DMS-/ECM-systemen archiveren
Data veiligstellen, documenten behouden & compliance waarborgen met AvenDATA.

Van OpenText, d.velop en easy Archiv tot klantspecifieke DMS- of ECM-oplossingen: wij archiveren de content uit alle mogelijke legacy systemen, generaties en brancheoplossingen. Wij verzorgen de complete uitfasering, van een audit-proof documentenarchief voor de Belastingdienst tot het veiligstellen van workflows en metadatabeheer zodat u compliancerisico’s uitsluit en direct bespaart op IT-kosten.

De Uitdaging

Historische documenten in verouderde DMS- en ECM-systemen zijn cruciaal, maar de toegang ertoe wordt steeds lastiger.
Bij IT-migraties, de overstap naar nieuwe software of de uitfasering van bestaande DMS-/ECM-landschappen, staan organisaties steevast voor een flinke hindernis:
Deze legacy systemen vaak jarenlang gegroeide documentenplatformen met complexe, op maat gemaakte structuren bevatten nog steeds essentiële data voor uw bedrijfsvoering, juridische verplichtingen en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
Het in de lucht houden van deze systemen is echter duur en riskant. De software wordt niet meer ondersteund, kostbare licenties lopen af en de interne systeemkennis verdwijnt. Het risico? U verliest de toegang tot belangrijke informatie, terwijl deze documenten voor uw compliance te allen tijde beschikbaar, doorzoekbaar en audit-proof bewaard moeten blijven.
Precies hier biedt de archiveringsoplossing voor DMS- en ECM-legacy systemen van AvenDATA de perfecte, kostenbesparende uitweg.

Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring

De archivering van DMS- en ECM-legacy systemen is door AvenDATA de afgelopen 17 jaar continu doorontwikkeld. Onze aanpak is in de praktijk verfijnd tijdens duizenden succesvolle uitfaseringen.
Dankzij deze bewezen projectmethodiek bieden we een waterdicht antwoord op complexe IT-vraagstukken, juridische eisen en strenge audits. We garanderen een 100% traceerbaar en audit-proof resultaat, zodat u zonder zorgen voldoet aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
Onze software ViewBox heeft zich hierbij ruimschoots bewezen als een uiterst krachtig zoeksysteem. Het functioneert feilloos tijdens zware compliance-controles, en biedt tegelijkertijd snelle, bedrijfsbrede toegang tot uw data voor dagelijks gebruik.
Dat inmiddels meer dan 50% van de DAX-genoteerde ondernemingen op ViewBox vertrouwt, is het keiharde bewijs van de stabiliteit, flexibiliteit en betrouwbaarheid op het allerhoogste niveau.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt wereldwijd ingezet door organisaties die hun IT-kosten drastisch willen verlagen en compliancerisico’s volledig willen uitsluiten.

Uw gearchiveerde content blijft direct opvraagbaar als doorzoekbare documenten en gestructureerde metadata
in ViewBox

Wij migreren niet alleen alle content en metadata uit uw DMS-/ECM-legacy systeem, maar garanderen vooral dat u deze data in onze ViewBox-software blijvend gestructureerd, traceerbaar en analyseerbaar kunt benutten.
Wat dit concreet inhoudt:
  • De naadloze overname en volledige doorzoekbaarheid van gestructureerde metadata en documenteigenschappen.
  • Het intact houden van documentkoppelingen, versiebeheer en workflows (waar dit nodig en functioneel is).
  • De veilige, audit-proof archivering van alle relevante brondocumenten: van facturen en contracten tot e-mails en technische documentatie.
Al vóór de projectstart bepalen we samen welke documenttypen, datastructuren en koppelingen u in de toekomst nodig heeft voor uw interne processen, specifieke compliance-eisen en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Hierbij profiteert u direct van onze jarenlange expertise met complexe archiveringstrajecten binnen uiteenlopende DMS-/ECM-landschappen en branches.
Zelfs jaren na de definitieve uitfasering kunt u in ViewBox al deze content volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke DMS-/ECM-systeem blijven doorzoeken, inzien en exporteren.
Of het nu gaat om controles door de fiscus, interne audits of juridische vraagstukken: u heeft op elk moment razendsnel toegang tot strak gestructureerde en filterbare documenten. Het resultaat? Een forse besparing, want doorlopende licentiekosten en de afhankelijkheid van legacy systemen behoren definitief tot het verleden.

