SaaS-archivering:
data veiligstellen, rapportages behouden en compliance garanderen met AvenDATA
Van SAP, Oracle en Salesforce via Microsoft Dynamics 365, Workday en HubSpot tot ticket- en servicesystemen zoals Jira, Zendesk, ServiceNow of Freshdesk: met onze SaaS-archivering stellen wij data veilig uit moderne cloud- en SaaS-oplossingen van elk type, elke leverancier en elke branche, van financiële administratie en CRM tot HR en klantenservice.
De uitdaging
Data in SaaS-oplossingen zijn cruciaal, maar na het einde van een contract of een leverancierswissel dreigt u de toegang volledig te verliezen.
Bij cloudmigraties, leverancierswissels, systeemconsolidaties of het opzeggen van overbodige SaaS-abonnementen staan organisaties steevast voor een lastige keuze.
Moderne SaaS-oplossingen, of het nu gaat om een CRM-, ERP-, HR- of ticketsysteem, bevatten essentiële informatie voor fiscale, juridische of bedrijfseconomische doeleinden.
Deze data staan echter in de cloud van een externe leverancier. Zodra het abonnement eindigt, vervalt de toegang. Exporttermijnen zijn vaak krap bemeten, en wie de data toegankelijk wil houden, blijft hoge abonnementskosten betalen.
Zo wordt de toegang tot cruciale data bemoeilijkt of zelfs onmogelijk gemaakt, terwijl u deze vanwege de fiscale bewaarplicht audit-proof, analyseerbaar en gedurende de volledige bewaartermijn beschikbaar moet houden.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met zijn oplossing voor SaaS-archivering.
SaaS-archivering:
bewezen oplossing, gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
Onze SaaS-archivering bouwt voort op een methodiek die AvenDATA in ruim 17 jaar continu heeft doorontwikkeld en verfijnd, op basis van duizenden succesvolle systeemuitfaseringen.
Dankzij deze bewezen aanpak kunt u technische vakvragen, controles van de Belastingdienst en juridische vragen over de bewaarplicht betrouwbaar en audit-proof beantwoorden.
Onze archiveringssoftware ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem, zowel bij dagelijkse raadpleging en audits als bij bedrijfsbrede dataontsluiting.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt wereldwijd ingezet om risico’s te beperken en operationele kosten te verlagen.
Uw analyses blijven beschikbaar als bruikbare rapportages
in ViewBox
Wij nemen niet alleen alle data uit uw SaaS-oplossing over, maar garanderen ook dat u deze gegevens in onze software ViewBox duurzaam en audit-proof kunt blijven inzien en gebruiken. Concreet betekent dit:
- het exact nabouwen van relevante rapportages en bedrijfseconomische analyses
- de realisatie van klantspecifieke rapportages, inclusief zelf ontwikkelde workflows, dashboards en lijsten
- het veilig archiveren van alle brondocumenten die nodig zijn om deze rapportages te onderbouwen, zoals facturen, inkooporders, tickets en klantdossiers
Nog vóór de start van het project bepalen wij samen met u welke rapportages u in de toekomst nodig heeft voor fiscale controles, de wettelijke bewaarplicht of interne analyses. Daarbij profiteert u van onze jarenlange ervaring met archiveringstrajecten voor uiteenlopende SaaS-oplossingen, sectoren en vakgebieden.
In ViewBox kunt u deze rapportages ook jaren na de opzegging van uw abonnement, volledig onafhankelijk van de oorspronkelijke SaaS-oplossing, blijven doorzoeken en analyseren.
Bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst, interne audits of juridische vragen heeft u altijd direct toegang tot overzichtelijke, filterbare rapportages. U betaalt geen abonnementskosten meer en heeft de oorspronkelijke SaaS-oplossing niet meer nodig. Dat verlaagt zowel uw kosten als uw risico’s.
Korte doorlooptijd en maximaal rendement (meetbare ROI),
ook bij complexe SaaS
De uitfasering van een SaaS-oplossing duurt, afhankelijk van de complexiteit en het datavolume, doorgaans één tot zes maanden. Dankzij onze gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak archiveren wij zelfs de meest omvangrijke systemen efficiënt en audit-proof.
