Legal Hold:
bescherm uw juridisch relevante data
Met de Legal Hold-functie beschermt u specifieke data en documenten gericht tegen verwijdering bij juridische geschillen, audits of interne onderzoeken. De geselecteerde gegevens blijven ongewijzigd beschikbaar. Zo beperkt u uw bedrijfsrisico’s en voldoet uw organisatie aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst, actuele compliance-eisen en internationale standaarden.
Legal Hold en dataverwijdering:
rechtszekerheid en data-integriteit in uitgefaseerde legacy-systemen
Met ViewBox, ons speciaal ontwikkelde zoeksysteem voor uitgefaseerde legacy-systemen, bieden wij organisaties twee centrale functies voor AVG-conform archiefbeheer: Legal Hold en gecontroleerde dataverwijdering.
Beide functies zorgen voor een juridisch zorgvuldige omgang met uw gearchiveerde informatie: van de eerste beveiliging van de data en de naleving van de fiscale bewaarplicht tot een volledig audit-proof verwijdering. Zo beperkt u compliance-risico’s en houdt u grip op uw IT-kosten.
Wettelijke grondslagen
voor Legal Hold
De belangrijkste regels op een rij:
AVG
(art. 17 lid 3: uitzonderingen op het recht op gegevenswissing)
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht organisaties om persoonsgegevens te wissen, tenzij die nodig zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. De Legal Hold-functie zorgt ervoor dat deze specifieke data gericht worden beschermd en audit-proof gearchiveerd blijven, zolang dat wettelijk vereist is.
Burgerlijk Wetboek (BW)
en fiscale bewaarplicht
Op grond van het Burgerlijk Wetboek en de fiscale bewaarplicht bent u verplicht uw administratie, zoals jaarrekeningen, boekhoudstukken en zakelijke correspondentie, in de regel zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar. De Legal Hold-functie voorkomt dat deze data per ongeluk worden gewist. Zo blijven al uw documenten volledig en audit-proof beschikbaar voor een boekenonderzoek of bij juridische geschillen. Daarmee voorkomt u boetes en beperkt u compliance-risico’s.
Sarbanes-Oxley Act
(SOX)
De Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act verplicht ondernemingen met een beursnotering in de Verenigde Staten, inclusief hun buitenlandse dochterondernemingen, om financiële en auditrelevante informatie langdurig en herleidbaar te bewaren. Met Legal Hold voldoet u aan deze eisen, ook voor data uit uitgefaseerde legacy-systemen. De functie beschermt uw relevante data betrouwbaar tegen verwijdering en zorgt ervoor dat ze op elk moment opvraagbaar blijven.
eDiscovery-richtlijnen
(bijvoorbeeld in de VS)
In veel internationale rechtsstelsels, met name in de Verenigde Staten, bent u verplicht om bij onderzoeken of juridische procedures elektronisch bewijsmateriaal in een gestructureerd formaat aan te leveren. Met de Legal Hold-functie van ViewBox bevriest u deze data direct en zolang dat nodig is. Zo voldoet u aan de strenge eisen rond transparantie en bewijslast, beperkt u internationale compliance-risico’s en bespaart u op de kosten en doorlooptijd van complexe eDiscovery-processen.
Dataverwijdering:
veilig, geautomatiseerd en audit-proof
Zodra de wettelijke bewaartermijnen (zoals die van de fiscale bewaarplicht) of uw interne termijnen zijn verstreken, verwijdert ViewBox uw gearchiveerde data volledig gecontroleerd. Dit proces is eenvoudig te automatiseren en wordt tot in detail vastgelegd, zodat u aantoonbaar compliant bent. Zo bespaart u op onnodige opslagkosten en beperkt u compliance-risico’s, zonder in te leveren op controle.
De kernvoordelen van de
verwijderfunctie
- Automatisering
U stelt de verwijderprocessen zo in dat ze automatisch starten zodra de bewaartermijn verstreken is. Dat bespaart tijd, beperkt handmatig werk tot een minimum en verkleint het risico op menselijke fouten aanzienlijk.
- Audit-proof
Elke verwijderactie wordt volledig vastgelegd, van het selecteren van de data tot de definitieve bevestigingsmelding. Zo toont u bij een audit, bijvoorbeeld door de Belastingdienst, eenduidig aan dat u aan uw wettelijke verplichtingen voldoet.
- Aantoonbare compliance
ViewBox helpt uw organisatie om complexe, branchespecifieke regels rond dataretentie in de praktijk toe te passen. Zo beperkt u compliance-risico’s en voorkomt u boetes en reputatieschade door overtreding van privacy- en bewaarplichten.
Wettelijke kaders
voor dataverwijdering
AVG
(art. 17: recht op vergetelheid)
Zodra persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel, bent u wettelijk verplicht ze te verwijderen. Met ViewBox voert u deze verwijderplicht veilig en herleidbaar uit, ook in complexe legacy-systemen. Zo verlaagt u uw compliance-risico’s zonder in te leveren op overzicht.
UAVG
en fiscale bewaarplicht
Naast de Uitvoeringswet AVG (UAVG) is de fiscale bewaarplicht bepalend voor uw dataretentie. ViewBox legt de uiteindelijke verwijdering van data uit afgesloten of uitgefaseerde IT-systemen volledig audit-proof vast. Zo voorkomt u boetes en bespaart u op onnodige opslagkosten.
ISO
27001
Deze internationale norm voor informatiebeveiliging vraagt om duidelijke processen voor dataverwijdering, zodat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens geborgd zijn. Met ViewBox past u deze eisen audit-proof toe op al uw archiefdata. Zo beperkt u beveiligingsrisico’s en houdt u altijd de regie.
Branchespecifieke richtlijnen
(bijvoorbeeld financiële sector, zorg, energie)
In gereguleerde sectoren gelden strenge eisen voor het bewaren en vernietigen van data, zoals de toezichtregels van DNB en AFM in de financiële sector of de bewaartermijnen voor medische dossiers in de zorg. Met ViewBox automatiseert en structureert u de naleving van deze specifieke regelgeving, ook voor uw uitgefaseerde legacy-systemen. Zo blijft u compliant, voorkomt u boetes en bespaart u op onnodige opslag.
Conclusie
Met de functies Legal Hold en gecontroleerde dataverwijdering biedt ViewBox een complete oplossing voor het juridisch zorgvuldig en audit-proof beheren van archiefdata uit uitgefaseerde legacy-systemen. U voldoet daarmee niet alleen aan wettelijke eisen zoals de fiscale bewaarplicht, maar houdt ook zelf de regie: u beperkt compliance-risico’s, bespaart structureel op overbodige opslagkosten en bewaakt de integriteit van uw data. Zo versterkt u uw IT- en compliancebasis op een efficiënte, praktische manier.
Snel antwoord op uw vragen:
persoonlijk en vrijblijvend over Legal Hold en dataverwijdering
persoonlijk en vrijblijvend over Legal Hold en dataverwijdering
Hartelijk dank
Bedankt voor uw aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.