SAP uitfaseren zonder SAP ILM.
Uw data behouden, doorgronden en benutten met AvenDATA.

Van R/3 en ECC 6.0 tot HANA: wij archiveren uw SAP-legacy systemen, van de Bank Analyzer tot de IS-U-module, dwars door alle generaties en brancheoplossingen heen. Volledig audit-proof voor de Belastingdienst, uiterst performant en gegarandeerd zónder SAP ILM. Zo bespaart u aanzienlijk op licentiekosten en voldoet u risicovrij aan de fiscale bewaarplicht.

De Uitdaging

Veel organisaties kampen met SAP-legacy systemen die operationeel overbodig zijn, maar wel hoge kosten blijven veroorzaken. De reden is simpel: vanwege de wettelijke en fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst mogen deze systemen niet zomaar worden uitgeschakeld.
SAP ILM (Information Lifecycle Management) is de standaardoplossing van SAP voor data-archivering en regelgebaseerde gegevensverwijdering. De implementatie hiervan levert echter flinke uitdagingen op. De oplossing is diep geworteld in het SAP-landschap, vereist een actief bronsysteem en is vrijwel onbruikbaar zonder zwaar en kostbaar maatwerk.
Typische knelpunten bij SAP ILM en legacy systemen:
Complex maatwerk: SAP ILM vereist een individuele configuratie. Tabellen, archiefobjecten, verwijderingsregels en autorisaties moeten handmatig en tijdrovend worden aangepast.
Hoge implementatielast: De introductie duurt vaak maanden en slokt schaarse interne en externe resources op.
Doorlopende licentie- en onderhoudskosten: Zelfs na de uitfasering blijft u vastzitten aan hoge, doorlopende SAP-specifieke kosten.
Verouderde infrastructuur: Oude hardware en verouderde SAP-versies jagen de operationele kosten omhoog en vormen een aanzienlijk compliancerisico.
Gebrek aan flexibiliteit: ILM is star gekoppeld aan het SAP-systeem; archivering buiten deze SAP-context is nagenoeg onmogelijk.
AvenDATA biedt een sneller, voordeliger en beter alternatief: een volledig webgebaseerde oplossing zonder langdurig maatwerk. Deze is direct inzetbaar voor de 100% audit-proof archivering van uw SAP-data, onafhankelijk van uw huidige SAP-systeem. Dit verlaagt uw IT-kosten aanzienlijk en minimaliseert elk compliancerisico.

Bewezen alternatief voor SAP ILM
 gebouwd op ruim 17 jaar projectervaring

Al ruim 17 jaar perfectioneert AvenDATA de archivering van historische SAP-data als een pragmatisch en 100% audit-proof alternatief voor SAP ILM. Tijdens honderden succesvolle projecten is onze oplossing continu aangescherpt. Het resultaat? U dekt moeiteloos alle complexe eisen af van uw interne afdelingen, juridische vraagstukken en audits door de Belastingdienst (fiscale bewaarplicht).
De kern van dit succes is ons ViewBox-zoeksysteem, dat zich in de praktijk ruimschoots heeft bewezen zowel bij dagelijkse bedrijfsbrede toegang tot data als tijdens de strengste controles. ViewBox vervangt logge, complexe SAP ILM-structuren door een overzichtelijke webinterface. Het systeem is uiterst gebruiksvriendelijk, performant en garandeert dat u altijd volledig in control en compliant bent.
Dat ViewBox inmiddels door ruim 50% van de DAX-genoteerde ondernemingen wordt gebruikt, is het ultieme bewijs van de stabiliteit, flexibiliteit en betrouwbaarheid op het allerhoogste niveau. Of het nu in Europa, Azië of Noord-Amerika is: onze oplossing is wereldwijd operationeel en helpt organisaties succesvol om IT-kosten te verlagen en compliancerisico’s te minimaliseren.

Uw SAP-rapportages leven voort als interactieve reports
in de ViewBox

Zelfs na de definitieve uitfasering van uw SAP-systeem blijven uw analyses dynamisch, traceerbaar en altijd toegankelijk. AvenDATA migreert niet alleen alle relevante data, maar garandeert ook dat u deze permanent kunt blijven benutten via onze webgebaseerde oplossing ViewBox. Volledig zónder SAP ILM, wat een aanzienlijke kostenbesparing oplevert.
Onze dienstverlening in één oogopslag:
  • Exacte reproductie van essentiële SAP-standaardrapporten en bedrijfseconomische analyses
  • Implementatie van individuele rapportages, inclusief klantspecifiek maatwerk zoals Z-rapporten
  • Archivering van alle onderliggende brondocumenten zoals facturen, boekingsstukken en orders voor een 100% audit-proof traceerbaarheid
Al ver voor de kick-off bepalen we samen welke rapporten in de toekomst cruciaal zijn voor de Belastingdienst, uw fiscale bewaarplicht en interne analyses. Onze jarenlange expertise met SAP-uitfaseringen in uiteenlopende sectoren zorgt daarbij voor een vlekkeloze en risicovrije implementatie.
Binnen de ViewBox blijven deze reports nog jarenlang beschikbaar voor zoekopdrachten, analyses of controles. Volledig onafhankelijk van uw oorspronkelijke legacy systeem, en vooral zónder dure, doorlopende SAP-licenties.
Of het nu gaat om een audit van de Belastingdienst, een interne controle of een juridisch verzoek: met de ViewBox behoudt u de volledige controle. 100% audit-proof. Snel filterbaar. Altijd beschikbaar.

