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij filters, metadata en documentrelaties nabouwen
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over de archivering van fileservers en netwerkschijven
persoonlijk en vrijblijvend over de archivering van fileservers en netwerkschijven
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.