HR- en salarissystemen archiveren:
personeelsdata veiligstellen, loonjournalen behouden en compliance waarborgen met AvenDATA
Van SAP HCM, AFAS, Exact, Workday en ADP tot volledig maatwerk: wij archiveren personeelsdata en salarisadministraties uit legacy-systemen van elk type, elke generatie en elke architectuur.
Onze oplossing is specifiek ontworpen om zelfs de meest complexe HR-systeemlandschappen van grote organisaties veilig en efficiënt uit te faseren. Zo blijven al uw gevoelige personeelsgegevens gedurende de volledige bewaartermijn audit-proof en direct toegankelijk.
De uitdaging
Historische gegevens in HR- en salarissystemen zijn belangrijk, maar de toegang ertoe wordt steeds lastiger.
Bij IT-migraties, systeemwisselingen, HR-outsourcing of de uitfasering van legacy-systemen staan organisaties regelmatig voor een lastige keuze.
Salaris- en HR-systemen zijn vaak in de loop van decennia uitgegroeid tot applicaties met diep geïntegreerde maatwerkdatastructuren. Ze bevatten nog altijd relevante informatie voor de Belastingdienst, het UWV of interne bedrijfseconomische doeleinden.
Daarbij stellen pensioenuitvoerders steeds hogere eisen: vaak moeten decennia later nog gedetailleerde loonadministraties en gegevens over de pensioenopbouw worden aangeleverd. Zonder een gerichte archiveringsoplossing is dat vrijwel onmogelijk.
Het in de lucht houden van deze systemen is echter kostbaar: de software wordt niet meer onderhouden, licenties verlopen en de opgebouwde kennis verdwijnt uit de organisatie.
Daardoor wordt de toegang tot personeelsgegevens, loonjournalen, personeelsdossiers, pensioeninformatie en historische rapportages bemoeilijkt of zelfs onmogelijk gemaakt, terwijl u deze vanwege de fiscale bewaarplicht beschikbaar, analyseerbaar en audit-proof moet bewaren.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met zijn gespecialiseerde archiveringsoplossing.
Bewezen archiveringsoplossing,
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van HR- en salarisadministraties in de loop der jaren continu geoptimaliseerd. Onze oplossing heeft zich bewezen in talloze uitfaseringstrajecten bij grote ondernemingen en multinationals.
Onze expertise is gebouwd op ruim 17 jaar praktijkervaring met het archiveren van duizenden legacy-systemen, waaronder talloze complexe payroll- en HCM-applicaties.
Zo beperkt u compliancerisico’s tot een minimum. Of het nu gaat om de fiscale bewaarplicht, controles door het UWV, pensioenvragen of juridische procedures: uw data blijven altijd traceerbaar, betrouwbaar en volledig audit-proof beschikbaar.
Uw HR-gegevens blijven beschikbaar als direct inzetbare rapportages
in ViewBox
Wij nemen niet alleen alle data uit uw HR- en payrollsystemen over, maar garanderen ook dat u deze gegevens in onze software ViewBox duurzaam en audit-proof kunt inzien en gebruiken. Dit omvat onder andere:
- het reconstrueren van relevante rapportages en HR-analyses
- de implementatie van klantspecifieke rapportages, inclusief zelf ontwikkelde query’s, statistieken en overzichten
- de archivering van alle documenten die nodig zijn om de rapportages wettelijk te onderbouwen, zoals loonstroken, arbeidsovereenkomsten en urenregistraties
Nog vóór de start van het project bepalen wij samen met u welke rapportages en welke datatoegang u in de toekomst nodig heeft voor controles door de Belastingdienst, vragen van pensioenfondsen of het UWV, interne analyses en wettelijke bewaarplichten. Daarbij profiteert u van onze jarenlange ervaring met de uitfasering van HR-systemen zoals SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP en Oracle HCM.
In ViewBox kunt u deze rapportages ook jaren na de systeemuitfasering, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke systeem, doorzoeken en analyseren.
Of het nu gaat om loonbelastingcontroles, pensioenvragen, interne HR-kwesties of juridische geschillen: u heeft op elk moment toegang tot overzichtelijke, filterbare rapportages, volledig zonder de oorspronkelijke HR-licenties of legacy-systemen.
Snelle doorlooptijd en meetbaar rendement, ook bij complexe
HR- en payrollsystemen
De uitfasering van legacy-HR-systemen verloopt bij ons gestructureerd, efficiënt en kosteneffectief. Afhankelijk van de complexiteit en het datavolume van het bronsysteem duurt een project doorgaans één tot zes maanden.
Of het nu gaat om SAP HCM met diep geïntegreerde modules, omvangrijke Workday-structuren of complexe legacy-systemen zoals PAISY, LOGA of Oracle HCM: dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij zelfs sterk verweven systemen met meerdere terabytes aan payroll- en HR-gegevens veilig en audit-proof.
Analyse van
legacy-HR- en payrollsystemen
Elke HR-archivering start met een grondige analyse van uw huidige HR- of payrollsysteem. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd, de benodigde inzet en de kosten.
