SAP HCM archiveren
Data veiligstellen, rapportages behouden, compliance borgen met AvenDATA
Wij archiveren SAP HCM-data na het verlopen van de reguliere support in 2027 en
als onderdeel van de migratie naar SuccessFactors
als onderdeel van de migratie naar SuccessFactors
De Uitdaging
SAP HCM-data moet behouden blijven, maar het oorspronkelijke SAP-systeem is binnenkort niet meer toegankelijk.
Met het naderende end-of-support in 2027 en de overstap naar SuccessFactors staan organisaties steevast voor een dilemma: de HR- en salarisdata van het betreffende bedrijfsonderdeel moet om juridische en bedrijfseconomische redenen en specifiek voor de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst jarenlang traceerbaar bewaard blijven. Tegelijkertijd veroorzaakt het in de lucht houden van het legacy SAP HCM-systeem aanzienlijke, doorlopende kosten voor infrastructuur, licenties, support en schaarse interne resources.
Precies hier maakt AvenDATA het verschil met haar archiveringsoplossing voor SAP HCM.
Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring
De archivering van SAP HCM-data is door AvenDATA op basis van harde
praktijkervaring continu doorontwikkeld. In ruim 17 jaar tijd hebben we talloze
SAP-systeemuitfaseringen en HCM-migraties technisch en procesmatig in goede
banen geleid. Van de uiterst precieze data-extractie tot de 100% audit-proof archivering.
Onze in-house ontwikkelde softwareoplossing ViewBox heeft zich in deze periode
ruimschoots bewezen als een geavanceerd zoeksysteem: rotsvast bij controles
door de Belastingdienst, intuïtief in gebruik en wereldwijd inzetbaar.
Dat ViewBox inmiddels door meer dan 50% van alle DAX-genoteerde ondernemingen
wordt gebruikt, is het ultieme bewijs van de stabiliteit, flexibiliteit en in de
praktijk bewezen betrouwbaarheid op het allerhoogste bedrijfsniveau.
Uw SAP HCM-analyses blijven behouden
ook na het end-of-support
We archiveren niet alleen de SAP HCM-data. We borgen ook de bedrijfseconomische
logica en rapportagefunctionaliteit van uw HR- en salarisprocessen.
Met ViewBox blijft uw HCM-relevante data ook na de uitfasering van het
systeem volledig bruikbaar en traceerbaar. Concreet betekent dit:
- Relevante standaard SAP HCM-rapportages en maatwerk (incl. Z-rapporten) blijven gebruiken
- Salarisstroken, HR-stamgegevens en urenregistraties inzien
- Rapportages filteren, analyseren en exporteren. Geheel zonder SAP-toegang
Al in de voorbereiding van het archiveringsproject stemmen we met u af welke
rapportages u in de toekomst nodig heeft voor fiscale doeleinden, controles door de
Belastingdienst of interne HR-controlling-processen.
In ViewBox blijven deze data en analyses ook jaren na het
end-of-support tot uw beschikking, onafhankelijk van het oorspronkelijke SAP HCM-systeem.
Of het nu gaat om de fiscale bewaarplicht, juridische vragen of interne audits: u
heeft op elk moment toegang tot helder gestructureerde, filterbare rapportages, geheel zonder
SAP-licenties of legacy-systemen.
Korte projectduur & meetbare ROI
ook bij complexe SAP HCM-systemen
De archivering van SAP HCM-data duurt in de regel 1 tot 6 maanden.
Afhankelijk van het datavolume en de systeemstructuur. Dankzij onze
gestandaardiseerde methodiek zijn we in staat om ook zeer grote en
complexe HCM-landschappen efficiënt te archiveren.
Voorbeeld: in eerdere projecten hebben we SAP-systemen met ruim 30
terabyte datavolume succesvol veiliggesteld, inclusief alle HR-rapportages,
Z-rapporten en 100% audit-proof documentatie.
Dankzij onze beproefde projectmethodiek realiseren onze klanten al
op korte termijn aanzienlijke besparingen, in het bijzonder op
licentiekosten voor SAP HCM, databases, besturingssystemen en
de benodigde IT-infrastructuur.
SAP HCM
Systeemanalyse
Alles begint met een gestructureerde analyse van het huidige SAP
HCM-systeem, specifiek gericht op de relevante data. Deze analyse
is cruciaal voor de projectplanning en biedt u
maximale transparantie qua doorlooptijd, benodigde inzet en
kosten.
