Wat zijn de verborgen kosten van legacysystemen?
Emanuel Böminghaus, expert in legacysystemen, algemeen directeur van AvenDATA
Emanuel Böminghaus
expert in legacysystemen, algemeen directeur van AvenDATA
Bij veel organisaties draaien legacysystemen stilletjes door op de achtergrond. Het zijn systemen die eigenlijk allang uitgefaseerd hadden moeten zijn, maar zogenaamd nog nodig zijn, nog niet volledig zijn gemigreerd of puur voor noodgevallen in de lucht worden gehouden. Vaak is de voornaamste drijfveer hierachter de strikte fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Maar of het nu gaat om een oud ERP-systeem, verouderde financiële software, een op maat gemaakte applicatie of een achterhaald HR-pakket: zolang een legacysysteem nog ergens draait, kost het geld. En aanzienlijk meer dan u wellicht denkt.
Wat veel IT-directies en financiële beslissers zich niet realiseren, is dat de werkelijke kosten van deze verouderde systemen zelden in de reguliere begrotingen zichtbaar zijn. De echte financiële pijn zit in een constante stroom van verborgen onderhoudskosten, structurele veiligheidsrisico’s en verspilde IT-capaciteit die zich over de jaren heen opstapelt. Het in stand houden van deze systemen is dan ook een onnodige kostenpost die u direct kunt elimineren door te kiezen voor een audit proof archivering.
Verborgen licentiekosten en operationele kosten
Zelfs als een legacysysteem niet meer actief wordt gebruikt, lopen de licentiekosten vaak ongemerkt door. Denk hierbij aan dure onderhoudscontracten, actieve gebruikerslicenties of software van externe partijen die puur en alleen voor het oude systeem in de lucht moet worden gehouden. Vooral oude ERP-systemen zijn berucht om hun torenhoge kosten. De licentiemodellen hiervan zijn doorgaans gekoppeld aan productief gebruik, terwijl u in werkelijkheid alleen nog maar leesrechten nodig heeft om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Hetzelfde geldt voor databases met licenties op basis van processoren of specifieke gebruikers, zelfs als deze uitsluitend nog dienen als passieve opslag.
Ook ECM-systemen en archiefapplicaties, die ooit speciaal waren ingericht voor audit proof opslag, verouderen op den duur. Zolang ze voor enkele specifieke processen moeten blijven draaien, veroorzaken ze enorme operationele kosten. De licentiemodellen van dergelijke systemen zijn vaak historisch gegroeid, lastig op te zeggen en zeer complex om aan te passen. Hierdoor staan de gemaakte kosten totaal niet meer in verhouding tot de daadwerkelijke bedrijfswaarde. Een strategische uitfasering is dan de enige logische en rendabele keuze.
Daarnaast mag u de infrastructuurkosten absoluut niet vergeten. Kostbare ruimte in het datacenter, virtualisatiecapaciteit, opslagruimte en backupvoorzieningen worden exclusief gereserveerd voor applicaties die nauwelijks nog worden gebruikt. Zelfs bij minimaal gebruik betaalt u continu voor stroomverbruik, koeling en hardwareslijtage. Ook in moderne cloudomgevingen leiden legacysystemen tot financiële verspilling in de vorm van zogenaamde zombiekosten. Dit zijn virtuele machines, databases of datacontainers die niet meer actief worden ingezet, maar wel elke maand geruisloos op uw factuur verschijnen.
Onderhoud en storingsgevoeligheid: instabiliteit als enorme kostenpost
Verouderde software is vaak niet meer te onderhouden. De leverancier is gestopt met de support of de benodigde kennis en documentatie ontbreken simpelweg. Treedt er een storing op, dan kost de analyse direct onevenredig veel tijd. Bij uitval moet uw IT-team handmatig noodoplossingen bouwen of data moeizaam exporteren om toch aan de fiscale bewaarplicht te kunnen voldoen. Het resultaat is verlies van productiviteit, escalaties en houtje-touwtjeoplossingen. Dit vreet interne capaciteit en leidt vaak tot torenhoge facturen van externe IT-consultants. Hoe ouder het legacysysteem, hoe groter de kans op compatibiliteitsproblemen met nieuwe hardware, moderne besturingssystemen of actuele securityoplossingen. Uw organisatie raakt zo technologisch gegijzeld door verouderde componenten, met onvoorspelbare en onbeheersbare IT-kosten als gevolg.
