SAP uitfaseren. Data behouden.
Blijvend inzicht in uw gegevens: met AvenDATA.

Van R/3 via ECC 6.0 tot HANA: wij archiveren SAP-systemen van alle
generaties en branchespecifieke oplossingen, van Bank Analyzer tot de IS-U-module.

De Uitdaging

Veel organisaties lopen tegen hetzelfde probleem aan: hun SAP legacy systemen jagen hen nog steeds op hoge kosten, terwijl ze operationeel al lang geen rol meer spelen. De reden? Ze moeten in de lucht worden gehouden om te voldoen aan compliance-eisen, zoals de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
Dit brengt diverse pijnpunten met zich mee:
  • Verouderde IT-infrastructuur die continu onderhoud of dure vervanging vereist
  • Doorlopende en kostbare onderhoudscontracten met externe dienstverleners
  • Beslag op kostbare interne IT-resources, die u veel beter strategisch kunt inzetten
  • Stijgende veiligheidsrisico’s door end-of-life systemen die geen support meer krijgen
  • Beperkte schaalbaarheid en een onnodig complexe systeembeheersing
Het resultaat: U betaalt jaar in, jaar uit forse bedragen voor systemen die geen enkele operationele meerwaarde meer bieden. Dit leidt onder aan de streep maar tot één ding: volstrekt onnodige kosten.

Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring

AvenDATA heeft haar oplossing voor SAP-archivering de afgelopen 17 jaar continu doorontwikkeld. Onze methode is in de praktijk verfijnd tijdens duizenden succesvolle uitfaseringen van legacy systemen.
Dankzij deze beproefde aanpak hebben we door de jaren heen feilloos kunnen inspelen op complexe vakinhoudelijke vragen, controles door de Belastingdienst en ingewikkelde juridische vraagstukken. Altijd volledig transparant en audit-proof.
De drijvende kracht hierachter is onze software ViewBox. Dit krachtige zoeksysteem heeft zich ruimschoots bewezen en garandeert een betrouwbare werking zowel tijdens de dagelijkse compliance-praktijk als bij veilige, organisatiebrede toegang tot historische data.
Inmiddels vertrouwt meer dan 50% van de DAX-bedrijven op de ViewBox. Een keihard bewijs van stabiliteit, flexibiliteit en robuuste praktijktoepassing op het allerhoogste niveau.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt inmiddels wereldwijd met succes ingezet.

Uw SAP-rapportages blijven beschikbaar als interactieve reports
in de ViewBox

Ook na de uitfasering van uw SAP-systeem verliest u geen waardevolle inzichten. We migreren niet alleen alle relevante data, maar garanderen ook dat u deze gegevens blijvend, eenvoudig en traceerbaar kunt gebruiken binnen onze softwareoplossing ViewBox.
Onze dienstverlening in één oogopslag:
  • Reconstrueren van cruciale SAP-standaardrapportages en bedrijfseconomische analyses
  • Ontwikkelen van maatwerkrapportages, inclusief uw klantspecifieke Z-reports
  • Archiveren van alle onderliggende documenten zoals facturen, inkooporders of boekstukken om een sluitende, controleerbare audit trail te garanderen
Al vóór de start van het project brengen we samen in kaart welke rapportages in de toekomst onmisbaar zijn. Of het nu gaat om interne sturing, algemene compliance-eisen of het strikt naleven van de fiscale bewaarplicht richting de Belastingdienst. Hierbij profiteert u direct van onze diepgaande projectervaring met SAP-uitfaseringen in de meest uiteenlopende sectoren.
Binnen de ViewBox staan deze rapportages, zelfs jaren na dato, direct voor u klaar voor zoekopdrachten, analyses en controles. Dit alles gebeurt volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke legacy systeem, wat betekent dat u direct en blijvend bespaart op dure SAP-licenties.
Of het nu gaat om een boekenonderzoek, interne vragen of juridische verplichtingen: met de ViewBox behoudt u altijd de volledige controle dankzij helder gestructureerde, filterbare en audit-proof rapportages.

