SAP uitfaseren en data audit-proof bewaren,
ook bij een faillissement of bedrijfsbeëindiging veilig afwikkelen conform de fiscale bewaarplicht, met AvenDATA

Van R/3 en ECC 6.0 tot HANA: wij archiveren legacy systemen en SAP-omgevingen van alle generaties. Inclusief specifieke brancheoplossingen, van de Bank Analyzer tot de IS-U-module.

De Uitdaging

Zelfs bij een faillissement mag u SAP-systemen niet zomaar uitzetten of wissen. U moet namelijk blijven voldoen aan de wettelijke en fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Voor curatoren en oud-bestuurders betekent dit concreet:

Legacy systemen moeten in de lucht worden gehouden.
De IT-infrastructuur zorgt voor onnodige, doorlopende kosten.
Beveiligingsrisico’s nemen drastisch toe door een gebrek aan onderhoud.
De opgeslagen data wordt steeds lastiger toegankelijk en moeilijker te analyseren.
Het benodigde IT-personeel is doorgaans niet meer in dienst.

Het resultaat: Zelfs na de bedrijfsbeëindiging zorgen niet-uitgefaseerde legacy systemen voor blijvende kosten, compliance-risico’s en een hoop rompslomp om alle data audit-proof beschikbaar te houden.

Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring

AvenDATA optimaliseert de archivering van legacy systemen al meer dan 17 jaar. Onze aanpak is in de praktijk getoetst en verfijnd tijdens duizenden succesvolle projecten, waaronder complexe faillissementen.

Dankzij deze beproefde methodiek kunnen wij alle vakinhoudelijke, fiscale en juridische vragen of die nu komen van de Belastingdienst, curatoren of schuldeisers feilloos en controleerbaar beantwoorden.

De onderliggende software functioneert als een robuust zoeksysteem. Zelfs als er geen actief IT-personeel meer is, garandeert dit een eenvoudige en audit-proof toegang tot uw data. Dit werkt perfect voor gerichte controles, maar ook om structureel te voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Inmiddels vertrouwt meer dan 50% van de DAX-ondernemingen op onze oplossing. Een overtuigend bewijs van de stabiliteit, flexibiliteit en praktische inzetbaarheid op het allerhoogste niveau.

Van Europa tot Azië en Noord Amerika: onze archiveringstechnologie is wereldwijd bewezen en direct inzetbaar. Wij staan voor u klaar, juist in uitdagende situaties zoals de afwikkeling van een faillissement.

Uw analyses leven door
als filterbare rapportages, ook na een faillissement of bedrijfsbeëindiging.

Ook als de onderneming niet meer bestaat, blijft de data in de ViewBox beschikbaar.

Wij nemen niet alleen alle relevante data over uit uw uitgefaseerde legacy systemen, maar garanderen ook dat deze in onze software permanent begrijpelijk, traceerbaar en audit-proof te analyseren blijft.

Dit omvat:

Het nabouwen van bedrijfseconomisch relevante standaardrapportages
De inrichting van individuele rapportages, inclusief bedrijfsspecifieke maatwerkanalyses
De archivering van alle bijbehorende documentatie, zoals facturen, orders en boekhoudstukken

Al voor de start van het project bepalen we samen welke rapporten en analyses in de toekomst nog nodig zijn. Bijvoorbeeld om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht, of voor de Belastingdienst, curatoren en rechtbanken.

Dankzij onze ervaring met talloze uitfaseringsprojecten, ook bij faillissementen, weten wij precies wat er moet gebeuren als er geen intern IT-personeel meer is. Zo verlaagt u de kosten en minimaliseert u compliance-risico’s.

In de ViewBox kan de data, zelfs jaren na de uitfasering van het systeem, moeiteloos worden doorzocht en geanalyseerd. Helemaal zonder het originele systeem, een eigen IT-infrastructuur of doorlopende licenties.

Of het nu gaat om compliance-eisen, controles door de Belastingdienst of vragen van externe partijen: de rapportages staan altijd gestructureerd, filterbaar en helder voor u klaar.

