Microsoft Navision archiveren:
data veiligstellen, rapportages behouden en audit-proof voldoen aan de fiscale bewaarplicht
Van klassieke Navision-versies en Dynamics NAV tot complexe ERP-omgevingen met veel maatwerk: wij archiveren Navision-data van alle generaties en brancheoplossingen, van orderverwerking tot de volledige financiële administratie.
De uitdaging
Historische data in Microsoft Navision zijn cruciaal, maar de toegang ertoe wordt in hoog tempo een knelpunt.
Bij ERP-migraties, de overstap naar Business Central of de uitfasering van verouderde infrastructuur staan organisaties steevast voor een dilemma.
Navision-systemen bestaan vaak uit jarenlang gegroeide ERP-structuren met complexe datarelaties. Ze bevatten informatie die nog altijd essentieel is voor juridische, bedrijfseconomische en fiscale doeleinden.
Deze systemen draaiende houden is echter duur en brengt operationele risico’s met zich mee. De IT-omgeving veroudert, licenties lopen af en de benodigde interne kennis verdwijnt uit de organisatie.
Zo komt de toegang tot belangrijke bedrijfsdata in gevaar, terwijl u wel aan de fiscale bewaarplicht moet blijven voldoen. De data moeten immers beschikbaar, analyseerbaar en audit-proof blijven.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met zijn veilige, kostenbesparende archiveringsoplossing voor Navision-systemen.
Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
AvenDATA heeft de archivering van ERP-systemen zoals Microsoft Navision in ruim 17 jaar continu doorontwikkeld en in talloze uitfaseringsprojecten in de praktijk verfijnd.
Dankzij deze aanpak hebben wij vakinhoudelijke vragen, controles door onder meer de Belastingdienst en juridische verzoeken steeds betrouwbaar en traceerbaar kunnen beantwoorden.
Onze zelf ontwikkelde software ViewBox heeft zich bewezen als een betrouwbaar zoeksysteem: stabiel bij controles door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en geschikt voor bedrijfsbrede datatoegang.
Dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze oplossing.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt al jaren wereldwijd ingezet.
Uw Navision-analyses blijven beschikbaar als rapportages
in ViewBox
Wij nemen niet alleen alle data uit uw Navision-systeem over, maar zorgen er ook voor dat u deze gegevens in ViewBox blijvend en traceerbaar kunt raadplegen en gebruiken.
Dit omvat onder meer:
- de reconstructie van relevante rapportages en bedrijfseconomische analyses
- de omzetting van klantspecifieke rapportages, inclusief zelf ontwikkelde objecten, overzichten en lijsten
- de archivering van alle brondocumenten die nodig zijn om rapportages te herleiden, zoals facturen, inkooporders en boekingsstukken
Al voor de projectstart stemmen wij met u af welke rapportages u in de toekomst nodig heeft voor de fiscale bewaarplicht, controles door de Belastingdienst of bedrijfseconomische analyses. Daarbij profiteert u van onze ervaring met talloze Navision-uitfaseringen in uiteenlopende sectoren.
In ViewBox kunt u deze data ook jaren na de uitfasering doorzoeken, analyseren en exporteren, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke Navision-systeem.
Of het nu gaat om een boekenonderzoek door de Belastingdienst, juridische vragen of interne audits: u heeft altijd toegang tot overzichtelijke, filterbare rapportages, zonder Navision-licenties of het onderhoud van verouderde systemen.
Korte doorlooptijd en meetbare ROI,
ook bij complexe Navision-systemen
De uitfasering van een Navision-systeem duurt, afhankelijk van de systeemcomplexiteit, de hoeveelheid data en het maatwerk, doorgaans één tot vijf maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren wij ook grote en sterk aangepaste ERP-systemen efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al Navision-omgevingen met meerdere terabytes aan data, inclusief alle rapportages, maatwerk en documentatie, volledig audit-proof overgezet naar ViewBox.
U profiteert al op korte termijn van aanzienlijke besparingen: op licenties voor Dynamics NAV of Business Central, maar ook op onderhoud, IT-infrastructuur en interne beheercapaciteit.
In de overgrote meerderheid van onze projecten is de investering binnen een jaar terugverdiend (return on investment, ROI).
Navision
systeemanalyse
Elke uitfasering begint met een grondige analyse van uw Navision-omgeving. Deze analyse vormt de basis voor een realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten om uw systeem veilig en audit-proof te archiveren.
