SAP ILM (Information Lifecycle Management): ViewBox als alternatief voor het buiten gebruik stellen van systemen
Emanuel Böminghaus, Expert in legacy systemen, Algemeen directeur AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Expert in legacy systemen,
Algemeen directeur AvenDATA
Algemeen directeur AvenDATA
SAP ILM helpt bedrijven om gegevens gedurende de volledige levenscyclus te beheren, te bewaren en conform de regelgeving te verwijderen. Maar niet elk bedrijf wil een bestaand SAP-landschap voor onbepaalde tijd in bedrijf houden, alleen om historische gegevens te bewaren. Juist hier vormt ViewBox van AvenDATA een overtuigend alternatief voor SAP ILM. Het buiten gebruik stellen van oude SAP-systemen is veel meer dan alleen een technische migratie. Bedrijven moeten bedrijfsgegevens, bewijsstukken en documenten vele jaren beschikbaar houden en tegelijkertijd infrastructuur, databases, besturingssystemen en SAP-instanties uitschakelen. Voor CIO’s en IT-managers ontstaat zo een afweging tussen kosten, compliance en beschikbaarheid. Een gespecialiseerde archiveringsoplossing maakt het mogelijk om oude IT-gegevens te archiveren en het productieve legacysysteem vervolgens op een gecontroleerde manier buiten bedrijf te stellen. Dat kan het buitengebruikstellingsproces aanzienlijk vereenvoudigen, met name bij SAP R/3, ECC of systeemlandschappen die zijn overgenomen uit carve-outs.
Waarom het in bedrijf houden van legacysystemen duur en riskant wordt
Een volledig afgeschreven systeem is niet automatisch een goedkoop systeem. Verouderende SAP- en ERP-omgevingen blijven kosten met zich meebrengen voor servers, databases, besturingssystemen, licenties, back-ups, monitoring en beheer. Tegelijkertijd blijft het technische risico toenemen: leveranciers stoppen met support, beveiligingsupdates blijven uit en interne kennis verdwijnt met vertrekkende medewerkers of dienstverleners. Bedrijven blijven zo kritieke legacysystemen beheren, lang nadat ze operationeel niet meer nodig zijn. Daar komen nog compliancerisico’s bij. Informatie die fiscaal- of handelsrechtelijk relevant is, mag niet verloren gaan, maar moet vaak nog jaren later traceerbaar en opvraagbaar blijven. Wie legacysystemen wil uitfaseren, heeft daarom een strategie nodig die de toegang tot gegevens loskoppelt van het in bedrijf houden van het systeem. Het onderzoekssysteem ViewBox is vooral het overwegen waard wanneer de nadruk ligt op het volledig buiten gebruik stellen van het bronsysteem en tegelijk op langdurige toegang tot historische informatie.
Revisievaste gegevensarchivering in plaats van permanente systeemexploitatie
Bij het buiten gebruik stellen van een systeem komt het erop aan de relevante gegevens gestructureerd uit het bronsysteem over te nemen en langdurig leesbaar beschikbaar te stellen. Revisievaste gegevensarchivering moet daarbij traceerbaarheid, toegangsbescherming en ongewijzigde gegevensbestanden waarborgen. Tegelijkertijd moet ze voldoen aan wettelijke en regelgevende eisen, en dan vooral aan de bewaartermijnen die het handels- en belastingrecht voorschrijven. De opslag van gegevens alleen is dus niet voldoende. Vakafdelingen, accountants en geautoriseerde gebruikers moeten historische informatie ook jaren later gericht kunnen vinden en analyseren. Met ViewBox kunnen gegevens uit buiten gebruik gestelde toepassingen in één centrale interface beschikbaar worden gesteld, zonder dat het oorspronkelijke productiesysteem in bedrijf blijft.
Legacysystemen uitschakelen, kosten verlagen en compliance waarborgen
Professionele archivering verandert de rentabiliteit van een buitengebruikstellingsproject fundamenteel. Bedrijven kunnen infrastructuur afbouwen, licentie- en onderhoudskosten verlagen en interne IT-resources ontlasten van het beheer van verouderde platformen. Tegelijkertijd blijven historische bedrijfsgegevens beschikbaar voor vakafdelingen, interne audit en controles. In plaats van meerdere legacysystemen met verschillende technologieën permanent in bedrijf te houden, ontstaat één centraal archiveringsplatform. Dat vermindert de complexiteit en maakt toekomstige consolidaties, migraties en overnames een stuk eenvoudiger. ViewBox is daarom bijzonder geschikt voor bedrijven die niet alleen gegevens willen archiveren, maar bestaande SAP- en andere ERP-systemen ook daadwerkelijk willen uitschakelen. AvenDATA ondersteunt bij de extractie, migratie en revisievaste beschikbaarstelling van de oude gegevens. Zo kunt u legacysystemen op een gecontroleerde manier uitfaseren, doorlopende kosten verlagen en langdurig aan uw compliance-eisen voldoen. Ga in gesprek met AvenDATA en bekijk welke systemen u veilig, wettelijk conform en definitief buiten gebruik kunt stellen.
Kosten uw oude SAP- en ERP-systemen nog steeds geld, terwijl ze operationeel al lang niet meer nodig zijn? AvenDATA verzorgt de revisievaste archivering van uw historische gegevens en legt de basis voor een zorgeloze systeemuitschakeling.
Verlaag uw infrastructuur-, licentie- en beheerkosten, voldoe aan uw compliance-eisen en behoud te allen tijde toegang tot uw oude gegevens. Neem contact op met AvenDATA en laat beoordelen welke legacysystemen in uw IT-landschap kunnen worden uitgeschakeld.