Zo hebben wij al diverse cloudapplicaties met meerdere terabytes aan data, inclusief rapportages, maatwerkanalyses en volledige documentatie, veilig overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op abonnements- en licentiekosten voor SaaS-applicaties die u niet meer actief gebruikt, maar ook op beheer en interne capaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
SaaS
analyse
De eerste stap bij elke SaaS-uitfasering is een gedetailleerde analyse van uw bestaande systeem. Deze analyse vormt de basis voor een nauwkeurige inschatting van de doorlooptijd en de kosten van uw SaaS-archivering.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten in kaart, waaronder:
- de toegangsmogelijkheden tot de huidige SaaS-oplossing (bijvoorbeeld beheerderstoegang, export- of API-rechten)
- het type en de omvang van de beschikbare interfaces en exportformaten (bijvoorbeeld REST-API, CSV, XML of JSON)
- de omvang en relevantie van de bestaande rapportages, dashboards en applicaties
- klantspecifieke eigenschappen, zoals eigen datavelden, workflows, interfaces of extra modules
De resultaten vatten wij samen in een bindende offerte tegen een vaste prijs. Zo heeft u maximale planningszekerheid en volledige grip op de kosten.
Projectmatige
archivering van SaaS-oplossingen
Na de systeemanalyse start het eigenlijke project: gestructureerd, efficiënt en met helder gedefinieerde mijlpalen.
Tijdens een gezamenlijke kick-off bespreken wij met uw team alle organisatorische en technische randvoorwaarden. Vanaf dat moment nemen wij u het meeste werk uit handen:
- het inrichten van de systeem- en interfacetoegang
- de veilige export en overname van relevante data via de interfaces van de leverancier
- het exact nabouwen van cruciale rapportages en maatwerkanalyses
- de volledige documentatie van alle stappen voor een audit-proof resultaat
Onze ervaren projectleiders begeleiden u gedurende het hele traject. Zij zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen IT-capaciteit, zodat u tijd en operationele kosten bespaart.
Aan het einde van het project voeren wij samen met u gestructureerde test- en acceptatiefasen uit. Zo heeft u de zekerheid dat al uw data volledig, correct en traceerbaar zijn gearchiveerd, in lijn met de eisen van de Belastingdienst.
Resultaat
van de archivering
Na afronding van het project staan alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit uw SaaS-oplossing veilig in ViewBox, onze zelf ontwikkelde softwareoplossing.
ViewBox is een webgebaseerd zoeksysteem dat u en bevoegde instanties ook jaren na de opzegging van het abonnement snelle, veilige en traceerbare toegang biedt tot de gearchiveerde informatie.
Omdat wij alle belangrijke standaard- en maatwerkrapportages voor u nabouwen, blijven bedrijfseconomische analyses en fiscale controles probleemloos mogelijk, volledig zonder toegang tot de oorspronkelijke SaaS-oplossing.
Na de implementatie en acceptatie van ViewBox kunt u het oorspronkelijke abonnement volledig opzeggen. Daarmee vervallen de abonnementskosten structureel.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide procesdocumentatie waarin alle stappen helder en traceerbaar zijn vastgelegd, met aandacht voor onder meer:
- de methode van dataovername
- de structuur van de gearchiveerde inhoud
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van het archiveringstraject, van de eerste data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van de data bij de leverancier, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo is de volledige procedure op elk moment transparant en aantoonbaar voor externe auditors en andere derden.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP-, SaaS- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw huidige SaaS-oplossing, of het nu gaat om een CRM-, ERP-, HR- of ticketsysteem of een individueel geconfigureerde cloudapplicatie.
Wij laten u live zien hoe u uw systeem efficiënt uitfaseert, terwijl de historische data audit-proof en bruikbaar blijven, onder meer voor de Belastingdienst. Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de dataovername en de benodigde rapportages
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij standaard- en maatwerkrapportages exact nabouwen
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder verrassingen of meerkosten achteraf. Zo houdt u grip op uw budget, terwijl kwaliteit en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding bij ons altijd vooropstaan.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder verrassingen of meerkosten achteraf. Zo houdt u grip op uw budget, terwijl kwaliteit en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding bij ons altijd vooropstaan.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over SaaS-archivering
persoonlijk en vrijblijvend over SaaS-archivering
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.