Daarbij brengen wij zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten in kaart, onder meer:
- de toegangsmogelijkheden tot het Navision-systeem, bijvoorbeeld via SQL Server, XMLports of een API
- het type, de structuur en de omvang van de database, zoals Microsoft SQL Server of de native Navision-database
- de omvang en relevantie van uw bestaande rapportages, formulieren en maatwerkuitbreidingen
- specifiek maatwerk, zoals zelf ontwikkelde modules en koppelingen met systemen van derden (interfaces)
De resultaten vertalen wij naar een bindende offerte tegen een vaste prijs, met een heldere beschrijving van de scope. Zo heeft u maximale planningszekerheid en weet u vooraf precies waar u aan toe bent, zonder financiële verrassingen.
Projectmatige archivering
van Navision-systemen
Na de analyse start het eigenlijke archiveringsproject. Wij werken efficiënt, gestructureerd en met heldere mijlpalen.
In een kick-offmeeting met uw team stemmen wij alle technische en organisatorische details af. Vanaf dat moment nemen wij u de operationele uitvoering vrijwel volledig uit handen:
- het inrichten van de systeemtoegang, bijvoorbeeld via SQL Server, XMLports of een API
- het veilig exporteren en overzetten van alle relevante data
- het nabouwen van rapportages, boekingsjournaals en maatwerkanalyses
- het audit-proof documenteren van elke processtap
Onze ervaren projectleiders sturen het hele traject aan en zorgen voor een soepel verloop met een minimale belasting van uw eigen teams.
Wij sluiten het project af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen wij samen met u dat alle data volledig en traceerbaar zijn gearchiveerd en dat u aantoonbaar voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Resultaat:
Navision-data volledig gearchiveerd en altijd toegankelijk
Aan het einde van het project staan alle relevante tabellen, brondocumenten en analyses uit uw Navision-systeem veilig in ViewBox.
ViewBox is een intuïtieve webapplicatie waarmee u en bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang houden tot alle gearchiveerde informatie.
Bovendien reconstrueren wij alle relevante standaard- en maatwerkrapportages, inclusief financiële, fiscale en bedrijfseconomische analyses. Zo kunt u aan alle juridische en interne informatiebehoeften blijven voldoen, zonder toegang tot het oude Navision-systeem. Dat zorgt voor continuïteit én bespaart direct licentie- en onderhoudskosten.
Na de acceptatie in ViewBox kan uw oorspronkelijke Navision-systeem definitief worden uitgefaseerd.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap audit-proof vastlegt, met aandacht voor:
- de methode van de dataovername uit Navision
- de structuur van de gearchiveerde data in ViewBox
- de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren wij elke stap van de archivering, van de data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem, volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Zo toont u aan auditors en de Belastingdienst op elk moment aan dat u voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
ViewBox Enterprise:
gearchiveerde gegevens uit legacy-systemen veilig en snel benutten
Met ViewBox Enterprise biedt AvenDATA een krachtig platform voor veilige toegang tot gegevens uit uitgefaseerde ERP- en legacy-systemen. De oplossing combineert moderne zoek- en analysefuncties met hoge prestaties, uitgebreide beveiliging en AI-gestuurde functies.
ViewBox Enterprise zorgt ervoor dat uw gearchiveerde gegevens:
- ook vele jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijven, los van de oorspronkelijke applicatie
- snel en gericht doorzocht, gefilterd en met behulp van AI-functies efficiënt geanalyseerd kunnen worden
- audit-proof en traceerbaar beschikbaar zijn voor interne en externe controles
- door rolgebaseerde autorisaties beschermd zijn tegen onbevoegde toegang
Een bijzonder kenmerk is de geautomatiseerde, regelgebaseerde verwijdering van gegevens. Op basis van wettelijke, contractuele of interne bewaartermijnen kunnen gegevens na afloop van de termijn gecontroleerd, traceerbaar en gedocumenteerd worden verwijderd. Zo ondersteunt ViewBox Enterprise uw organisatie bij het naleven van de AVG en andere compliance-eisen.
Het resultaat: u bewaart historische bedrijfsgegevens zo lang als nodig, en niet langer.
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van één uur bespreken wij uw Navision-systeem, of het nu gaat om een standaardversie, maatwerkuitbreidingen of modules van derden.
Wij laten u live zien hoe u uw Navision-systeem efficiënt uitfaseert en de data langdurig audit-proof toegankelijk houdt, conform de fiscale bewaarplicht. Het gesprek omvat onder andere:
- een afstemming over uw datastructuur, de dataovername en de bestaande rapportages
- een livedemo van ViewBox
- een heldere uitleg over hoe wij rapportages en maatwerkanalyses exact nabouwen
- een realistische inschatting van de benodigde interne capaciteit, de doorlooptijd en de kosten
Transparant vanaf het begin
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculatie. Daarbij staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding altijd centraal.
Boek nu uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over Navision-archivering
persoonlijk en vrijblijvend over Navision-archivering
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.