Snelle doorlooptijd & aanzienlijk financieel voordeel
ook na een faillissement

De archivering van een legacy systeem duurt doorgaans 1 tot 4 maanden, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de data. Juist bij een faillissement is een vlotte, betrouwbare uitfasering cruciaal, aangezien de infrastructuurkosten doorlopen terwijl er geen operationele inkomsten meer zijn.

Met onze gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak archiveren we ook zeer grote systemen efficiënt, audit-proof en traceerbaar. Zelfs systemen met meer dan 30 terabyte

aan data hebben wij al succesvol naar onze archiefoplossing gemigreerd, inclusief alle belangrijke rapportages en de volledige documentatie om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

Dankzij onze beproefde projectmethodiek dalen de doorlopende IT-kosten snel en aanzienlijk. Dit geldt in het bijzonder voor database- en OS-licenties, onderhoudskosten, hosting en de inzet van IT-personeel resources die tijdens een faillissement vaak niet meer beschikbaar zijn.

In de meeste gevallen verdient het project zichzelf al binnen enkele maanden terug, dankzij de direct meetbare besparingen op infrastructuur, licenties en beheer.

Systeemanalyse

Zelfs als de bedrijfsactiviteiten al lang stilliggen: een gedegen systeemanalyse vormt de basis van elke succesvolle archivering.

In de eerste stap analyseren we uw overgebleven legacy systemen tot in detail. Deze analyse biedt een betrouwbare inschatting van de projectduur, de benodigde inspanning en de kosten voor de data-archivering. Zelfs wanneer er geen operationele structuren of interne IT-contactpersonen meer beschikbaar zijn.

Hierbij brengen we zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten in kaart, waaronder:

De resterende toegangsmogelijkheden tot het systeem
De structuur, het type en de omvang van de database
De omvang en relevantie van bestaande rapportages
Scope and relevance of existing reports and evaluations
Specifieke bijzonderheden, zoals maatwerkanalyses of interfaces (koppelingen)

Op basis van deze analyse ontvangt u een bindende offerte met een vaste prijs. Dit biedt curatoren maximale plannings- en beslissingszekerheid tijdens de afwikkeling van het faillissement. Bovendien garandeert het dat de data audit-proof en kostenefficiënt beschikbaar blijft, zodat u probleemloos blijft voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

Projectarchivering

Na afronding van de analyse start de daadwerkelijke archivering, professioneel begeleid door ons ervaren team.

Tijdens een kick-off bepalen we de organisatorische en technische kaders. Juist wanneer er intern geen IT-contactpersonen meer beschikbaar zijn, bewijst onze pragmatische aanpak zijn absolute meerwaarde.

Vanaf dat moment nemen wij alle kerntaken volledig van u over:

De technische inrichting en het configureren van de toegangsrechten
De export en migratie van alle archiveringsrelevante data uit uw legacy systemen
Het nabouwen van belangrijke analyses en individuele maatwerkrapportages
De volledige documentatie voor een audit-proof archief

Onze ervaren projectmanagers zorgen voor een gestructureerde uitfasering. Dit vereist een minimale inzet van uw eigen resources, wat onnodige kosten bespaart en compliance-risico’s verlaagt.

We sluiten het project af met een gestructureerde test en acceptatiefase. Zo garanderen we dat alle data volledig, correct en traceerbaar is gearchiveerd. Volledig audit-proof en altijd klaar voor eventuele controles door de Belastingdienst om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Resultaat
van de archivering

Na afronding van het project is alle relevante data van tabellen tot documenten en rapportages uit uw legacy system veilig overgezet naar onze eigen, op maat ontwikkelde softwareoplossing.

Onze webgebaseerde archiefoplossing biedt geautoriseerde partijen, zoals curatoren, de Belastingdienst, auditors en rechtbanken, een snelle, veilige en traceerbare toegang tot alle gearchiveerde informatie. Zelfs jaren na een bedrijfsbeëindiging of faillissement.

