IT-migratie dwingt tot
archivering. Wij nemen uw legacy
ticketsysteem uit handen.
Met AvenDATA: Serviceprocessen borgen en blijvend audit-proof traceerbaar houden.

Von R/3 über ECC 6.0 bis HANA – wir archivieren SAP-Systeme aller
Generationen und Branchenlösungen – vom Bank Analyzer bis zum IS-U-Modul.

De uitdaging
bij legacy ticketsystemen

Veel organisaties staan voor de complexe taak om verouderde ticketsystemen zoals Jira, SAP Solution Manager, OTRS of ServiceNow definitief uit te faseren. Vaak gebeurt dit in het kader van cloud-migraties, software-consolidaties of ITSM-reorganisaties. Maar simpelweg de stekker eruit trekken is geen optie: service-tickets, change requests, incident-logboeken en autorisatietrajecten vallen namelijk onder een strenge bewaarplicht, zowel intern als richting externe auditors.
Typische knelpunten bij verouderde ticketoplossingen:
  • Hoge operationele kosten: Onderhoud, serverinfrastructuur en doorlopende licentiekosten slokken onnodig veel IT-budget op.
  • Technische ballast: Legacy systemen vormen een aanzienlijk veiligheidsrisico en maken noodzakelijke updates steeds complexer.
  • Verspilling van resources: Uw IT- en supportteams verliezen kostbare tijd aan het in de lucht houden en beheren van oude applicaties.
  • Audit- en compliance-risico’s: Tickets bevatten vaak cruciale systeeminformatie die verplicht toegankelijk moet blijven voor bedrijfscontroles of de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
  • Dataprivacy (AVG): Het aantoonbaar en AVG-conform bewaren én tijdig wissen van persoonsgegevens is in verouderde systemen vaak technisch onhaalbaar.
AvenDATA biedt dé oplossing: met onze webbased archiveringssoftware ViewBox migreren we uw ticketdata uit systemen als Jira, SAP Solution Manager, OTRS, Remedy of Freshservice naar een 100% veilig en gecentraliseerd archief. Uw historische data blijft volledig doorzoekbaar en audit-proof opgeslagen, en u kunt uw oorspronkelijke ticketsysteem met een gerust hart definitief uitschakelen.

Bewezen archiveringsoplossing
Gebouwd op ruim 17 jaar projectervaring met ticketsystemen en ITSM-platformen

De archivering van legacy ticketsystemen is door AvenDATA door de jaren heen continu geoptimaliseerd en wereldwijd in talloze enterprise-projecten in de praktijk bewezen. Onze gestructureerde aanpak biedt direct houvast bij de meest complexe vraagstukken: van een feilloze voorbereiding op IT-audits tot het juridisch en fiscaal borgen van uw historische serviceprocessen.
De spil hierin is onze software ViewBox, een krachtig zoeksysteem voor archiefdata uit definitief uitgefaseerde systemen zoals Jira Service Management, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow of BMC Remedy.
ViewBox garandeert dat zowel uw interne afdelingen (zoals IT, Compliance en Legal) als externe auditors en toezichthouders razendsnel en 100% audit-proof toegang hebben tot de vereiste informatie.
Talloze multinationals waaronder de helft van alle DAX-bedrijven vertrouwen inmiddels op onze expertise. ViewBox draait vandaag de dag uiterst stabiel, veilig en flexibel schaalbaar bij organisaties van elke omvang, met succesvolle implementaties verspreid over Europa, Noord-Amerika en Azië.

Uw gearchiveerde tickets veilig en audit-proof toegankelijk
in ViewBox

Zelfs na de definitieve uitfasering van uw ticketsysteem (zoals Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow of BMC Remedy) blijft al uw ticketdata intact en beschikbaar. Wij migreren alle relevante records uit uw incident-, problem-, change- of service-request-processen. Deze archiveren we 100% audit-proof en voorzien we desgewenst van een digitale handtekening als onomstotelijk bewijs een cruciale stap voor uw compliance en de fiscale bewaarplicht.
Onze services op een rij:
  • Archivering van alle relevante ticketdata, inclusief statusgeschiedenis, timestamps en bijlagen
  • Audit-proof opslag met optionele digitale handtekening
  • Optioneel: Genereren van maatwerkrapportages en analyses op basis van de archiefdata
Al vóór de kick-off stemmen we haarfijn met u af welke specifieke data we overzetten (zoals tickettypes, workflow-historie of bijbehorende bestanden). Tegelijk bepalen we of er speciale rapportages vereist zijn voor bijvoorbeeld IT-audits, controles door de Belastingdienst of juridische doeleinden.
Binnen ViewBox blijven deze tickets, zelfs jaren na de uitfasering, razendsnel doorzoekbaar, traceerbaar en volledig gedocumenteerd tot uw beschikking.
Indien nodig genereert u hieruit op elk moment maatwerkrapportages. Dit bespaart u intern enorm veel tijd bij AVG-verzoeken (privacy), het overleggen van compliance-bewijzen of het veiligstellen van contractdocumentatie.
Of het nu gaat om zware audits, interne escalaties of wettelijke verplichtingen: met ViewBox blijven uw historische tickets gestructureerd, veilig en onafhankelijk van uw afgeschreven legacy systeem direct toegankelijk.

