Archivering na de SAP S/4HANA-migratie:
data uit uw oude SAP-systeem veiligstellen en blijven benutten met AvenDATA
Na de overstap naar SAP S/4HANA moet uw oude SAP-systeem worden uitgefaseerd. Of het nu gaat om R/3, ECC 6.0 of een branchespecifieke oplossing zoals IS-U of Bank Analyzer: wij archiveren uw data audit-proof, zonder SAP ILM en met volledige toegang tot al uw historische gegevens.
De uitdaging bij de SAP S/4HANA-migratie
Bij de overstap naar SAP S/4HANA staan veel organisaties voor een extra opgave: de uitfasering van hun oude SAP-systemen, zoals R/3 of ECC 6.0. U wilt het oude systeem het liefst uitschakelen, maar dat mag om juridische redenen niet zomaar. De fiscale bewaarplicht vereist namelijk dat de data jarenlang audit-proof en toegankelijk blijven.
Typische knelpunten bij het beheer van oude SAP-systemen:
- Hoge operationele kosten: ook inactieve systemen veroorzaken doorlopende licentie-, infrastructuur- en onderhoudskosten.
- Verouderde technologie: oude hardware en niet meer ondersteunde SAP-versies leiden tot beveiligingsrisico’s en een hoge beheerlast.
- Onnodige inzet van IT-capaciteit: het oude systeem draaiende houden, alleen om historische data te raadplegen, legt beslag op uw IT-team.
- Rem op innovatie: oude SAP-systemen zijn niet schaalbaar of geschikt voor de cloud en vertragen zo uw IT-strategie.
- Compliancerisico’s: historische data moeten traceerbaar en audit-proof beschikbaar blijven voor controles.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil: met onze archiveringsoplossing ViewBox schakelt u uw oude SAP-systeem na de migratie naar S/4HANA definitief uit, zonder dataverlies. Uw historische SAP-data blijven volledig inzichtelijk, zonder de kosten van een draaiende SAP-omgeving.
Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van SAP-systemen in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en in talloze uitfaseringsprojecten in de praktijk verfijnd.
Dankzij deze aanpak hebben wij vragen bij boekenonderzoeken door de Belastingdienst, interne audits en juridische procedures steeds betrouwbaar en traceerbaar kunnen beantwoorden.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem: stabiel bij controles door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en geschikt voor bedrijfsbrede datatoegang.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt al jaren wereldwijd ingezet.
Uw SAP-analyses blijven beschikbaar als rapportages
in ViewBox
Wij nemen niet alleen alle relevante data uit uw SAP-systeem over, maar zorgen er ook voor dat u deze in ViewBox blijvend kunt raadplegen en gebruiken.
Dit omvat onder meer:
- de reconstructie van relevante SAP-standaardrapportages en bedrijfseconomische analyses
- de omzetting van maatwerkrapportages, inclusief klantspecifieke Z-rapporten
- de archivering van alle brondocumenten die nodig zijn om rapportages te herleiden, zoals facturen, inkooporders en boekingsstukken
Al voor de projectstart stemmen wij met u af welke rapportages u in de toekomst nodig heeft voor de fiscale bewaarplicht, controles door de Belastingdienst of bedrijfseconomische analyses. Daarbij profiteert u van onze ervaring met talloze SAP-uitfaseringen in uiteenlopende sectoren.
In ViewBox kunt u deze rapportages ook jaren na de uitfasering doorzoeken en analyseren, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke SAP-systeem en zonder SAP-licenties.
Of het nu gaat om controles door de Belastingdienst, juridische vragen of interne audits: u heeft altijd toegang tot overzichtelijke, filterbare en audit-proof rapportages.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij grote SAP-systemen
De uitfasering van een SAP-systeem duurt, afhankelijk van de complexiteit en het datavolume, doorgaans één tot zes maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook zeer omvangrijke systemen efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al SAP-omgevingen met meer dan 30 terabyte aan data, inclusief standaardrapportages, Z-rapporten en documentatie, volledig audit-proof overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op licenties voor SAP, ECM-systemen, databases en besturingssystemen, maar ook op onderhoud, infrastructuur en interne beheercapaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
SAP
systeemanalyse
Elke uitfasering begint met een grondige analyse van uw SAP-omgeving. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten om uw systeem veilig en audit-proof te archiveren.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten in kaart, onder meer:
- de toegangsmogelijkheden tot het SAP-systeem
- het type, de structuur en de omvang van de database
- de omvang en relevantie van uw bestaande SAP-rapportages
- specifiek maatwerk, zoals Z-rapporten en koppelingen (interfaces)
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale planningszekerheid en weet u vooraf precies waar u aan toe bent, zonder financiële verrassingen.
Projectmatige archivering
van SAP-systemen
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject. Wij werken efficiënt, gestructureerd en met heldere mijlpalen.
In een kick-offmeeting met uw team stemmen wij alle technische en organisatorische details af. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- het inrichten van de systeemtoegang
- het veilig exporteren en overzetten van alle relevante data
- het nabouwen van rapportages en Z-rapporten
- het audit-proof documenteren van elke processtap
Onze ervaren projectleiders sturen het hele traject aan en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams.
Wij sluiten het project af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen wij samen met u dat alle data volledig en traceerbaar zijn gearchiveerd en dat u aantoonbaar voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Resultaat:
SAP-data volledig gearchiveerd en altijd toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit uw SAP-systeem veilig in ViewBox.
ViewBox is een intuïtieve webapplicatie waarmee u en bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang houden tot alle gearchiveerde informatie.
Bovendien reconstrueren wij alle relevante standaard- en maatwerkrapportages, waaronder Z-rapporten. Zo kunt u fiscale, juridische en interne vragen blijven beantwoorden, zonder SAP-licenties. Dat bespaart direct kosten.
Na de acceptatie in ViewBox kan uw oude SAP-systeem definitief worden uitgefaseerd.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap audit-proof vastlegt, met aandacht voor:
- de methode van de dataovername
- de structuur van de gearchiveerde data
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo toont u aan auditors en de Belastingdienst op elk moment aan dat u voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Integratie van ADK-archiefbestanden
en DART-extracten
Naast de archivering van uw SAP-systeem nemen wij ook uw bestaande SAP-archieven over:
- ADK-archiefbestanden: data die al met het SAP Archive Development Kit zijn gearchiveerd, integreren wij veilig in ViewBox, zodat ze toegankelijk blijven.
- DART-extracten: wij verwerken ook DART-extracten volledig, zodat fiscaal relevante gegevens na het uitschakelen van SAP beschikbaar blijven voor controles door de Belastingdienst.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw oude SAP-systeem, bijvoorbeeld R/3 of ECC 6.0, dat u na de migratie naar SAP S/4HANA gaat uitfaseren. Wij laten u live zien hoe u dit systeem efficiënt uitschakelt en de data langdurig audit-proof toegankelijk houdt, conform de fiscale bewaarplicht.
Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de dataovername en de bestaande rapportages
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij standaard- en maatwerkrapportages, zoals Z-rapporten voor FI, CO, MM en SD, exact nabouwen
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over archivering na een SAP S/4HANA-migratie
persoonlijk en vrijblijvend over archivering na een SAP S/4HANA-migratie
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.