Een absolute meerwaarde is dat wij alle essentiële standaard- en maatwerkrapportages reconstrueren. Zo blijven bedrijfseconomische, juridische en fiscale analyses gewoon mogelijk en blijft u moeiteloos voldoen aan de fiscale bewaarplicht. U bent bovendien volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke systeem en bespaart direct op dure, doorlopende licenties.

Na een succesvolle implementatie en acceptatie kan het oorspronkelijke systeem definitief worden uitgefaseerd, inclusief alle bijbehorende infrastructuur- en licentiecomponenten. Dit verlaagt uw IT-kosten en minimaliseert compliance-risico’s.

Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap transparant inzichtelijk maakt. Denk hierbij in het bijzonder aan:

De methode van datamigratie
De structuur en inrichting van de gearchiveerde data
De uitgevoerde test en acceptatiefases

Bovendien loggen we elke individuele stap audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Van de initiële data-export tot de definitieve overdracht en de uiteindelijke verwijdering van het bronsysteem. Hierdoor is het voor derden altijd traceerbaar dat de archivering uiterst zorgvuldig en volgens alle compliance-eisen is uitgevoerd, ongeacht of er nog intern IT-personeel beschikbaar is.

ViewBox Enterprise:
Gearchiveerde gegevens uit legacysystemen veilig en snel benutten!

Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP en legacysystemen. De oplossing combineert moderne zoek en analysefuncties met hoge performance, uitgebreide beveiligingsmechanismen en intelligente functies die volledig met behulp van kunstmatige intelligentie zijn ontwikkeld.

ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:

ook vele jaren na de uitfasering van het systeem begrijpelijk en bruikbaar blijven
snel en gericht doorzocht, gefilterd en geanalyseerd kunnen worden
auditproof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
met behulp van intelligente functies efficiënter geanalyseerd kunnen worden
beschikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie

Een bijzonder kenmerk is bijvoorbeeld de geautomatiseerde, regelgebaseerde gegevensverwijdering. Op basis van wettelijke, contractuele of bedrijfsinterne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de betreffende termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Daarmee ondersteunt ViewBox Enterprise organisaties bij het invullen van hun privacy en compliance eisen.

Zo blijven historische bedrijfsgegevens langdurig beschikbaar!

Klaar voor de
volgende stap?

Tijdens een adviesgesprek van een uur bespreken we samen uw legacy systeem, ongeacht of uw onderneming nog operationeel is of al wordt afgewikkeld. We laten u live zien hoe u uw systeem efficiënt kunt uitfaseren en uw data langdurig, analyseerbaar en audit-proof kunt archiveren om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst, inclusief het volgende:

Tijdens dit gesprek krijgt u:

Een afstemming over de huidige datastructuur en de datamigratie
Een live-demo van onze archiefoplossing
Een heldere uitleg over hoe we uw bestaande analyses en rapportages nabouwen
Een betrouwbare inschatting van de benodigde tijd, inspanning en kosten

Transparantie vanaf het begin:

Onze projectoffertes zijn standaard gebaseerd op heldere vaste prijzen, gegarandeerd zonder onverwachte nacalculaties. Zelfs als er geen intern IT-personeel meer beschikbaar is, zorgen wij voor een vlekkeloze afwikkeling. Kwaliteit, betrouwbaarheid en een uitstekende kosten-batenverhouding staan bij ons voorop, zodat u compliance-risico’s direct minimaliseert.

Plan nu direct uw kosteloze adviesgesprek in.

SAP uitfaseren en data audit-proof bewaren, ook bij een faillissement of bedrijfsbeëindiging veilig afwikkelen conform de fiscale bewaarplicht, met AvenDATA

De Uitdaging

Bewezen archiveringsoplossing gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring

Uw analyses leven door als filterbare rapportages, ook na een faillissement of bedrijfsbeëindiging.

Snelle doorlooptijd & aanzienlijk financieel voordeel ook na een faillissement

Systeemanalyse

Projectarchivering

Resultaat van de archivering

ViewBox Enterprise: Gearchiveerde gegevens uit legacysystemen veilig en snel benutten!

Klaar voor de volgende stap?