Korte doorlooptijd & maximal rendement (meetbare ROI)
zelfs bij complexe
DMS-/ECM-legacy systemen

De archivering en uitfasering van een DMS- of ECM-legacy systeem duurt, afhankelijk van de complexiteit en de omvang van de documenten en metadata, doorgaans 1 tot 6 maanden.
Dankzij onze helder gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak kunnen we zelfs de meest omvangrijke DMS-/ECM-systemen efficiënt, veilig en audit-proof archiveren.
Zo hebben we al diverse platformen met meerdere terabytes aan documenten en data inclusief metadata, versiebeheer, gebruikersrechten en volledige projectdocumentatie succesvol naar onze archiefoplossing gemigreerd. Hierdoor voldoet u direct moeiteloos aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
Door onze bewezen projectmethodiek profiteren onze klanten al op korte termijn van forse kostenbesparingen, in het bijzonder op dure licenties voor oude software, databases en besturingssystemen, maar ook op onderhoud, infrastructuur en interne beheerlasten.
Bij veruit de meeste projecten is de Return on Investment (ROI) dankzij harde, meetbare besparingen op licenties, infrastructuur en interne resources dan ook minder dan één jaar.

DMS-/ECM
 Analyse legacy systeem

De eerste stap bij elke uitfasering van een DMS- of ECM-legacy systeem is een grondige analyse van uw bestaande platform. Deze inventarisatie vormt het fundament voor een harde, realistische inschatting van de doorlooptijd en de kosten van uw archiveringstraject.
Hierbij brengen we alle technische en organisatorische randvoorwaarden scherp in kaart, waaronder:
  • De actuele toegangsmogelijkheden tot het bestaande DMS-/ECM-systeem
  • Het type, de structuur en de omvang van de database (bijv. Oracle, MS SQL, DB2 of klantspecifieke formaten)
  • De omvang en relevantie van de gearchiveerde documenten, versies en metadata cruciaal voor uw compliance en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst
  • Specifiek IT-maatwerk, zoals eigen documenttypen, aangepaste schermen, workflows, interfaces of extra modules
We vertalen de uitkomsten van deze analyse direct naar een bindend fixed-price voorstel. Zo elimineert u financiële risico’s en heeft u vanaf dag één 100% zekerheid over uw planning en budget voor een audit-proof resultaat.

Projectarchivering voor
DMS-/ECM-legacy systemen

Na afronding van de systeemanalyse begint het eigenlijke project: gestructureerd, efficiënt en met helder gedefinieerde mijlpalen.
Tijdens een gezamenlijke kick-off bespreken we met uw team alle organisatorische en technische randvoorwaarden. Vanaf dat moment nemen wij het grootste deel van de taken van u over:
  • Het inrichten van de toegang tot uw DMS-/ECM-systeem
  • De export en overname van de relevante documenten en metadata
  • Het nabouwen van belangrijke structuren, documentkoppelingen en, indien vereist, workflows
  • De documentatie van alle stappen voor een audit-proof en traceerbaar resultaat conform de Eisen van de Belastingdienst
Onze ervaren projectmanagers begeleiden u gedurende het gehele proces. Zij zorgen voor een vlekkeloze uitfasering met een minimale inzet van uw eigen resources.
Ter afronding van het project voeren we gezamenlijk gestructureerde test- en acceptatiefasen uit. Zo garanderen we dat alle data volledig, correct en traceerbaar is gearchiveerd voor uw compliance en fiscale bewaarplicht.

