ERP-archivering Data veiligstellen,
rapportages behouden & compliance garanderen met AvenDATA
Van SAP, Oracle, Microsoft Dynamics en Infor tot aan maatwerkoplossingen: met onze ERP-archivering stellen wij data veilig uit ERP-systemen van elk type, elke generatie en alle brancheoplossingen van de financiële administratie en HR tot aan de productieaansturing.
De uitdaging
Historische data in ERP-legacy systemen zijn belangrijk, maar de toegang ertoe wordt steeds onmogelijker
Tijdens IT-migraties, systeemuitfaseringen (zoals de overstap naar SAP S/4HANA) of de afbouw van verouderde ERP-landschappen staan bedrijven steevast voor een kritieke opgave:
ERP-legacy systemen, vaak applicaties die in de loop der jaren zijn gegroeid met complexe en op maat gemaakte datastructuren, bevatten nog altijd essentiële informatie voor de Belastingdienst, juridische procedures of bedrijfseconomische doeleinden.
Het operationeel houden van deze systemen is echter een onnodig dure kostenpost. De software wordt niet meer onderhouden, licenties lopen af en de interne IT-knowhow verdwijnt in rap tempo uit de organisatie.
De toegang tot kritieke data wordt belemmerd of zelfs onmogelijk, terwijl u deze vanwege de strikte fiscale bewaarplicht wel audit-proof, analyseerbaar en permanent beschikbaar moet houden.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met zijn oplossing voor ERP-archivering.
ERP-archivering: Bewezen oplossing gebaseerd
op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft zijn ERP-archivering de afgelopen 17 jaar continu doorontwikkeld en in de praktijk geperfectioneerd tijdens duizenden complexe systeemuitfaseringen.
Dankzij deze bewezen methodiek beantwoorden wij al jarenlang moeiteloos en audit-proof alle technische vakvragen, evenals diepgaande controles van de Belastingdienst en juridische vraagstukken rondom de fiscale bewaarplicht.
Onze archiveringssoftware ViewBox heeft zich hierbij stevig verankerd als een betrouwbaar zoeksysteem dat feilloos presteert, zowel bij dagelijkse audits als bij bedrijfsbrede dataraadpleging.
Dat inmiddels meer dan de helft van de toonaangevende DAX-bedrijven op ViewBox vertrouwt, is het harde bewijs van de stabiliteit, flexibiliteit en praktische inzetbaarheid op het allerhoogste niveau.
Van Europa en Azië tot Noord Amerika: ViewBox wordt al ruime tijd wereldwijd met succes ingezet om risico’s te minimaliseren en kosten te verlagen.
Uw analyses blijven behouden als bruikbare rapportages
in ViewBox
Wij migreren niet alleen alle data uit uw ERP-systeem, maar garanderen ook dat u deze gegevens in onze ViewBox software permanent en audit-proof kunt blijven inzien en gebruiken.
Wat dit concreet inhoudt:
- Het nauwkeurig nabouwen van uw belangrijkste rapportages en bedrijfseconomische analyses
- De realisatie van klantspecifieke rapportages (inclusief intern ontwikkelde maatwerkprogramma’s en overzichten)
- Het veilig archiveren van alle brondocumenten die nodig zijn om deze rapportages te verantwoorden (zoals facturen, inkooporders en boekingsstukken)
Al voor de start van het project bepalen we samen met u welke rapportages u in de toekomst nodig heeft voor de Belastingdienst, de strikte fiscale bewaarplicht of interne bedrijfsanalyses. Hierbij profiteert u direct van onze jarenlange expertise uit talloze archiveringstrajecten over een breed scala aan ERP-systemen en sectoren.
In ViewBox kunt u deze rapportages zelfs jaren na de definitieve systeemuitfasering volledig onafhankelijk van uw oorspronkelijke ERP-systeem blijven doorzoeken, analyseren en evalueren.
Of het nu gaat om een boekenonderzoek door de Belastingdienst, interne audits of juridische vraagstukken: u heeft altijd direct toegang tot overzichtelijke en filterbare rapportages. En dat volledig zonder doorlopende licentiekosten of afhankelijkheid van het originele legacy systeem, wat direct bijdraagt aan een aanzienlijke kostenbesparing en risicoreductie.
Korte doorlooptijd & maximal rendement (meetbare ROI)
zelfs bij complexe ERP-systemen
De uitfasering van een ERP-systeem duurt, afhankelijk van de systeemcomplexiteit en het datavolume, doorgaans 1 tot 6 maanden. Dankzij onze gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak kunnen wij zelfs de meest omvangrijke systemen efficiënt en audit-proof archiveren.
Zo hebben wij al met succes ERP-applicaties met meerdere terabytes aan datavolume inclusief rapportages, maatwerkprogramma’s en volledige documentatie veilig overgezet naar onze archiefoplossing.
Met onze bewezen projectmethodiek profiteert u al op korte termijn van aanzienlijke kostenbesparingen. Dit geldt in het bijzonder voor de licentiekosten van legacy systemen, databases en besturingssystemen, maar ook voor onderhoud, infrastructuur en interne manuren.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de Return on Investment (ROI) minder dan een jaar, direct gedreven door meetbare besparingen op licenties, IT-infrastructuur en schaarse interne resources.
ERP-
systeemanalyse
De eerste stap bij elke ERP-uitfasering is een gedetailleerde analyse van uw bestaande systeem. Deze analyse vormt het fundament voor een haarscherpe inschatting van de projectdoorlooptijd en de kosten rondom uw ERP-archivering.
