SAP GTS archiveren:
data veiligstellen, rapportages behouden en compliance borgen met AvenDATA
Wij archiveren SAP GTS-data na het einde van de standaardondersteuning en bij de migratie naar SAP GTS, edition for SAP HANA, van douane- en exportgegevens tot sanctielijstcontroles en preferentieberekeningen.
De uitdaging rond SAP GTS
Veel organisaties houden hun oude SAP GTS-systeem alleen nog in de lucht om historische douane- en exportgegevens te bewaren. Sinds het einde van de standaardondersteuning op 31 december 2025 biedt SAP voor deze versie alleen nog beperkte, klantspecifieke ondersteuning.
Voor de fiscale en douanerechtelijke bewaarplicht moeten deze systemen toch in de lucht blijven, zonder beveiligingsupdates, wettelijke aanpassingen of verdere ontwikkeling.
Dat brengt diverse knelpunten met zich mee:
- verouderde IT-infrastructuur die continu onderhoud of vervanging vereist
- doorlopende onderhoudscontracten met externe dienstverleners
- beslag op schaarse interne IT-capaciteit die u beter strategisch kunt inzetten
- stijgende beveiligingsrisico’s doordat de reguliere ondersteuning is weggevallen
- beperkte schaalbaarheid en onnodig complex systeembeheer
Het resultaat: u betaalt jaar in, jaar uit forse bedragen voor systemen die operationeel geen meerwaarde meer bieden. Onder aan de streep zijn dat onnodige kosten.
Bewezen archiveringsoplossing
voor SAP GTS
AvenDATA heeft de archivering van SAP GTS-systemen in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en verfijnd, op basis van talloze systeemuitfaseringen.
Juist nu de standaardondersteuning is afgelopen, kunt u uw GTS-data met onze oplossing veilig, compliant en langdurig toegankelijk archiveren, zonder het oude systeem in de lucht te houden.
Dankzij deze beproefde aanpak kunt u vakinhoudelijke vragen, controles door de Belastingdienst en de Douane en juridische vraagstukken transparant en audit-proof beantwoorden. Onze software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem, zowel in de dagelijkse auditpraktijk als bij bedrijfsbrede toegang.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing. Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt wereldwijd ingezet om data audit-proof te bewaren.
Uw SAP GTS-analyses blijven beschikbaar als interactieve rapportages
in ViewBox
Ook na de uitfasering van uw SAP GTS-systeem blijven uw analyses beschikbaar. Wij nemen niet alleen alle relevante buitenlandsehandels-, douane- en compliancedata over, maar zorgen er ook voor dat u deze duurzaam kunt gebruiken en traceren in onze software ViewBox.
Onze dienstverlening in één oogopslag:
- het reconstrueren van relevante SAP GTS-standaardrapportages en bedrijfseconomische analyses
- het ontwikkelen van maatwerkrapportages, inclusief Z-rapporten en statistieken over de buitenlandse handel
- het archiveren van alle bijbehorende documenten, zoals uitvoeraangiften, douanedocumenten en relatiegegevens, voor een volledige en controleerbare audittrail
Nog vóór de start van het project bepalen wij samen met u welke rapportages u in de toekomst nodig heeft: voor fiscale en douaneverplichtingen, bedrijfseconomische analyses of de bewaarplicht. Daarbij profiteert u van onze jarenlange ervaring met SAP-uitfaseringen in uiteenlopende sectoren.
In ViewBox staan deze rapportages ook jaren later direct klaar voor zoekopdrachten, analyses en controles, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke SAP GTS-systeem en zonder SAP-licenties.
Of het nu gaat om controles door de Belastingdienst of de Douane, interne vragen of juridische kwesties: met ViewBox houdt u altijd het overzicht dankzij overzichtelijke, filterbare en audit-proof rapportages.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij complexe SAP GTS-systemen
De uitfasering van een SAP GTS-systeem duurt, afhankelijk van de complexiteit, het datavolume en de specifieke processen voor buitenlandse handel, doorgaans één tot zes maanden. Dankzij onze gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook omvangrijke GTS-systemen efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al SAP-systemen met ruim 30 terabyte aan data veilig overgezet naar ViewBox, volledig audit-proof en inclusief rapportages, Z-rapporten, douanedocumentatie en de volledige traceerbaarheid van de douaneprocessen.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op licentiekosten voor SAP, databases en besturingssystemen en op externe ondersteuning, maar ook op infrastructuur en interne capaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
SAP GTS
systeemanalyse
De eerste stap bij elke GTS-uitfasering is een gedetailleerde analyse van uw bestaande systeem. Deze analyse vormt de basis voor een nauwkeurige inschatting van de doorlooptijd en de kosten.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten in kaart, waaronder:
- de toegangsmogelijkheden tot het huidige SAP GTS-systeem, stand-alone of gekoppeld aan ECC of S/4HANA
- het type, de structuur en de omvang van de database
- de omvang en relevantie van de bestaande GTS-rapportages
- specifiek maatwerk, zoals Z-rapporten en interfaces met andere systemen
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs. Zo heeft u maximale zekerheid over uw planning en besluitvorming.