Snelle projectdoorloop & meetbare ROI
zelfs bij complexe
SAP-systemen

De uitfasering van een SAP-systeem duurt, afhankelijk van de systeemcomplexiteit en het datavolume, doorgaans 1 tot 6 maanden. Dankzij onze kraakheldere, gestandaardiseerde projectmethodiek archiveren wij ook grootschalige SAP-landschappen uiterst efficiënt en veilig.
Zo hebben we al SAP-legacy systemen met meer dan 30 terabyte aan data inclusief standaardrapportages, Z-rapporten en de volledige archivering van brondocumenten succesvol en audit-proof naar onze archiefoplossing gemigreerd.
Onze klanten profiteren direct van aanzienlijke kostenbesparingen, in het bijzonder op:
  • Dure SAP- en ECM-licenties
  • Databases en besturingssystemen
  • Onderhouds- en infrastructuurkosten
  • Interne uren en personeelsinzet
Bij de meerderheid van onze projecten ligt de Return on Investment (ROI) onder de 12 maanden. Dit realiseren we door operationele kosten drastisch te verlagen en onnodige systeembelasting te elimineren, terwijl u probleemloos en risicovrij blijft voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

SAP
 Systeemanalyse

Elke succesvolle uitfasering van een SAP-systeem begint met een grondige systeemanalyse. Dit is de absolute basis om de looptijd en de kosten voor het archiveren van uw SAP legacy-systemen exact te bepalen.
Hiervoor brengen we zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten scherp in kaart. Denk hierbij onder andere aan:
  • De huidige toegangsmogelijkheden tot het SAP-systeem
  • Het type, de structuur en de omvang van de database
  • De scope en relevantie van bestaande SAP-rapportages essentieel voor de Belastingdienst en uw fiscale bewaarplicht
  • Maatwerk en klantspecifieke inrichting, zoals Z-rapporten of interfaces
De uitkomsten van deze analyse vertalen we direct naar een heldere offerte met een vaste prijs. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent, sluit u financiële risico’s uit en heeft u maximale planningszekerheid voor uw besluitvorming.

SAP
 Projectarchivering

Zodra de systeemanalyse is afgerond, start de daadwerkelijke archivering. We pakken dit gestructureerd en efficiënt aan, met glasheldere mijlpalen.
Tijdens een gezamenlijke startbijeenkomst bepalen we met uw team de organisatorische en technische kaders. Vanaf dat moment nemen wij u het zware werk uit handen. Wij verzorgen onder andere:
  • Het inrichten van de benodigde systeemtoegang
  • De export en veilige migratie van alle relevante data
  • De exacte reconstructie van cruciale SAP rapportages en Z rapportages
  • De gedetailleerde documentatie voor een volledig controleerbaar archief, perfect in lijn met uw fiscale bewaarplicht
Afhankelijk van de complexiteit neemt de uitfasering één tot zes maanden in beslag. Onze ervaren projectmanagers begeleiden u van begin tot eind. Zij garanderen een vlekkeloos proces, waarbij de belasting van uw eigen IT teams en financiële afdeling tot een absoluut minimum wordt beperkt.
We ronden het traject gezamenlijk af met een gestructureerde testfase en acceptatiefase. Zo borgen we dat al uw data volledig, correct en klaar voor controle is gearchiveerd voor de Belastingdienst en uw accountantscontroles.