Resultaat
 van de archivering

Na afronding van het project zijn alle relevante documenten, metadata, koppelingen en structuurinformatie uit uw DMS-/ECM-legacy systeem veilig gemigreerd naar onze eigen softwareoplossing ViewBox.
ViewBox is een webbased zoeksysteem. Hiermee behouden u en bevoegde instanties, zelfs jaren na de uitfasering, snel, veilig en audit-proof toegang tot alle gearchiveerde content.
Een cruciale meerwaarde: we reconstrueren alle belangrijke documentstructuren, categorieën en (waar nodig) klantspecifieke zoekschermen en filters. Hierdoor kunt u vakinhoudelijke analyses uitvoeren en moeiteloos voldoen aan juridische vragen en de eisen van de Belastingdienst, geheel zonder toegang tot het oorspronkelijke DMS-/ECM-systeem.
Zodra ViewBox succesvol is geïmplementeerd en geaccepteerd, kan het oude systeem definitief en risicoloos buiten bedrijf worden gesteld. Dit levert direct een forse besparing op licentie- en onderhoudskosten op.
Bij de oplevering ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie. Deze maakt alle stappen volledig transparant, in het bijzonder met betrekking tot:
  • De methode van de data- en documentmigratie
  • De methode van de data- en documentmigratie
  • De uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast leggen we elke afzonderlijke archiveringsstap van de initiële data-export tot de definitieve acceptatie en de eventuele verwijdering van het bronsysteem audit-proof vast in ons Jira-ticketsysteem. Hierdoor is het gehele traject ook voor externe auditors of de fiscus op elk moment 100% transparant en traceerbaar, wat uw fiscale bewaarplicht en compliance waterdicht afdekt.
Software- en zoeksysteem ViewBox
gearchiveerde DMS-/ECM-data slim en rendabel benutten
Met ViewBox biedt AvenDATA een krachtig lees- en zoeksysteem, specifiek ontwikkeld voor de toegang tot content uit uitgefaseerde DMS- en ECM-legacy systemen.
Via een intuïtieve webinterface maakt ViewBox het mogelijk om gearchiveerde documenten en metadata razendsnel te vinden, gestructureerd te analyseren en gericht beschikbaar te stellen geheel zonder toegang tot het oorspronkelijke DMS-/ECM-systeem.
ViewBox garandeert dat uw gearchiveerde content:
  • ook jaren na de uitfasering begrijpelijk en bruikbaar blijft
  • op elk moment audit-proof op te vragen is
  • gestructureerd klaarstaat voor interne audits en controles van de Belastingdienst
Een unieke feature: ViewBox beschikt over geautomatiseerde dataverwijdering. Op basis van vastgestelde bewaartermijnen (zoals de fiscale bewaarplicht) kunnen verouderde gegevens na afloop van wettelijke of interne termijnen regelgestuurd en traceerbaar worden vernietigd.
Zo blijft u zonder enige handmatige inspanning volledig AVG- en compliance-proof.
De applicatie draait op een gecertificeerde cloudinfrastructuur en ondergaat periodieke beveiligings- en prestatietests. Afhankelijk van uw specifieke IT- of compliance-eisen kan ViewBox als alternatief ook in een on-premise omgeving worden geïmplementeerd.
Ontdek softwareoplossing ViewBox ...
Klaar voor de
volgende stap?
In een expertgesprek van één uur analyseren we samen uw DMS-/ECM-legacy systeem (of dit nu een standaardoplossing, een individueel aangepast platform of een volledig eigen ontwikkeling is).
We laten u live zien hoe u uw systeem efficiënt kunt uitfaseren en de gearchiveerde content voor de lange termijn gestructureerd kunt blijven benutten, inclusief:
  • Afstemming over de structuur, datamigratie en documentlogica
  • Een live-demo van onze oplossing ViewBox
  • Uitleg over hoe we ook klantspecifieke metadata, documenttypen en workflows nabouwen cruciaal voor uw compliance en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst
  • Een harde, betrouwbare inschatting van de benodigde inspanning, doorlooptijd en het budget
Transparantie vanaf het begin:
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op helder gedefinieerde fixed prices, gegarandeerd zonder nacalculaties achteraf. Bovendien: kwaliteit, absolute betrouwbaarheid en een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding staan bij ons centraal.
Our project proposals are based on clearly defined fixed prices with no renegotiations. Quality, reliability and fair value for money are our main focus.
Boek nu een afspraak voor uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Plan uw expertgesprek & demo ...
Snel antwoord op uw vragen –
persoonlijk & vrijblijvend over
DMS-/ECM-datamigratie

Thank you

Thank you for your inquiry.
We will contact you shortly.