Hierbij analyseren we onder meer:
- De huidige toegangsmogelijkheden tot het SAP HCM-systeem
- Het type, de structuur en de omvang van de HCM-database
- Het volume en de relevantie van de aanwezige HR- en salarisrapportages
- Specifiek maatwerk, zoals klantspecifieke Z-rapporten, interfaces (systeemkoppelingen) of customizing
- De organisatorische afbakening: archivering en scheiding kan zowel op mandant- als op organisatie-eenheidniveau. Volledig afhankelijk van hoe het HCM- systeem in de organisatie werd gebruikt
Het resultaat is een transparant fixed-price voorstel met een glasheldere
scopebeschrijving voor uw maximale plannings- en
besluitvormingszekerheid tijdens de archivering van SAP
HCM.
SAP HCM Archiveringsproject
efficiënt & compliant
Na een succesvolle analyse start het daadwerkelijke
archiveringsproject. Met een kick-off-meeting, waarin alle
technische en organisatorische details worden afgestemd. Vanaf
dat moment nemen wij de operationele uitvoering van u over:
- De inrichting van de toegang tot het SAP HCM-systeem
- De veilige export van de relevante HCM-data
- De reconstructie van HR-rapportages, Z-rapporten en specifieke maatwerk-analyses
- De 100% audit-proof documentatie van alle processtappen
- De uitvoering van gestructureerde test- en acceptatiefases
Onze ervaren projectmanagers zorgen daarbij voor een
vlekkeloze doorloop. Met een minimale belasting van de interne
resources aan uw kant.
Resultaat:
SAP HCM-data volledig gearchiveerd en altijd
toegankelijk
Aan het einde van het project zijn alle relevante tabellen,
documenten en HR-rapportages volledig in ViewBox veiliggesteld.
U profiteert direct van:
- Volledige zoekfunctionaliteit, ook zonder SAP-systeem
- Toegang voor bevoegde interne en externe controleurs
- Traceerbaarheid van alle rapportages incl. bedrijfslogica
- 100% audit-proof documentatie van alle projectfases
Bovendien leggen we alle afzonderlijke stappen van de archivering
100% audit-proof vast in ons Jira-ticketsysteem: van data-export tot
aan de finale acceptatie en eventuele latere vernietiging van het
bronsysteem.
Naadloze integratie van
ADK-archiefbestanden
Als in uw SAP HCM-systeem al ADK-archiefbestanden worden gebruikt, migreren we deze vanzelfsprekend naadloos mee. Zo blijft ook reeds gearchiveerde data direct toegankelijk en 100% audit-proof beschikbaar.
ViewBox de intelligente archiefoplossing
voor uw SAP HCM-data
ViewBox is een webbased zoeksysteem, dat speciaal voor
data uit legacy-systemen, waaronder SAP HCM-data, is ontwikkeld. De
focus ligt hierbij op compliance, gebruiksvriendelijkheid en datalogica.
Uw voordelen:
- 100% audit-proof toegang tot alle gearchiveerde SAP HCM-data
- Heldere en filterbare HR-rapportages
- Gegarandeerde naleving van de fiscale bewaarplicht
- Geautomatiseerde datavernietiging na afloop van bewaartermijnen (conform AVG & fiscale bewaarplicht)
- Gecertificeerde cloud-infrastructuur & periodieke security-tests
Of het nu gaat om een controle door de Belastingdienst, interne audits of HR-controlling:
met ViewBox blijft uw SAP HCM-data begrijpelijk,
traceerbaar en op elk moment beschikbaar.
Klaar voor de
volgende stap?
Laten we uw SAP HCM tijdens een expertgesprek van één uur
samen bespreken, met een specifieke focus op
archiveringsrelevante HR-data.
Tijdens dit gesprek krijgt u:
- Een gerichte afstemming over datastructuur, datamigratie en rapportages
- Een live-demo van onze oplossing ViewBox
- Een toelichting op hoe we HCM-rapportages (bijv. PA, PY, PT, OM, TM, urenregistratie) exact reconstrueren
- Een betrouwbare inschatting van de benodigde inzet, doorlooptijd en kosten
Transparantie vanaf het begin:
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op heldere fixed-price afspraken,, gegarandeerd
zonder nacalculatie. En: kwaliteit, betrouwbaarheid en een ijzersterke
prijs-kwaliteitverhoudingstaan bij ons centraal.
Our project proposals are based on clearly defined fixed prices, with no hidden costs or renegotiations. We prioritise quality, reliability and fair value for money.
Boek nu een afspraak voor uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Snel antwoord op uw vragen –
persoonlijk & vrijblijvend over
SAP HCM-archivering
persoonlijk & vrijblijvend over
SAP HCM-archivering
Thank you
Thank you for your inquiry.
We will contact you shortly.
We will contact you shortly.