Korte doorlooptijd & direct financieel rendement Meetbare ROI
zelfs bij complexe legacy ticketsystemen

De definitieve uitfasering van legacy ticketsystemen zoals Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow of BMC Remedy duurt afhankelijk van de datastructuur, API-koppelingen en het totale datavolume doorgaans slechts 3 tot 6 maanden. Dankzij onze gestandaardiseerde aanpak archiveren we zelfs de meest omvangrijke ticketdata razendsnel, traceerbaar en volledig audit-proof (gegarandeerd in lijn met de fiscale bewaarplicht).
We hebben succesvol enterprise-projecten opgeleverd van meerdere miljoenen tickets, inclusief een gestructureerde datamigratie, het behoud van de complete statusgeschiedenis en alle bijlagen, plus de optionele generatie van maatwerkrapportages.
Kostenbesparing vanaf dag één: Onze klanten profiteren direct na de afronding van het project van een voelbare financiële lastenverlichting. U snijdt direct in zware licentiekosten, duur serveronderhoud en de onnodige inzet van schaars IT-personeel.
Doordat u het oorspronkelijke legacy systeem definitief uitschakelt en uw IT-landschap structureel ontlast, is de Return on Investment (ROI) in de overgrote meerderheid van de gevallen al binnen één jaar bereikt.

Ticketsysteem
 Systeemanalyse

Een feilloze archivering valt of staat met een gestructureerde analyse van uw huidige ticketsysteem. Dit vormt het fundament voor een haarscherpe, betrouwbare inschatting van de doorlooptijd, de benodigde resources en de scope van de uitfasering (of u nu werkt met Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow of een ander ITSM-platform).
We brengen zowel de technische als de functionele aspecten direct helder voor u in kaart. Daarbij focussen we onder meer op:
  • Toegangsrechten en connectiviteit van het systeem en de onderliggende database
  • Datastructuur, omvang en het totale volume van de tickets (incidents, changes, requests, etc.)
  • Relevantie en bewaartermijnen van de data cruciaal voor uw compliance en de fiscale bewaarplicht richting de Belastingdienst
  • Historie, workflows, bijlagen en API-koppelingen
De uitkomsten bundelen we in een transparant en bindend fixed-price voorstel, inclusief strakke deliverables en een reële projectplanning. Het resultaat? Maximale planningszekerheid, geminimaliseerde financiële risico’s en u weet exact waar u aan toe bent nog vóór de kick-off van het project.

Ticketsysteem
 Projectarchivering

Na de systeemanalyse gaat het daadwerkelijke archiveringsproject van start: strak geregisseerd, transparant gedocumenteerd en 100% gericht op het maximaal ontlasten van uw IT-afdeling.
Tijdens een gezamenlijke kick-off stemmen we alle organisatorische en technische kaders haarfijn met u af. Vanaf dat moment nemen we het zware operationele werk vrijwel volledig voor u uit handen:
  • Inrichten van de beveiligde datatoegang of API-koppelingen
  • Export en migratie van de relevante ticketdata, inclusief de volledige statusgeschiedenis, comments en bijlagen
  • Optioneel: Ontwikkeling van maatwerkrapportages of analyses op basis van de gearchiveerde tickets
  • Sluitende en audit-proof documentatie van elke processtap
Onze ervaren projectmanagers begeleiden het volledige traject. Zij zorgen voor korte communicatielijnen, glasheldere verantwoordelijkheden en een absolute minimale belasting van uw eigen interne resources.
Bij de oplevering volgt een gestructureerde test- en acceptatiefase. Hiermee borgen we dat alle tickets audit-proof, direct toegankelijk, volledig, foutloos en traceerbaar zijn veiliggesteld volledig in lijn met uw compliance-eisen en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