SAP
 Resultaat van de archivering

Na afronding van het project zijn alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit uw applicatie van SAP veilig gemigreerd naar ViewBox, een softwareoplossing die wij in eigen beheer hebben ontwikkeld.
ViewBox is een webgebaseerd zoeksysteem. Het biedt u en geautoriseerde instanties ook jaren na de uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang tot alle gearchiveerde informatie.
Een grote meerwaarde is dat we alle belangrijke standaardrapportages en maatwerkrapporten (zoals rapportages van het type Z) reconstrueren. Hierdoor kunt u vakinhoudelijke, fiscale of juridische analyses probleemloos blijven uitvoeren, geheel zonder dure licenties voor SAP. Dit levert direct een aanzienlijke kostenbesparing op.
Na een succesvolle implementatie en acceptatie van ViewBox kan de oorspronkelijke omgeving van SAP definitief en risicoloos worden uitgezet.
Bij de oplevering ontvangt u uitgebreide projectdocumentatie en procesdocumentatie. Deze maakt alle stappen inzichtelijk en toont exact aan dat u voldoet aan uw fiscale bewaarplicht, met specifieke aandacht voor:
  • De methode voor de export van data
  • De structuur van de gearchiveerde content
  • De uitgevoerde testfase en acceptatiefase
Daarnaast leggen we elke individuele stap van de archivering volledig controleerbaar vast in ons ticketsysteem van Jira. Van de initiële export van data tot de finale acceptatie en de eventuele latere verwijdering van het bronsysteem. Zo is de gehele archiveringsprocedure voor auditors en de Belastingdienst op elk moment honderd procent transparant en traceerbaar.
Integratie van ADK-archiefbestanden
en DART-extracten
Naast de volledige uitfasering en archivering van uw SAP-systeem, borgen we vanzelfsprekend ook de naadloze overname van uw bestaande archieven:
  • ADK-archiefbestanden: Reeds gearchiveerde data in de vorm van ADK-bestanden worden door ons veilig geïntegreerd en blijven ononderbroken toegankelijk.
  • DART-data-extracten: Onze oplossing ondersteunt de volledige verwerking van DART-extracten. Zo garanderen we dat fiscaal relevante rapportages voor de Belastingdienst ook na de SAP-afschakeling probleemloos beschikbaar blijven, en u risicovrij blijft voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Gearchiveerde data van SAP intelligent inzetten met ViewBox
Het zoeksysteem en de software van AvenDATA
Met ViewBox biedt AvenDATA een krachtig webgebaseerd zoeksysteem. Dit is specifiek ontwikkeld voor de ontsluiting van data uit uitgefaseerde applicaties van SAP en andere legacy systemen.
Via een intuïtieve interface in uw browser kunt u gearchiveerde informatie snel vinden, gestructureerd analyseren en gericht delen. Dit werkt volledig onafhankelijk van uw oorspronkelijke omgeving van SAP of het systeem van SAP ILM. Dit elimineert overbodige licentiekosten en verlaagt uw operationele uitgaven aanzienlijk.
Uw belangrijkste voordelen met ViewBox:
  • Ook jaren na de uitfasering een heldere en directe toegang tot uw gearchiveerde data
  • Audit proof zoekfuncties voor controles door de Belastingdienst en uw eigen accountants
  • Gestructureerd beheer van data als ijzersterk fundament tijdens audits en juridische vraagstukken rondom uw fiscale bewaarplicht
Een unieke meerwaarde van ViewBox is de automatische verwijdering van data op basis van vooraf ingestelde regels. Zodra uw wettelijke of interne bewaartermijnen verlopen, wist het systeem de oude bestanden volledig geautomatiseerd. Dit gebeurt honderd procent conform de strenge wetgeving van de AVG en kost u geen enkele handmatige inspanning. U bespaart tijd en sluit risico op datalekken proactief uit.
De software zelf en de onderliggende infrastructuur in de cloud beschikken over een reeks zware certificeringen. Om de maximale beschikbaarheid en de ultieme bescherming van uw gevoelige bedrijfsdata te garanderen, laten wij onze oplossingen doorlopend en onafhankelijk testen op veiligheid en functionaliteit.
The software itself and the underlying cloud infrastructure are certified multiple times and are regularly subjected to independent security and functionality testing, ensuring maximum availability and protection of your sensitive business data.
Ontdek softwareoplossing ViewBox ...
Klaar voor de
volgende stap?
Tijdens een kosteloos adviesgesprek van een uur analyseren we samen het systeem van SAP binnen uw organisatie (of u nu werkt met ECC, S/4HANA of R/3). Wij laten u live zien hoe u de omgeving efficiënt kunt uitfaseren. Zo blijven uw data permanent beschikbaar en bruikbaar, geheel zonder het gebruik van ILM.
AvenDATA offers a powerful alternative to SAP ILM easier to operate, clearly predictable in effort and independent of the SAP license model. Session agenda:
  • Gezamenlijke afstemming over de structuur van uw data, de migratie en de benodigde rapportages voor de Belastingdienst en uw fiscale bewaarplicht
  • Een live demonstratie van ViewBox, onze oplossing voor archivering en onderzoek
  • Inzicht in de exacte reconstructie van belangrijke rapportages van SAP (zoals FI, CO, MM en SD)
  • Een betrouwbare indicatie van de benodigde inzet, de looptijd van het traject en de totale kosten
Transparantie vanaf het begin:

Onze offertes zijn uitsluitend gebaseerd op heldere vaste prijzen, absoluut zonder verborgen kosten of onverwachte nacalculaties achteraf. Bovendien staan kwaliteit, betrouwbaarheid en een ijzersterke balans tussen prijs en prestatie, bij ons altijd op de eerste plaats.

Our proposals are based on clearly defined fixed prices, with no hidden costs and no renegotiations. Quality, reliability and fair value for money come first.
Plan nu direct een afspraak in voor uw persoonlijke adviesgesprek. Dit is kosteloos, vrijblijvend en geeft u een glashelder inzicht in uw alternatief voor ILM.
Plan uw expertgesprek & demo ...
Snel antwoord op uw vragen –
 persoonlijk & vrijblijvend over
alternatief voor SAP ILM

Thank you

Thank you for your inquiry.
We will contact you shortly.