Snelle uitfasering & maximaal rendement (meetbare ROI)
Zelfs bij de meest complexe
SAP-systemen

Het uitfaseren van een SAP-systeem neemt doorgaans één tot zes maanden in beslag, afhankelijk van de complexiteit en het datavolume. Dankzij onze gestructureerde, gestandaardiseerde aanpak archiveren we zelfs de zwaarste legacy-systemen efficiënt, veilig en volledig conform de bewaarplicht van de Belastingdienst.
Zo hebben we met succes SAP-systemen met datavolumes van meer dan 30 terabyte veilig ondergebracht in onze archiefoplossing. Uiteraard 100% audit-proof: inclusief alle standaardrapporten, maatwerk (Z-rapporten) en de volledige documentatie.
Dankzij onze beproefde projectmethodiek realiseert u op korte termijn aanzienlijke kostenbesparingen. U snijdt direct in de licentiekosten voor SAP, ECM-systemen, databases en besturingssystemen, en verlaagt structureel de uitgaven aan onderhoud, IT-infrastructuur en interne beheerlasten.
Het resultaat onder de streep? Bij veruit de meeste projecten verdient de investering zich binnen een jaar terug (ROI < 1 jaar), puur op basis van deze harde, meetbare besparingen.

SAP
 systeemanalyse

Elke succesvolle uitfasering van een SAP-systeem begint met een grondige analyse van uw huidige IT-landschap. Deze inventarisatie vormt de fundering voor een haarscherpe inschatting van de projectduur en de archiveringskosten.
Hierbij brengen we zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten gedetailleerd in kaart. We kijken onder meer naar:
  • De huidige toegangsmogelijkheden tot het SAP-systeem
  • Het type, de structuur en de omvang van de database
  • Het volume en de relevantie van de bestaande SAP-rapportages
  • Specifiek maatwerk, zoals Z-rapporten en interfaces (systeemkoppelingen)
De bevindingen uit deze analyse vertalen we direct naar een transparant voorstel met een vaste prijs (fixed-price). Zo weet u vooraf exact waar u aan toe bent en heeft u maximale zekerheid voor uw interne planning en besluitvorming.

SAP
 projectarchivering

Na afronding van de systeemanalyse start het daadwerkelijke archiveringstraject. We werken gestructureerd, efficiënt en met glasheldere mijlpalen.
Tijdens een gezamenlijke kick-off stemmen we alle technische en organisatorische randvoorwaarden af met uw team. Vanaf dat moment nemen wij het stuur over en ontzorgen we uw organisatie maximaal. Wij verzorgen onder meer:
  • De inrichting van de benodigde systeemtoegang
  • De veilige export en migratie van alle relevante data
  • De reconstructie van cruciale standaardrapportages en maatwerk (Z-rapporten)
  • De volledige, 100% audit-proof documentatie van elke processtap
Onze ervaren projectmanagers begeleiden het complete traject. Zij garanderen een vlekkeloze doorloop, waarbij de tijdsinvestering en belasting voor uw eigen interne teams tot een absoluut minimum worden beperkt.
We ronden het project gezamenlijk af met een gestructureerde test- en acceptatiefase. Zo borgen we dat uw data volledig, foutloos en traceerbaar is veiliggesteld, en u met een gerust hart aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst voldoet.