Ticketsysteem
Het resultaat van de archivering

Na de succesvolle afronding van het project zijn alle relevante ticketdata uit uw uitgefaseerde platform (zoals Jira, OTRS, SAP Solution Manager of ServiceNow) veilig en gestructureerd overgezet naar onze archiveringsoplossing ViewBox.
ViewBox fungeert als een intuïtief, webbased zoeksysteem. Hiermee behouden u en bevoegde instanties (zoals de Belastingdienst) zelfs jaren na de definitieve uitfasering snel, veilig en audit-proof toegang tot gearchiveerde service-tickets, statusgeschiedenis, communicatie en bijlagen volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke ticketsysteem.
Op verzoek genereren we maatwerkrapportages op basis van de archiefdata (bijvoorbeeld voor interne analyses, juridische bewijsvoering of AVG-verzoeken). Hiervoor is geen enkele toegang tot het oude systeem meer nodig, wat u direct aanzienlijke licentie- en onderhoudskosten bespaart.
Zodra de acceptatiefase is afgerond, kunt u het legacy systeem definitief uitschakelen. Ter afsluiting van het project ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie die elke stap transparant en reproduceerbaar maakt, met specifieke focus op:
  • De exacte methode en structuur van de datamigratie
  • Het totale volume en de herkomst van de gearchiveerde content
  • De doorlopen test- en acceptatiefasen
Bovendien loggen we elke projectstap van de eerste export tot de definitieve acceptatie en eventuele vernietiging van het bronsysteem volledig audit-proof in ons eigen Jira-ticketsysteem. Zo is het gehele proces altijd waterdicht, controleerbaar en naadloos in lijn met uw compliance-eisen, ook voor externe auditors.
ViewBox het zoeksysteem voor gearchiveerde ticketsystemen
Toegang tot uw servicehistorie onafhankelijk van uw legacy systeem
Met ViewBox biedt AvenDATA een krachtige, webbased oplossing voor de toegang tot archiefdata uit definitief uitgefaseerde ticketsystemen zoals Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow, Remedy en andere ITSM-platformen.
Via een intuïtieve webinterface kunt u gearchiveerde tickets inclusief comments, proceshistorie, bijlagen en escalatieniveaus altijd en overal ter wereld gestructureerd doorzoeken, analyseren en exporteren.
ViewBox biedt u:
  • Razendsnelle toegang tot individuele tickets of de complete tickethistorie
  • Volledige doorzoekbaarheid van alle archiefdata, inclusief statussen en workflows
  • Gestructureerde rapportages voor IT-audits, de Belastingdienst of interne analyses
  • Role-based access voor afdelingen, IT, compliance en externe auditors
Een onderscheidende feature van ViewBox: geautomatiseerde dataverwijdering. Op basis van vooraf gedefinieerde bewaartermijnen worden gearchiveerde tickets zonder enige handmatige inspanning structureel, rule-based en traceerbaar gewist. Hiermee elimineert u compliancerisico’s en voldoet u blijvend en audit-proof aan de AVG en de fiscale bewaarplicht.
De onderliggende cloud-infrastructuur is ISO 27001-gecertificeerd en wordt periodiek onderworpen aan strenge security audits. Afhankelijk van de specifieke beveiligings- en compliance-eisen van uw organisatie, kan ViewBox als alternatief ook on-premises worden uitgerold.
Ontdek softwareoplossing ViewBox ...
ViewBox – Ihre Brücke
zu archivierten Ticketsystemen der Vergangenheit
Ob für Fachabteilungen, interne Revision, Datenschutzbeauftragte, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsabteilungen: Mit ViewBox bleiben Ihre archivierten Tickets aus stillgelegten Systemen – z. B. Jira, SAP Solution Manager, OTRS oder ServiceNow – vollständig durchsuchbar, nachvollziehbar und rechtssicher verfügbar. Und das ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Ticketsystem.
Klaar voor de
volgende stap?
In een kosteloos expertgesprek van een uur analyseren we samen uw uit te faseren ticketsysteem (zoals een legacy Jira-, SAP Solution Manager-, OTRS- of ServiceNow-omgeving). We laten u live zien hoe u uw ticketdata uiterst efficiënt archiveert, terwijl alle informatie langdurig, veilig en gestructureerd toegankelijk blijft ter borging van uw compliance en de fiscale bewaarplicht.
Dit kunt u van het gesprek verwachten:
  • Een scherpe afstemming over de datastructuur, de te migreren velden en het toegangsconcept
  • Een live-demo van onze archiveringsoplossing ViewBox
  • Concreet inzicht in hoe u op elk moment gestructureerde queries, ticket-analyses en rapportages genereert
  • Een harde, betrouwbare inschatting van de benodigde resources, doorlooptijd en de totale kosten
Onze projectvoorstellen zijn uitsluitend gebaseerd op helder gedefinieerde fixed-price afspraken, gegarandeerd zonder nacalculaties. En: kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding staan bij ons altijd in het middelpunt.
Plan uw expertgesprek & demo ...
Snel antwoord op uw vragen –
persoonlijk & vrijblijvend over
archivering van uw ITSM- en ticketsystemen

Thank you

Thank you for your inquiry.
We will contact you shortly.