Hierbij brengen wij zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten in kaart, waaronder:
- De toegangsmogelijkheden tot het huidige ERP-systeem
- Het type, de structuur en de omvang van de database (bijv. Oracle, MS SQL, DB2, SAP HANA of propriëtair)
- De omvang en de relevantie van de bestaande rapportages en applicaties
- Klantspecifieke bijzonderheden, zoals intern ontwikkelde maatwerkprogramma’s, interfaces of extra modules
De resultaten vatten wij voor u samen in een bindend aanbod met een vaste prijs, wat u maximale planningszekerheid en volledige kostencontrole garandeert.
Projectarchivering voor
ERP-systemen
Na afronding van de systeemanalyse start het daadwerkelijke project: gestructureerd, efficiënt en met glasheldere mijlpalen.
Tijdens een gezamenlijke kick-off bespreken we met uw team alle organisatorische en technische randvoorwaarden. Vanaf dat moment nemen wij het zware werk van u over:
- Het inrichten van de systeemtoegang
- De veilige export en migratie van alle relevante data
- Het exact nabouwen van cruciale rapportages en maatwerkanalyses
- De volledige documentatie van alle stappen voor een audit-proof resultaat
Onze ervaren projectmanagers begeleiden u gedurende het gehele traject. Zij garanderen een vlekkeloze uitvoering met een minimale belasting van uw eigen IT-resources, waardoor u direct tijd en operationele kosten bespaart.
Ter afronding van het project voeren we gezamenlijk gestructureerde test en acceptatiefases uit. Zo krijgt u de absolute garantie dat al uw data volledig, correct en traceerbaar is gearchiveerd volledig in lijn met de eisen van de Belastingdienst en de strikte fiscale bewaarplicht.
Resultaat van
de archivering
Na afronding van het project zijn alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit uw ERP-systeem veilig overgezet naar onze in-house ontwikkelde softwareoplossing ViewBox.
ViewBox is een webbased zoeksysteem dat u en geautoriseerde instanties zelfs jaren na de definitieve systeemuitfasering een snelle, veilige en traceerbare toegang biedt tot de gearchiveerde informatie.
Een cruciale meerwaarde: wij bouwen alle belangrijke standaard en maatwerkrapportages voor u na. Hierdoor blijven complexe bedrijfseconomische analyses en controles door de Belastingdienst in het kader van de strikte fiscale bewaarplicht moeiteloos mogelijk, volledig zónder toegang tot het oorspronkelijke ERP-systeem.
Na een succesvolle implementatie en acceptatie van ViewBox kan het oorspronkelijke legacy systeem definitief en risicovrij worden uitgefaseerd, wat direct leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen.
Bij de oplevering van het project ontvangt u een uitgebreide procesdocumentatie. Hierin zijn alle stappen helder en traceerbaar vastgelegd, met specifieke aandacht voor de volgende punten:
- De methode van datamigratie
- De structuur van de gearchiveerde content
- De uitgevoerde test en acceptatiefases
Daarnaast documenteren wij elke afzonderlijke stap van het archiveringstraject van de initiële data-export tot de finale acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem 100% audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Hierdoor is de volledige procedure op elk moment transparant en aantoonbaar voor externe auditors of toezichthouders.
ViewBox Enterprise:
Gearchiveerde gegevens uit legacysystemen veilig en snel benutten!
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP en legacysystemen. De oplossing combineert moderne zoek en analysefuncties met hoge performance, uitgebreide beveiligingsmechanismen en intelligente functies die volledig met behulp van kunstmatige intelligentie zijn ontwikkeld.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering van het systeem begrijpelijk en bruikbaar blijven
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en geanalyseerd kunnen worden
- auditproof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
- met behulp van intelligente functies efficiënter geanalyseerd kunnen worden
- beschikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
Een bijzonder kenmerk is bijvoorbeeld de geautomatiseerde, regelgebaseerde gegevensverwijdering. Op basis van wettelijke, contractuele of bedrijfsinterne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de betreffende termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Daarmee ondersteunt ViewBox Enterprise organisaties bij het invullen van hun privacy en compliance eisen.
Zo blijven historische bedrijfsgegevens langdurig beschikbaar!
Klaar voor de
volgende stap?
Tijdens een expertgesprek van een uur bespreken we samen uw huidige ERP-systeem (of het nu gaat om een standaardoplossing, een deels aangepaste applicatie of een volledig maatwerksysteem).
Wij laten u live zien hoe u uw legacy systeem efficiënt kunt uitfaseren, terwijl de historische data permanent audit-proof en bruikbaar blijven voor onder meer de Belastingdienst. Dit omvat:
- Een afstemming over de datastructuur, veilige datamigratie en benodigde rapportages
- Een live-demo van onze softwareoplossing ViewBox
- Een heldere uitleg over hoe wij standaard en maatwerkrapportages exact nabouwen
- Een betrouwbare inschatting van de benodigde resources, doorlooptijd en kosten
Transparantie vanaf het begin:
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op strakke vaste prijzen, gegarandeerd zonder verrassingen of meerkosten achteraf. Zo behoudt u de volledige controle over uw budget, terwijl absolute kwaliteit en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding bij ons altijd vooropstaan.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op strakke vaste prijzen, gegarandeerd zonder verrassingen of meerkosten achteraf. Zo behoudt u de volledige controle over uw budget, terwijl absolute kwaliteit en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding bij ons altijd vooropstaan.
Boek nu een afspraak voor uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen
persoonlijk & vrijblijvend over ERP-archivering
persoonlijk & vrijblijvend over ERP-archivering
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag.
We nemen zo snel mogelijk contact met u op.
We nemen zo snel mogelijk contact met u op.