SAP HCM archiveren:
data veiligstellen, rapportages behouden en compliance borgen met AvenDATA
Van SAP HCM op ECC 6.0 tot H4S4: wij archiveren personeels- en salarisdata uit alle SAP HCM-modules, van personeelsadministratie en salarisverwerking tot tijdregistratie en organisatiemanagement.
De uitdaging
SAP HCM-data moeten behouden blijven, maar het oorspronkelijke SAP-systeem wordt binnenkort niet meer ondersteund.
Met het einde van de standaardondersteuning voor SAP HCM eind 2027 en de overstap naar SAP SuccessFactors staan organisaties voor een dilemma. De HR- en salarisdata moeten om juridische en bedrijfseconomische redenen, en zeker vanwege de fiscale bewaarplicht, jarenlang traceerbaar bewaard blijven. Tegelijkertijd kost het in de lucht houden van het oude SAP HCM-systeem veel geld: aan infrastructuur, licenties, ondersteuning en schaarse interne capaciteit.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met zijn archiveringsoplossing voor SAP HCM.
Bewezen archiveringsoplossing,
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van SAP HCM-data in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld op basis van praktijkervaring. Wij hebben talloze SAP-systeemuitfaseringen en HCM-migraties technisch en procesmatig begeleid, van de nauwkeurige data-extractie tot de volledig audit-proof archivering.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem: stabiel bij controles door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en wereldwijd inzetbaar.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing.
Uw SAP HCM-analyses blijven beschikbaar, ook na het einde van de ondersteuning
Wij archiveren niet alleen de SAP HCM-data, maar borgen ook de bedrijfseconomische logica en de rapportagefunctionaliteit van uw HR- en salarisprocessen.
Met ViewBox blijven uw HCM-relevante data ook na de uitfasering van het systeem volledig bruikbaar en traceerbaar. Concreet betekent dit dat u:
- relevante SAP HCM-standaardrapportages en maatwerk (inclusief Z-rapporten) kunt blijven gebruiken
- loonstroken, personeelsstamgegevens en urenregistraties kunt inzien
- rapportages kunt filteren, analyseren en exporteren, volledig zonder SAP-toegang
Al bij de voorbereiding van het archiveringsproject stemmen wij met u af welke rapportages u in de toekomst nodig heeft voor fiscale controles, de wettelijke bewaarplicht of interne HR-controlling.
In ViewBox blijven deze data en analyses ook jaren na het einde van de ondersteuning beschikbaar, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke SAP HCM-systeem.
Of het nu gaat om de fiscale bewaarplicht, juridische vragen of interne audits: u heeft op elk moment toegang tot overzichtelijke, filterbare rapportages, zonder SAP-licenties of legacy-systemen.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij complexe SAP HCM-systemen
De archivering van SAP HCM-data duurt, afhankelijk van het datavolume en de systeemstructuur, doorgaans één tot zes maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook zeer grote en complexe HCM-landschappen efficiënt.
Zo hebben wij al SAP-systemen met ruim 30 terabyte aan data veilig overgezet naar ViewBox, volledig audit-proof en inclusief alle HR-rapportages, Z-rapporten en documentatie.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op licentiekosten voor SAP HCM, databases en besturingssystemen, maar ook op IT-infrastructuur en interne capaciteit. In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
SAP HCM
Systeemanalyse
Elke archivering begint met een gestructureerde analyse van uw huidige SAP HCM-systeem, specifiek gericht op de archiveringsrelevante data. Deze analyse vormt de basis voor de projectplanning en geeft u maximale transparantie over de doorlooptijd, de benodigde inzet en de kosten.
Daarbij brengen wij onder meer in kaart:
- de toegangsmogelijkheden tot het huidige SAP HCM-systeem
- het type, de structuur en de omvang van de database (bijvoorbeeld SAP HANA, Oracle, Microsoft SQL Server of Db2)
- het volume en de relevantie van de bestaande HR- en salarisrapportages
- specifiek maatwerk, zoals Z-rapporten, interfaces met andere systemen of aanpassingen
- de organisatorische afbakening: afhankelijk van hoe het HCM-systeem is ingericht, scheiden en archiveren wij op mandantniveau of op het niveau van afzonderlijke organisatie-eenheden
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale zekerheid over uw planning en besluitvorming.
Projectmatige archivering van SAP HCM:
efficiënt en compliant
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject met een kick-offmeeting, waarin wij alle technische en organisatorische details met u afstemmen. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- de inrichting van de toegang tot het SAP HCM-systeem
- de veilige export van de relevante HCM-data
- de reconstructie van HR-rapportages, Z-rapporten en maatwerkanalyses
- de volledige, audit-proof documentatie van alle processtappen
- de uitvoering van gestructureerde test- en acceptatiefasen
Onze ervaren projectleiders zorgen daarbij voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams.
Resultaat:
SAP HCM-data volledig gearchiveerd en altijd
toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante tabellen, documenten en HR-rapportages veilig in ViewBox. U profiteert direct van:
- volledige zoekfunctionaliteit, zonder SAP-systeem
- toegang voor bevoegde interne en externe controleurs
- traceerbaarheid van alle rapportages, inclusief de bedrijfslogica
- volledige, audit-proof documentatie van alle projectfasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo voldoet u aantoonbaar aan de fiscale bewaarplicht.
Naadloze integratie van
ADK-archiefbestanden
Heeft u in uw SAP HCM-systeem al data gearchiveerd via ADK (Archive Development Kit)? Dan nemen wij deze bestanden mee en integreren ze in ViewBox. Zo blijven ook eerder gearchiveerde data direct toegankelijk en volledig audit-proof beschikbaar.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw SAP HCM-systeem, met specifieke aandacht voor de archiveringsrelevante HR-data. Wij laten u live zien hoe u uw HR- en salarisdata veilig archiveert en beschikbaar houdt voor de fiscale bewaarplicht.
Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de dataovername en de benodigde rapportages
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij HCM-rapportages, bijvoorbeeld uit PA, PY, PT en OM, exact reconstrueren
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over SAP HCM-archivering
persoonlijk en vrijblijvend over SAP HCM-archivering
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.