Projectmatige archivering
van SAP GTS
Na de systeemanalyse start het eigenlijke archiveringsproject: gestructureerd, efficiënt en met helder gedefinieerde mijlpalen.
Tijdens een gezamenlijke kick-offmeeting stemmen wij alle organisatorische en technische randvoorwaarden af met uw team. Vanaf dat moment nemen wij u het meeste werk uit handen, waaronder:
- de inrichting van de beveiligde systeemtoegang
- de veilige export en overname van alle relevante SAP GTS-data
- de reconstructie van belangrijke standaardrapportages en Z-rapporten
- de archivering van alle bijbehorende buitenlandsehandels- en douanedocumenten
- de volledige, audit-proof documentatie van alle processtappen
Onze ervaren projectleiders begeleiden u gedurende het hele traject en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams.
Aan het einde van het project voeren wij samen met u gestructureerde test- en acceptatiefasen uit. Zo heeft u de zekerheid dat al uw GTS-data volledig, correct en traceerbaar zijn gearchiveerd, klaar voor controles door de Belastingdienst, de Douane en interne auditors.
SAP GTS
resultaat van de archivering
Na afronding van het project staan alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit uw SAP GTS-systeem veilig in ViewBox, onze zelf ontwikkelde softwareoplossing.
ViewBox is een webgebaseerd zoeksysteem dat u en bevoegde controleurs ook jaren na de uitfasering van uw SAP GTS-systeem snelle, veilige en traceerbare toegang biedt tot de gearchiveerde informatie.
Omdat wij alle belangrijke standaardrapportages en het maatwerk reconstrueren, zoals Z-rapporten, handelsstatistieken en douaneanalyses, blijven vakinhoudelijke, fiscale en juridische analyses probleemloos mogelijk, zonder SAP-licentie.
Na de implementatie en acceptatie van ViewBox kan het oorspronkelijke SAP GTS-systeem definitief buiten gebruik worden gesteld.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die alle stappen traceerbaar vastlegt, waaronder:
- de methode en structuur van de dataovername
- de weergave van de gearchiveerde inhoud in ViewBox
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo kunnen de Belastingdienst, de Douane en externe accountants op elk moment nagaan hoe de archivering is uitgevoerd.
Naadloze integratie van
ADK-archiefbestanden en DART-extracten
Naast de uitfasering en archivering van uw SAP GTS-systeem nemen wij standaard ook uw historische SAP-bestanden veilig mee:
- ADK-archiefbestanden: heeft u in het verleden al data gearchiveerd via ADK (Archive Development Kit)? Dan nemen wij deze bestanden mee en integreren ze in ViewBox, zodat ze direct toegankelijk blijven.
- DART-data-extracten: ViewBox verwerkt ook SAP DART-extracten (Data Retention Tool), zodat u na de uitfasering blijft voldoen aan de fiscale bewaarplicht en voorbereid bent op controles van de Belastingdienst.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap met SAP GTS?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw SAP GTS-systeem, of het nu stand-alone draait of gekoppeld is aan ECC of S/4HANA. Wij laten u live zien hoe u GTS efficiënt uitfaseert en de data langdurig analyseerbaar houdt.
Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de dataovername en de benodigde rapportages, bijvoorbeeld uit Customs Management, Compliance Management en Risk Management
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij GTS-rapportages exact reconstrueren, zoals uitvoeraangiften, douaneoverzichten, sanctielijstcontroles, preferentie- en oorsprongsdocumenten, Intrastat- en Extrastat-meldingen en Z-rapporten
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over SAP GTS-archivering
persoonlijk en vrijblijvend over SAP GTS-archivering
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.