SAP
 Resultaat van de archivering

Na afronding van het project zijn alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit uw SAP-systeem veilig ondergebracht in ViewBox, onze in-house ontwikkelde softwareoplossing.
ViewBox is een geavanceerd, webbased zoeksysteem. Hiermee behouden u en bevoegde instanties zoals de Belastingdienst zelfs jaren na de SAP-uitfasering snel, veilig en traceerbaar toegang tot alle gearchiveerde informatie.
Een absolute meerwaarde: we reconstrueren alle cruciale standaardrapportages en het maatwerk (inclusief Z-rapporten). Hierdoor kunt u probleemloos fiscale, juridische en bedrijfsspecifieke analyses blijven draaien, maar dan zónder de doorlopende kosten van een dure SAP-licentie.
Na de succesvolle implementatie en acceptatie van ViewBox kan uw oorspronkelijke SAP-omgeving als legacy-systeem definitief worden uitgefaseerd.
Tot slot overhandigen we een sluitende project- en procesdocumentatie. Deze maakt elke stap transparant, met specifieke focus op:
  • De gehanteerde methode voor datamigratie
  • De datastructuur van de gearchiveerde content
  • De afgeronde test- en acceptatiefases
Bovendien leggen we elke afzonderlijke processtap van de initiële data-export tot de finale acceptatie en de uiteindelijke vernietiging van het bronsysteem 100% audit-proof vast in ons Jira-ticketsysteem. Zo is de volledige archivering op elk moment direct verifieerbaar voor auditors, waarmee u feilloos aantoont dat u aan de fiscale bewaarplicht voldoet.
Naadloze integratie van ADK-archiefbestanden
en DART-extracten
Bij de complete uitfasering en archivering van uw SAP-systeem kijken we verder dan alleen de actieve data. Wij zorgen er standaard voor dat ook uw historische SAP-bestanden veilig worden meegenomen:
  • ADK-archiefbestanden: Heeft u in het verleden al data gearchiveerd via ADK (Archive Development Kit)? Deze bestanden migreren we moeiteloos mee. Ze worden naadloos geïntegreerd in onze oplossing en blijven altijd direct toegankelijk.
  • DART-data-extracten: Onze archiefoplossing ondersteunt de volledige verwerking van SAP DART-extracten (Data Retention Tool). Hiermee garanderen we dat u, lang nadat het legacy-systeem is uitgeschakeld, probleemloos fiscale analyses kunt blijven draaien. Zo dekt u uw compliance-risico’s af, voldoet u blijvend aan de fiscale bewaarplicht en bent u altijd voorbereid op controles van de Belastingdienst.
Software- en zoeksysteem ViewBox
Gearchiveerde SAP-data intelligent en veilig ontsluiten
Met ViewBox levert AvenDATA een krachtig, webbased zoeksysteem dat speciaal is ontwikkeld voor het ontsluiten van data uit uitgefaseerde legacy-systemen.
Via een intuïtieve interface kunt u gearchiveerde informatie razendsnel terugvinden, gestructureerd analyseren en gericht exporteren. U heeft hiervoor geen enkele toegang meer nodig tot de oorspronkelijke SAP-omgeving of het bronsysteem, wat direct een besparing op licentiekosten oplevert.
ViewBox garandeert dat uw data:
  • Zelfs jaren na de uitfasering leesbaar en direct bruikbaar blijft.
  • Op elk moment 100% audit-proof op te vragen is.
  • Gestructureerd klaarstaat voor interne audits en controles door de Belastingdienst.
Een unieke feature van ViewBox is de geautomatiseerde datavernietiging (automated retention). Op basis van vooraf ingestelde bewaartermijnen worden historische gegevens na het verstrijken van de wettelijke of interne termijnen traceerbaar en volledig automatisch verwijderd. Zo voldoet u zonder enige handmatige inspanning aan de AVG (GDPR) én de strenge eisen van de fiscale bewaarplicht.
Zowel de ViewBox-software als de onderliggende cloud-infrastructuur zijn meervoudig gecertificeerd en ondergaan doorlopend strenge security- en functionaliteitstests.
The software and the underlying cloud infrastructure are certified multiple times and are regularly subjected to comprehensive security and functionality tests.
Ontdek softwareoplossing ViewBox ...
ViewBox – Ihre Brücke
für alle Ihre Legacy Systeme/Altsysteme in die Vergangenheit
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten SAP-Daten bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne SAP-Zugang
Klaar voor de
volgende stap?
In een persoonlijk expertgesprek van een uur bespreken we samen uw SAP-systeem, of dit nu ECC, S/4HANA of R/3 is. We laten u live zien hoe u uw systeem efficiënt uitfaseert en de data langdurig beschikbaar houdt voor analyses en de bewaarplicht, inclusief:
In dit gesprek krijgt u:
  • Een afstemming over de datastructuur, datamigratie en de benodigde rapportages
  • Een live-demo van onze oplossing ViewBox
  • Een toelichting op hoe we SAP-rapporten (zoals FI, CO, MM, SD, …) exact reconstrueren
  • Een realistische en betrouwbare inschatting van inspanning, doorlooptijd en kosten
Transparantie vanaf het begin:
Onze projectvoorstellen zijn gebaseerd op helder gedefinieerde fixed-price afspraken, gegarandeerd zonder nacalculatie. En: kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding staan bij ons centraal.
Our project proposals are based on clearly defined fixed prices, guaranteed with no renegotiations. Quality, reliability and fair value for money are our top priorities.
Boek nu een afspraak voor uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Plan uw expertgesprek & demo ...
Snel antwoord op uw vragen –
 persoonlijk & vrijblijvend over
SAP-systeemuitfasering

Thank you

Thank you for your inquiry.
We will contact you shortly.