SAP uitfaseren zonder SAP ILM:
uw data behouden en blijven benutten met AvenDATA
Van R/3 en ECC 6.0 tot S/4HANA, en van Bank Analyzer tot IS-U: wij archiveren uw oude SAP-systemen van alle generaties en brancheoplossingen audit-proof en zonder SAP ILM. Zo bespaart u op licentiekosten en voldoet u aan de fiscale bewaarplicht.
De uitdaging
Veel organisaties hebben oude SAP-systemen die operationeel overbodig zijn, maar wel hoge kosten blijven veroorzaken. De reden: vanwege de fiscale bewaarplicht mogen deze systemen niet zomaar worden uitgeschakeld.
SAP ILM (Information Lifecycle Management) is de standaardoplossing van SAP voor data-archivering en regelgebaseerde gegevensverwijdering. De implementatie is echter complex: de oplossing is diep verweven met het SAP-landschap, vereist een actief bronsysteem en vraagt doorgaans veel maatwerk.
Typische knelpunten bij SAP ILM en oude SAP-systemen:
Complex maatwerk: SAP ILM vereist een individuele configuratie van tabellen, archiefobjecten, verwijderregels en autorisaties.
Hoge implementatielast: de invoering duurt vaak maanden en vraagt veel interne en externe capaciteit.
Doorlopende kosten: ook na de uitfasering blijft u SAP-licenties en onderhoud betalen.
Verouderde infrastructuur: oude hardware en niet meer ondersteunde SAP-versies verhogen de kosten en vormen een compliancerisico.
Weinig flexibiliteit: ILM is gekoppeld aan het SAP-systeem, waardoor archivering buiten SAP nauwelijks mogelijk is.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil: met ViewBox archiveert u uw SAP-data audit-proof, zonder langdurig ILM-project en onafhankelijk van uw SAP-systeem. Zo verlaagt u uw IT-kosten en beperkt u compliancerisico’s.
Bewezen alternatief voor SAP ILM,
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van SAP-data als alternatief voor SAP ILM in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en in talloze projecten in de praktijk verfijnd. Dankzij deze aanpak hebben wij vragen bij boekenonderzoeken door de Belastingdienst, interne audits en juridische verzoeken steeds betrouwbaar en traceerbaar kunnen beantwoorden.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem: stabiel bij controles door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en geschikt voor bedrijfsbrede datatoegang. In plaats van complexe ILM-structuren werkt u in een overzichtelijke webinterface.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing. Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt al jaren wereldwijd ingezet.
Uw SAP-rapportages blijven beschikbaar
in ViewBox
Wij nemen niet alleen alle relevante data uit uw SAP-systeem over, maar zorgen er ook voor dat u deze in ViewBox blijvend kunt raadplegen en gebruiken, zonder SAP ILM.
Dit omvat onder meer:
- de reconstructie van relevante SAP-standaardrapportages en bedrijfseconomische analyses
- de omzetting van maatwerkrapportages, inclusief klantspecifieke Z-rapporten
- de archivering van alle brondocumenten die nodig zijn om rapportages te herleiden, zoals facturen, orders en boekingsstukken
Al voor de projectstart stemmen wij met u af welke rapportages u in de toekomst nodig heeft voor de fiscale bewaarplicht, controles door de Belastingdienst of bedrijfseconomische analyses. Daarbij profiteert u van onze ervaring met talloze SAP-uitfaseringen in uiteenlopende sectoren.
In ViewBox kunt u deze rapportages ook jaren na de uitfasering doorzoeken en analyseren, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke SAP-systeem en zonder SAP-licenties.
Of het nu gaat om controles door de Belastingdienst, juridische vragen of interne audits: u heeft altijd toegang tot overzichtelijke, filterbare en audit-proof rapportages.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij complexe SAP-systemen
De uitfasering van een SAP-systeem duurt, afhankelijk van de complexiteit en het datavolume, doorgaans één tot zes maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook zeer omvangrijke SAP-landschappen efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al SAP-omgevingen met meer dan 30 terabyte aan data, inclusief standaardrapportages, Z-rapporten en brondocumenten, volledig audit-proof overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen, onder meer op:
- licenties voor SAP- en ECM-systemen
- databases en besturingssystemen
- onderhoud en infrastructuur
- interne uren en personeelsinzet
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
SAP
systeemanalyse
Elke uitfasering begint met een grondige analyse van uw SAP-omgeving. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten om uw systeem veilig en audit-proof te archiveren.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten in kaart, onder meer:
- de toegangsmogelijkheden tot het SAP-systeem
- het type, de structuur en de omvang van de database
- de omvang en relevantie van uw bestaande SAP-rapportages
- specifiek maatwerk, zoals Z-rapporten en koppelingen (interfaces)
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale planningszekerheid en weet u vooraf precies waar u aan toe bent, zonder financiële verrassingen.
Projectmatige archivering
van SAP-systemen
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject. Wij werken efficiënt, gestructureerd en met heldere mijlpalen.
In een kick-offmeeting met uw team stemmen wij alle technische en organisatorische details af. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- het inrichten van de systeemtoegang
- het veilig exporteren en overzetten van alle relevante data
- het nabouwen van SAP-rapportages en Z-rapporten
- het audit-proof documenteren van elke processtap
Onze ervaren projectleiders sturen het hele traject aan en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen IT-teams.
Wij sluiten het project af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen wij samen met u dat alle data volledig en traceerbaar zijn gearchiveerd en dat u aantoonbaar voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Resultaat:
SAP-data volledig gearchiveerd en altijd toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit uw SAP-systeem veilig in ViewBox.
ViewBox is een intuïtieve webapplicatie waarmee u en bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang houden tot alle gearchiveerde informatie.
Bovendien reconstrueren wij alle relevante standaard- en maatwerkrapportages, waaronder Z-rapporten. Zo kunt u fiscale, juridische en interne vragen blijven beantwoorden, zonder SAP-licenties. Dat bespaart direct kosten.
Na de acceptatie in ViewBox kan uw oude SAP-systeem definitief worden uitgefaseerd.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap audit-proof vastlegt, met aandacht voor:
- de methode van de dataovername
- de structuur van de gearchiveerde data
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo toont u aan auditors en de Belastingdienst op elk moment aan dat u voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Integratie van ADK-archiefbestanden
en DART-extracten
Naast de archivering van uw SAP-systeem nemen wij ook uw bestaande SAP-archieven over:
- ADK-archiefbestanden: data die al met het SAP Archive Development Kit zijn gearchiveerd, integreren wij veilig in ViewBox, zodat ze toegankelijk blijven.
- DART-extracten: wij verwerken ook DART-extracten volledig, zodat fiscaal relevante gegevens na het uitschakelen van SAP beschikbaar blijven voor controles door de Belastingdienst.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw SAP-systeem, of het nu gaat om R/3, ECC of S/4HANA. Wij laten u live zien hoe u het systeem efficiënt uitfaseert en uw data langdurig audit-proof toegankelijk houdt, zonder SAP ILM.
Zo ontdekt u een alternatief voor SAP ILM dat eenvoudiger te beheren is, met een voorspelbare inzet en onafhankelijk van het SAP-licentiemodel. Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de dataovername en de bestaande rapportages
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij SAP-rapportages, zoals voor FI, CO, MM en SD, exact nabouwen
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over een alternatief voor SAP ILM
persoonlijk en vrijblijvend over een alternatief voor SAP ILM
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.