Microsoft Dynamics AX archiveren:
data veiligstellen, rapportages behouden en audit-proof voldoen aan de fiscale bewaarplicht
Van AX 2009 en AX 2012 tot complexe AX-installaties met veel maatwerk: wij archiveren Dynamics AX-data van alle generaties en brancheoplossingen, van orderverwerking tot de volledige financiële administratie.
De uitdaging
Historische data in Microsoft Dynamics AX zijn cruciaal, maar de toegang ertoe wordt steeds lastiger.
Bij ERP-migraties, de overstap naar Dynamics 365, datacenterconsolidaties of de uitfasering van verouderde infrastructuur staan organisaties steevast voor een dilemma.
Dynamics AX-systemen zijn vaak door de jaren heen gegroeide ERP-omgevingen met complexe datastructuren. Ze bevatten informatie die nog altijd essentieel is voor fiscale, juridische en bedrijfseconomische doeleinden.
Deze systemen draaiende houden is echter duur en brengt operationele risico’s met zich mee. De IT-omgeving veroudert, licenties lopen af en de benodigde interne kennis verdwijnt uit de organisatie.
Zo komt de toegang tot belangrijke bedrijfsdata in gevaar, terwijl u wel aan de fiscale bewaarplicht moet blijven voldoen. De data moeten immers beschikbaar, analyseerbaar en audit-proof blijven.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met zijn veilige, kostenbesparende archiveringsoplossing voor Dynamics AX-systemen.
Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics AX in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en in talloze uitfaseringsprojecten in de praktijk verfijnd.
Dankzij deze aanpak hebben wij vakinhoudelijke vragen, controles door onder meer de Belastingdienst en juridische verzoeken steeds betrouwbaar en traceerbaar kunnen beantwoorden.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem: stabiel bij controles door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en geschikt voor bedrijfsbrede datatoegang.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt al jaren wereldwijd ingezet.
Uw Dynamics AX-analyses blijven beschikbaar als rapportages
in ViewBox
Wij nemen niet alleen alle data uit uw Dynamics AX-omgeving over, maar zorgen er ook voor dat u deze gegevens in ViewBox blijvend en traceerbaar kunt raadplegen en gebruiken.
Dit omvat onder meer:
- de reconstructie van relevante rapportages en bedrijfseconomische analyses
- de omzetting van klantspecifieke rapportages, inclusief zelf ontwikkelde objecten, overzichten en lijsten
- de archivering van alle brondocumenten die nodig zijn om rapportages te herleiden, zoals facturen, orders en boekingsstukken
Al voor de projectstart stemmen wij met u af welke rapportages u in de toekomst nodig heeft voor de fiscale bewaarplicht, controles door de Belastingdienst of bedrijfseconomische analyses. Daarbij profiteert u van onze ervaring met talloze Dynamics AX-uitfaseringen in uiteenlopende sectoren.
In ViewBox kunt u deze data ook jaren na de uitfasering doorzoeken, analyseren en exporteren, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke Dynamics AX-systeem.
Of het nu gaat om controles door de Belastingdienst, juridische vragen of interne audits: u heeft altijd toegang tot overzichtelijke, filterbare rapportages, zonder AX-licenties of het oorspronkelijke systeem.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij complexe AX-omgevingen
De uitfasering van een Dynamics AX-systeem duurt, afhankelijk van de complexiteit, de dataomvang en het maatwerk, doorgaans één tot zes maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook grote en sterk aangepaste ERP-systemen efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al Dynamics AX-omgevingen met meerdere terabytes aan data, inclusief alle rapportages, maatwerk en documentatie, volledig audit-proof overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op licenties voor Dynamics AX, SQL Server en besturingssystemen, maar ook op onderhoud, infrastructuur en interne beheercapaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
Dynamics
AX-systeemanalyse
Elke uitfasering begint met een grondige analyse van uw Dynamics AX-omgeving. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten om uw systeem veilig en audit-proof te archiveren.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten in kaart, onder meer:
- de toegangsmogelijkheden tot het Dynamics AX-systeem, bijvoorbeeld via SQL Server, AIF of het Data Import/Export Framework
- het type, de structuur en de omvang van de database
- de omvang en relevantie van uw bestaande rapportages, formulieren en modules
- specifiek maatwerk, interne workflows en koppelingen met systemen van derden (interfaces)
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale planningszekerheid en weet u vooraf precies waar u aan toe bent, zonder financiële verrassingen.
Projectmatige archivering
van Dynamics AX-systemen
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject. Wij werken efficiënt, gestructureerd en met heldere mijlpalen.
In een kick-offmeeting met uw team stemmen wij alle technische en organisatorische details af. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- het inrichten van de systeemtoegang, bijvoorbeeld via SQL Server, exportfuncties of API’s
- het veilig exporteren en overzetten van alle relevante data
- het nabouwen van rapportages, boekingsjournaals en maatwerkanalyses
- het audit-proof documenteren van elke processtap
Onze ervaren projectleiders sturen het hele traject aan en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams.
Wij sluiten het project af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen wij samen met u dat alle data volledig en traceerbaar zijn gearchiveerd en dat u aantoonbaar voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Resultaat:
Dynamics AX-data volledig gearchiveerd en altijd toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante tabellen, brondocumenten en rapportages uit uw Dynamics AX-omgeving veilig in ViewBox.
ViewBox is een intuïtieve webapplicatie waarmee u en bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang houden tot alle gearchiveerde informatie.
Bovendien reconstrueren wij alle relevante standaard- en maatwerkrapportages. Zo kunt u vakinhoudelijke, fiscale en juridische analyses blijven uitvoeren, zonder toegang tot het oorspronkelijke Dynamics AX-systeem. Dat zorgt voor continuïteit én bespaart direct kosten.
Na de acceptatie in ViewBox kan het oude Dynamics AX-systeem definitief worden uitgefaseerd.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap audit-proof vastlegt, met aandacht voor:
- de methode van de dataovername
- de structuur van de gearchiveerde data
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo toont u aan auditors en de Belastingdienst op elk moment aan dat u voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw Dynamics AX-systeem, of het nu gaat om AX 2009, AX 2012 of een omgeving met veel klantspecifiek maatwerk.
Wij laten u live zien hoe u uw Dynamics AX-systeem efficiënt uitfaseert en de data langdurig audit-proof toegankelijk houdt, conform de fiscale bewaarplicht. Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de dataovername en de bestaande rapportages
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij rapportages en maatwerkanalyses exact nabouwen
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over Dynamics AX-archivering
persoonlijk en vrijblijvend over Dynamics AX-archivering
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.