ITSM- en ticketsystemen archiveren:
serviceprocessen audit-proof en traceerbaar bewaren met AvenDATA
Van Jira en ServiceNow tot OTRS, BMC Remedy en SAP Solution Manager: wij archiveren uw tickets, inclusief statusgeschiedenis en bijlagen, audit-proof in ViewBox. Zo kunt u het oude ticketsysteem uitschakelen en blijven uw serviceprocessen traceerbaar voor audits en AVG-verzoeken.
De uitdaging
bij oude ticketsystemen
Veel organisaties moeten verouderde ticketsystemen zoals Jira, SAP Solution Manager, OTRS of ServiceNow uitfaseren, bijvoorbeeld bij een cloudmigratie of een ITSM-reorganisatie. Zomaar uitschakelen is echter geen optie: servicetickets, change requests, incidentlogboeken en autorisatieprocessen moeten traceerbaar blijven voor interne en externe audits.
Veelvoorkomende knelpunten bij oude ticketsystemen:
- Hoge operationele kosten: onderhoud, servers en licenties veroorzaken doorlopende kosten.
- Verouderde technologie: oude systemen brengen beveiligingsrisico’s mee en maken updates steeds complexer.
- Onnodige inzet van IT-capaciteit: uw IT- en supportteams besteden tijd aan het beheren van oude applicaties.
- Audit- en compliancerisico’s: tickets bevatten vaak systeeminformatie die toegankelijk moet blijven voor audits en, voor zover ze onder de fiscale bewaarplicht vallen, voor de Belastingdienst.
- Privacy (AVG): persoonsgegevens aantoonbaar AVG-conform bewaren en tijdig verwijderen is in oude systemen vaak technisch lastig.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil: met onze archiveringsoplossing ViewBox nemen wij uw tickets uit Jira, SAP Solution Manager, OTRS, BMC Remedy of Freshservice over in één centraal archief. Uw historische data blijven doorzoekbaar en audit-proof, en u kunt het oude ticketsysteem definitief uitschakelen.
Bewezen archiveringsoplossing,
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van ticketsystemen en ITSM-platformen in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en in talloze projecten in de praktijk verfijnd. Dankzij deze aanpak hebben wij vragen bij IT-audits, controles en juridische verzoeken steeds betrouwbaar en traceerbaar kunnen beantwoorden.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem voor data uit uitgefaseerde systemen zoals Jira Service Management, ServiceNow, OTRS en BMC Remedy: stabiel bij audits en intuïtief in gebruik voor interne afdelingen zoals IT, compliance en juridische zaken.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing. Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt al jaren wereldwijd ingezet.
Uw tickets blijven beschikbaar
in ViewBox
Wij nemen alle relevante tickets uit uw incident-, problem-, change- en service-requestprocessen over en archiveren ze audit-proof in ViewBox, desgewenst met een digitale handtekening. Zo kunt u aantonen dat de tickets niet zijn gewijzigd.
Dit omvat onder meer:
- de archivering van alle relevante tickets, inclusief statusgeschiedenis, tijdstempels en bijlagen
- de audit-proof opslag, desgewenst met digitale handtekening
- optioneel: maatwerkrapportages en analyses op basis van de gearchiveerde tickets
Al voor de projectstart stemmen wij met u af welke gegevens wij overnemen, zoals tickettypen, workflowhistorie en bijlagen, en of rapportages nodig zijn, bijvoorbeeld voor IT-audits of juridische doeleinden.
In ViewBox kunt u deze tickets ook jaren na de uitfasering doorzoeken en exporteren, en op elk moment rapportages opstellen, bijvoorbeeld voor AVG-verzoeken, compliance-bewijzen of contractdocumentatie.
Of het nu gaat om audits, juridische vragen of AVG-verzoeken: u heeft altijd toegang tot uw tickets, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke ticketsysteem en zonder licentiekosten.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij complexe ticketsystemen
De archivering van een ticketsysteem duurt, afhankelijk van de datastructuur, de API-koppelingen en het datavolume, doorgaans drie tot zes maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook omvangrijke ticketdatabases efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al omgevingen met miljoenen tickets, inclusief statusgeschiedenis en bijlagen, volledig audit-proof overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op licenties, serveronderhoud en infrastructuur, maar ook op interne beheercapaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
Analyse
van uw ticketsysteem
Elke archivering begint met een grondige analyse van uw ticketsysteem. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten om uw tickets veilig en audit-proof te archiveren.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de functionele aspecten in kaart, onder meer:
- de toegangsrechten en verbindingsmogelijkheden van het systeem en de database
- de datastructuur en het volume van de tickets, zoals incidents, changes en requests
- de relevantie en bewaartermijnen van de data voor audits, de AVG en uw compliance
- de historie, workflows, bijlagen en API-koppelingen
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale planningszekerheid en weet u vooraf precies waar u aan toe bent, zonder financiële verrassingen.
Projectmatige archivering
van ticketsystemen
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject. Wij werken efficiënt, gestructureerd en met heldere mijlpalen.
In een kick-offmeeting met uw team stemmen wij alle technische en organisatorische details af. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- het inrichten van een beveiligde datatoegang of API-koppeling
- het exporteren en overzetten van alle relevante tickets, inclusief statusgeschiedenis, opmerkingen en bijlagen
- optioneel: het opstellen van maatwerkrapportages op basis van de gearchiveerde tickets
- het audit-proof documenteren van elke processtap
Onze ervaren projectleiders sturen het hele traject aan en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams.
Wij sluiten het project af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen wij samen met u dat alle tickets volledig en traceerbaar zijn gearchiveerd en dat u het oude ticketsysteem definitief kunt uitschakelen.
Resultaat:
tickets volledig gearchiveerd en altijd toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante tickets, inclusief statusgeschiedenis, communicatie en bijlagen, veilig in ViewBox.
ViewBox is een intuïtieve webapplicatie waarmee u en bevoegde partijen, zoals auditors, ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang houden tot alle gearchiveerde tickets.
Desgewenst stellen wij op basis van de gearchiveerde tickets maatwerkrapportages op, bijvoorbeeld voor interne analyses, juridische bewijsvoering of AVG-verzoeken. Zo heeft u het oude systeem niet meer nodig en bespaart u direct licentie- en onderhoudskosten.
Na de acceptatie in ViewBox kunt u het oude ticketsysteem definitief uitschakelen. Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap audit-proof vastlegt, met aandacht voor:
- de methode van de dataovername
- het volume en de herkomst van de gearchiveerde tickets
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo kunt u auditors op elk moment aantonen hoe de archivering is uitgevoerd.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw ticketsysteem, bijvoorbeeld een Jira-, ServiceNow-, OTRS- of SAP Solution Manager-omgeving. Wij laten u live zien hoe u uw tickets efficiënt archiveert en langdurig audit-proof toegankelijk houdt.
Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de over te nemen velden en het toegangsconcept
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe u zoekopdrachten, ticketanalyses en rapportages opstelt
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over de archivering van ITSM- en ticketsystemen
persoonlijk en vrijblijvend over de archivering van ITSM- en ticketsystemen
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.