Personele afhankelijkheid: het gevaar van onmisbare specialisten
Een zwaar onderschat risico: zolang legacysystemen draaien, heeft u medewerkers nodig die exact weten hoe deze werken. Vaak gaat het om een handjevol specialisten of oud-projectmedewerkers die als enigen nog weten aan welke knoppen ze moeten draaien. Deze specifieke systeemkennis is zelden goed vastgelegd, lastig overdraagbaar en extreem persoonsgebonden. Dit creëert een levensgevaarlijke afhankelijkheid. Zeker met het huidige tekort aan IT-talent en de uitstroom van ervaren krachten door pensionering loopt u hier een enorm operationeel risico. Het inwerken van nieuwe IT-medewerkers is bovendien een tijdrovende nachtmerrie wanneer actuele handleidingen en actieve support ontbreken. De conclusie is simpel: u maakt extreem hoge interne urenkosten zonder dat dit enige strategische of productieve waarde oplevert. Een tijdige uitfasering en audit proof archivering is de enige manier om deze risico’s definitief af te dekken.
Veiligheidsrisico van legacysystemen: de kosten van cyberbedreigingen
Een ander kritisch pijnpunt is de IT-security. Legacysystemen ontvangen doorgaans geen actuele patches meer, gebruiken verouderde encryptie en hebben onveilige koppelingen. Vaak is de toegangsbeveiliging zwaar verouderd of ontbreekt deze volledig. Het beveiligen van dergelijke omgevingen kost enorm veel tijd en geld, bijvoorbeeld door extra netwerksegmentatie, complexe firewallregels en intensieve interne monitoring. Accepteert u dit risico toch, dan zijn de gevolgen bij een incident vaak catastrofaal. Denk aan grootschalig dataverlies, ransomwareaanvallen of zware boetes wegens het schenden van de AVG of de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. En zelfs als er niets misgaat: de verplichte veiligheidscontroles voor een ongebruikt systeem slokken onnodig veel IT-capaciteit en budget op. Een strategische uitfasering naar een audit proof archief neemt deze risico’s direct weg en verlaagt uw operationele kosten.
Strategische vertragingen en blokkades voor innovatie
Het in de lucht houden van een legacysysteem leidt onvermijdelijk tot strategische vertragingen en onduidelijke verantwoordelijkheden. Zolang de oude applicatie draait, worden nieuwe werkprocessen er krampachtig omheen gebouwd. Verouderde interfaces worden kunstmatig in leven gehouden en noodzakelijke vernieuwingen schuiven steeds verder op. Hierdoor blokkeren organisaties hun eigen vooruitgang. Denk aan vertragingen bij de migratie naar moderne cloudplatforms, de uitrol van nieuwe BI-oplossingen of het automatiseren van bedrijfsprocessen. Het resultaat is een complexe en gefragmenteerde IT-architectuur die haaks staat op innovatie. Dit schaadt op de lange termijn uw concurrentiepositie aanzienlijk. Door de oude systemen resoluut te archiveren maakt u direct de weg vrij voor digitale transformatie.
Conclusie: uitfaseren levert aanzienlijk meer op dan onnodig in de lucht houden
Wie legacysystemen niet op tijd uitfaseert en archiveert, betaalt daarvoor met sluipende maar forse extra kosten. Denk aan doorlopende uitgaven voor licenties, stroomverbruik, onderhoud, dure securitymaatregelen en verspilde IT-capaciteit. Daar komen strategische belemmeringen en grote technologische risico’s nog eens bovenop. De oplossing ligt in een professionele archivering. Uw data en documenten worden veilig geëxtraheerd en via een onafhankelijk archiefsysteem permanent toegankelijk gemaakt. Zo voldoet u feilloos aan de eisen van de Belastingdienst, zonder de technische en financiële ballast van het oude platform. Een audit proof archivering is daarmee veel voordeliger dan het in de lucht houden van verouderde applicaties. U garandeert volledige compliance met de fiscale bewaarplicht, ontlast uw IT-afdeling direct en creëert de broodnodige financiële en operationele ruimte voor echte innovatie.
Plant u de archivering van een legacysysteem?