Hoe archiveert u legacy systemen audit-proof bij fusies?

Emanuel Böminghaus, Expert in legacy systemen, Algemeen directeur AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Expert in legacy systemen,
Algemeen directeur AvenDATA

Fusies, overnames en carve-outs brengen niet alleen strategische en financiële uitdagingen met zich mee, maar hebben ook een enorme impact op uw IT-landschap. Vaak botsen totaal verschillende systeemwerelden op elkaar: uiteenlopende ERP-platformen, in-house ontwikkelde tools, verouderde branche-oplossingen en historisch gegroeide databases.

Het gevolg? Een versnipperd landschap van legacy systemen die u vanwege de fiscale bewaarplicht in de lucht moet houden, maar die technisch absoluut niet meer in de nieuwe IT-infrastructuur passen. Wie deze systemen niet gestructureerd uitfaseert, jaagt de organisatie op onnodige IT-kosten en creëert aanzienlijke compliance-risico’s bij een controle door de Belastingdienst. Professionele archivering is in deze situaties dé sleutel tot een efficiënte en audit-proof transitie, ongeacht of het om een volledige overname of een gerichte carve-out gaat.

M&A-transacties en carve-outs zorgen voor IT-complexiteit

In de praktijk van een M&A-transactie of carve-out worden vaak complete bedrijven, business units of productlijnen afgestoten inclusief de bijbehorende IT-systemen. Dit betekent concreet dat legacy systemen met soms decennia oude architecturen in de lucht gehouden, gecontroleerd en geëvalueerd moeten worden. Ongeacht of deze op de lange termijn behouden blijven of worden uitgefaseerd.

Zeker bij carve-outs ontstaat er vaak enorme tijdsdruk. Koper en verkoper moeten in hoog tempo afspraken maken over de omgang met historische data en legacy applicaties, zowel op technisch als juridisch vlak. Zonder een glasheldere archiveringsstrategie dreigt permanent dataverlies, ontstaan er toegangsconflicten of blijven verantwoordelijkheden onduidelijk.

De risico's van een uitfasering zonder archivering

Wie een legacy systeem na een carve-out of overname simpelweg ‘uitzet’ zonder de data eerst gestructureerd te archiveren, loopt een acuut compliance-risico en overtreedt vrijwel zeker de wet. Bijzonder relevant zijn hierbij:

De strikte fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst (en internationale kaders zoals IFRS)
Privacywetgeving (AVG/GDPR) rondom de beschikbaarheid, integriteit en correcte verwijdering van persoonsgegevens
Verantwoordingsplichten richting accountants en toezichthouders
Technische risico’s en security-lekken door onbeheerde en onveilige legacy systemen

Een veelgemaakte, dure fout is volledig vertrouwen op standaard database-back-ups of het handmatig veiligstellen van losse systeemcomponenten. Hierbij wordt zelden vooraf gecontroleerd of de data jaren later nog daadwerkelijk analyseerbaar, interpreteerbaar en volledig audit-proof op te vragen is bij een eventuele controle.

Archivering als oplossing voor legacy systemen na een carve-out

Met een professionele archiveringsoplossing kunt u legacy systemen volledig en audit-proof uitfaseren, zónder dat u de toegang tot uw historische data verliest. Alle relevante informatie wordt efficiënt geëxtraheerd, geconsolideerd en veilig ondergebracht in een afgeschermde archiefomgeving.

Dit is absoluut cruciaal bij carve-outs waarbij de IT-verantwoordelijkheid overgaat naar een nieuwe eigenaar. De koper krijgt direct toegang tot alle benodigde data, zonder het dure legacy systeem in de lucht te hoeven houden. De verkoper kan op zijn beurt keihard aantonen dat aan alle verplichtingen is voldaan en dat de legacy systemen correct en risicovrij zijn overgedragen.

Juridische zekerheid voor koper en verkoper

Ook vanuit een compliance-perspectief biedt de archivering van legacy systemen tijdens M&A-trajecten en carve-outs doorslaggevende voordelen. Kopers ontvangen een goed gedocumenteerd, gestructureerd archief waarmee zij moeiteloos voldoen aan de regelgeving, in het bijzonder de strikte fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Verkopers dekken zich door een vakkundige archivering proactief in tegen latere informatieverzoeken, compliance-claims of juridische geschillen.

Een gearchiveerd legacy systeem kan bovendien expliciet worden vastgelegd in het carve-out contract. Dit stelt u bijvoorbeeld in staat om zeer specifieke datasets in een audit-proof format over te dragen, zónder dat u de koper toegang hoeft te verlenen tot uw oorspronkelijke, bredere bronsysteem. Dit sluit onnodige veiligheidsrisico’s uit en zorgt voor een loepzuivere scheiding van data.

Conclusie: Archivering is onmisbaar in elke IT-strategie bij M&A en carve-outs

Wie bij een fusie, overname of carve-out praat over IT-integratie, mag data-archivering simpelweg niet negeren. Alleen door legacy systemen gestructureerd uit te faseren, minimaliseert u compliance-risico’s, voldoet u feilloos aan de fiscale bewaarplicht en verlaagt u de IT-complexiteit inclusief de bijbehorende operationele kosten structureel.

Archivering is geen administratieve rompslomp achteraf, maar een cruciale strategische stap om ‘oud’ en ‘nieuw’ op een audit-proof manier van elkaar te scheiden. Dit biedt maximale juridische zekerheid voor koper, verkoper én alle andere stakeholders.

Daarom geldt: Wilt u tijdens een fusie, overname of carve-out efficiënt en audit-proof afrekenen met legacy systemen? Schakel dan tijdig professionele expertise in. AvenDATA heeft ruim 17 jaar internationale ervaring met de archivering van complexe IT-landschappen, dwars door alle sectoren heen. Wij hanteren de allerhoogste standaarden voor juridische compliance, transparantie en traceerbaarheid, zodat u altijd bent voorbereid op een controle door de Belastingdienst. Met onze gespecialiseerde oplossing helpen wij organisaties om applicaties veilig en gestructureerd uit te faseren, terwijl we garanderen dat u permanent en direct toegang houdt tot al uw relevante data.

Plant u de archivering van een legacy systeem?