DMS- en ECM-systemen archiveren:
data veiligstellen, documenten behouden en compliance waarborgen met AvenDATA
Van OpenText, d.velop en EASY Archive tot klantspecifieke DMS- en ECM-oplossingen: wij archiveren documenten en metadata uit systemen van alle generaties en brancheoplossingen, van facturen en contracten tot e-mails en technische documentatie.
De uitdaging
Historische documenten in verouderde DMS- en ECM-systemen zijn cruciaal, maar de toegang ertoe wordt steeds lastiger.
Bij IT-migraties, de overstap naar nieuwe software of de uitfasering van bestaande DMS- en ECM-landschappen staan organisaties steevast voor een dilemma.
DMS- en ECM-systemen zijn vaak jarenlang gegroeide documentplatformen met complexe, op maat gemaakte structuren. Ze bevatten informatie die nog altijd essentieel is voor uw bedrijfsvoering, juridische verplichtingen en de fiscale bewaarplicht.
Deze systemen draaiende houden is echter duur en riskant. De software wordt niet meer ondersteund, licenties lopen af en de interne systeemkennis verdwijnt. Zo komt de toegang tot belangrijke documenten in gevaar, terwijl deze beschikbaar, doorzoekbaar en audit-proof bewaard moeten blijven.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met zijn veilige, kostenbesparende archiveringsoplossing voor DMS- en ECM-systemen.
Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van DMS- en ECM-systemen in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en in talloze uitfaseringsprojecten in de praktijk verfijnd.
Dankzij deze aanpak hebben wij vakinhoudelijke vragen, controles door onder meer de Belastingdienst en juridische verzoeken steeds betrouwbaar en traceerbaar kunnen beantwoorden.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem: stabiel bij controles door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en geschikt voor bedrijfsbrede toegang tot documenten.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt al jaren wereldwijd ingezet.
Uw documenten en metadata blijven doorzoekbaar
in ViewBox
Wij nemen niet alleen alle documenten en metadata uit uw DMS-/ECM-systeem over, maar zorgen er ook voor dat u deze gegevens in ViewBox blijvend gestructureerd en traceerbaar kunt raadplegen en gebruiken.
Dit omvat onder meer:
- de volledige overname en doorzoekbaarheid van metadata en documenteigenschappen
- het behoud van documentkoppelingen, versies en, waar nodig, workflows
- de audit-proof archivering van alle relevante documenten, van facturen en contracten tot e-mails en technische documentatie
Al voor de projectstart stemmen wij met u af welke documenttypen, structuren en koppelingen u in de toekomst nodig heeft voor uw interne processen, compliance-eisen en de fiscale bewaarplicht. Daarbij profiteert u van onze ervaring met talloze DMS- en ECM-uitfaseringen in uiteenlopende sectoren.
In ViewBox kunt u deze documenten ook jaren na de uitfasering doorzoeken, inzien en exporteren, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke DMS-/ECM-systeem.
Of het nu gaat om controles door de Belastingdienst, juridische vragen of interne audits: u heeft altijd toegang tot overzichtelijke, filterbare documenten, zonder licentiekosten voor het oude systeem.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij complexe DMS- en ECM-systemen
De uitfasering van een DMS- of ECM-systeem duurt, afhankelijk van de complexiteit en de hoeveelheid documenten en metadata, doorgaans één tot zes maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook zeer omvangrijke systemen efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al DMS- en ECM-omgevingen met meerdere terabytes aan documenten, inclusief metadata, versies, gebruikersrechten en documentatie, volledig audit-proof overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op licenties voor de oude DMS- of ECM-software, databases en besturingssystemen, maar ook op onderhoud, infrastructuur en interne beheercapaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
Analyse
van uw DMS- of ECM-systeem
Elke uitfasering begint met een grondige analyse van uw DMS- of ECM-omgeving. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten om uw documenten veilig en audit-proof te archiveren.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de organisatorische aspecten in kaart, onder meer:
- de toegangsmogelijkheden tot het DMS-/ECM-systeem
- het type, de structuur en de omvang van de database, zoals Oracle, Microsoft SQL Server, Db2 of een eigen opslagformaat
- de omvang en relevantie van de documenten, versies en metadata die nodig zijn voor uw compliance en de fiscale bewaarplicht
- specifiek maatwerk, zoals eigen documenttypen, aangepaste schermen, workflows, koppelingen (interfaces) en extra modules
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale planningszekerheid en weet u vooraf precies waar u aan toe bent, zonder financiële verrassingen.
Projectmatige archivering
van DMS- en ECM-systemen
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject. Wij werken efficiënt, gestructureerd en met heldere mijlpalen.
In een kick-offmeeting met uw team stemmen wij alle technische en organisatorische details af. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- het inrichten van de systeemtoegang
- het veilig exporteren en overzetten van alle relevante documenten en metadata
- het nabouwen van structuren, documentkoppelingen en, waar nodig, workflows
- het audit-proof documenteren van elke processtap
Onze ervaren projectleiders sturen het hele traject aan en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams.
Wij sluiten het project af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen wij samen met u dat alle documenten volledig en traceerbaar zijn gearchiveerd en dat u aantoonbaar voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Resultaat:
documenten en metadata volledig gearchiveerd en altijd toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante documenten, metadata, koppelingen en structuurinformatie uit uw DMS-/ECM-systeem veilig in ViewBox.
ViewBox is een intuïtieve webapplicatie waarmee u en bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang houden tot alle gearchiveerde documenten.
Bovendien reconstrueren wij alle relevante documentstructuren, categorieën en, waar nodig, klantspecifieke zoekschermen en filters. Zo kunt u juridische en fiscale vragen blijven beantwoorden, zonder toegang tot het oorspronkelijke DMS-/ECM-systeem.
Na de acceptatie in ViewBox kan het oude DMS-/ECM-systeem definitief worden uitgefaseerd. Dat bespaart direct licentie- en onderhoudskosten.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap audit-proof vastlegt, met aandacht voor:
- de methode van de documentovername
- de structuur van de gearchiveerde documenten en metadata
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo toont u aan auditors en de Belastingdienst op elk moment aan dat u voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw DMS- of ECM-systeem, of het nu gaat om een standaardoplossing, een aangepast platform of een eigen ontwikkeling.
Wij laten u live zien hoe u uw systeem efficiënt uitfaseert en de documenten langdurig audit-proof toegankelijk houdt, conform de fiscale bewaarplicht. Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw documentstructuur, de dataovername en de benodigde metadata
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij klantspecifieke metadata, documenttypen en workflows nabouwen
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over DMS- en ECM-archivering
persoonlijk en vrijblijvend over DMS- en ECM-archivering
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.