Vooral bij grote organisaties met historisch gegroeide IT-landschappen, zoals SAP HCM, LOGA of PAISY, is dit voorwerk cruciaal voor een audit-proof en kostenefficiënte uitfasering.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de procesmatige aspecten in kaart, waaronder:
- de toegangsmogelijkheden tot het bestaande systeem (bijvoorbeeld via de gebruikersinterface, remote toegang of een databasedump)
- het type, de structuur en de omvang van de database (bijvoorbeeld Oracle, Microsoft SQL Server, Db2 of propriëtaire formaten)
- de beschikbare rapportages, loonjournalen en documenten die relevant zijn voor uw fiscale bewaarplicht
- klantspecifieke eigenschappen, zoals zelf ontwikkelde programma’s, aanpassingen, interfaces of aanvullende modules (bijvoorbeeld pensioenregelingen, urenregistratie of ESS/MSS)
De resultaten vertalen wij naar een transparante offerte met een vaste prijs, waarin de scope, de doorlooptijd en de projectstappen helder zijn vastgelegd. Zo heeft u maximale zekerheid over uw planning, besluitvorming en budget.
Projectmatige archivering
van HR-systemen
Na de systeemanalyse starten wij samen met u het archiveringsproject: gestructureerd, efficiënt en volgens een bewezen aanpak die specifiek is afgestemd op HR-systemen.
Tijdens een kick-offmeeting leggen wij alle organisatorische en technische kaders vast. Vervolgens nemen wij u de uitvoering vrijwel volledig uit handen, zodat de belasting van uw interne organisatie tot een minimum beperkt blijft:
- het inrichten van veilige toegang tot de systemen
- het exporteren en overnemen van de relevante HR- en salarisgegevens
- het reconstrueren van essentiële rapportages, zoals loonjournalen, loonstroken en UWV-meldingen
- het archiveren en documenteren van maatwerkrapportages en zelf ontwikkelde toepassingen
- het opleveren van volledige, audit-proof documentatie voor interne auditors en de Belastingdienst
Onze ervaren projectleiders begeleiden u door het hele proces, van de eerste analyse tot en met de oplevering.
Aan het einde van het project doorlopen wij samen met u gestructureerde test- en acceptatiefasen, waarin u de gearchiveerde gegevens toetst op volledigheid en compliance. Pas als alles aantoonbaar audit-proof is afgerond, volgt de definitieve uitfasering van uw legacy-systeem.
Resultaat van de archivering van
HR- en payrollsystemen
Na afronding van het project staan alle relevante HR-gegevens, loonjournalen, documenten en rapportages uit uw legacy-HR- of payrollsysteem in ViewBox, onze zelf ontwikkelde archiefoplossing.
ViewBox is een webgebaseerd zoeksysteem, specifiek ontwikkeld voor veilige datatoegang na een systeemuitfasering. Hiermee houden bevoegde gebruikers, zoals de HR-afdeling, interne auditors en controlerende instanties, ook jaren na de uitschakeling van het systeem snelle en audit-proof toegang tot alle gegevens.
Omdat wij alle cruciale standaard- en maatwerkrapportages reconstrueren, van loonstroken en loonjournalen tot UWV-meldingen en interne HR-analyses, blijven vakinhoudelijke, fiscale, pensioengerelateerde en juridische analyses probleemloos mogelijk, volledig zonder toegang tot het oorspronkelijke legacy-systeem.
Na de dataovername, de controle en de definitieve oplevering kan het oorspronkelijke HR-systeem volledig buiten gebruik worden gesteld.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide projectdocumentatie die alle stappen transparant en audit-proof vastlegt, waaronder:
- de methode van dataovername
- de structuur en verwerking van de gearchiveerde inhoud
- de uitvoering en resultaten van de test- en acceptatiefasen
- eventuele interfaces en gereconstrueerde rapportages
Daarnaast documenteren wij elke stap van het archiveringsproces, van de eerste export tot de definitieve oplevering en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo kunnen externe auditors en andere derden op elk moment nagaan hoe de archivering is uitgevoerd.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Centraal:
onze archiveringssoftware ViewBox
ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar en audit-proof zoeksysteem voor gearchiveerde HR-gegevens, ideaal voor HR-afdelingen, interne auditors en de Belastingdienst.
De software wordt ingezet door meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen en door multinationals in Europa, Noord-Amerika en Azië.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw huidige legacy-systeem, of het nu gaat om een standaardoplossing, maatwerk of een volledig zelf ontwikkeld HR-systeem.
Wij laten u live zien hoe u uw HR- of payrollsysteem efficiënt uitfaseert, terwijl alle gegevens bruikbaar en audit-proof blijven, onder meer voor de fiscale bewaarplicht. Het gesprek omvat onder andere:
- een inventarisatie van uw datastructuur, de exportformaten en de benodigde rapportages
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij loonjournalen, loonstroken en maatwerkrapportages reconstrueren
- een realistische inschatting van de doorlooptijd, de benodigde interne capaciteit en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectoffertes zijn gebaseerd op vaste prijzengegarandeerd zonder onverwachte meerkosten achteraf. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectoffertes zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder onverwachte meerkosten achteraf. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over de archivering van HR- en payrollsystemen
persoonlijk en vrijblijvend over de archivering van HR- en payrollsystemen
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.