Archiveer legacy systemen, beveilig data.
 behoud rapportages en garandeer compliance met AvenDATA.

Van Fibunet, Sage, Paisy en SharePoint applicaties tot volledig maatwerk: wij archiveren data uit alle soorten legacy systemen en generaties. Of het nu gaat om de boekhouding, HR of productie, wij zorgen voor een audit proof uitfasering die volledig voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

De Uitdaging

Historische data in legacy-systemen zijn essentieel, maar de toegang hiertoe wordt steeds lastiger.
Tijdens IT-migraties of de uitfasering van verouderde software staan organisaties voor een kritiek dilemma.
Oude systemen bevatten vaak jaren aan complexe, op maat gemaakte datastructuren die onmisbaar zijn voor fiscale, juridische of bedrijfseconomische doeleinden.
Het aanhouden van deze systemen is echter een kostbare zaak. De software wordt niet meer ondersteund, licenties lopen af en de interne kennis over deze systemen verdwijnt langzaam maar zeker.
Hierdoor wordt de toegang tot cruciale informatie bemoeilijkt of zelfs onmogelijk, terwijl u wettelijk verplicht bent deze data beschikbaar, analyseerbaar en audit-proof te bewaren voor de Belastingdienst.
Dit is precies waar de archiveringsoplossing van AvenDATA uitkomst bidet.

Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar projectervaring

De archivering van legacy-systemen is door AvenDATA in ruim 17 jaar continu geoptimaliseerd en verfijnd door duizenden succesvolle systeemuitfaserings-projecten.
Dankzij onze beproefde methodiek kunnen wij alle vakinhoudelijke vragen, verzoeken vanuit fiscale controles en juridische kwesties betrouwbaar en transparant beantwoorden.
Onze software, ViewBox, heeft zich bewezen als een solide en gebruiksvriendelijk systeem dat zowel tijdens dagelijkse audits als voor organisatiebrede data-ontsluiting vlekkeloos functioneert.
Het feit dat meer dan de helft van de DAX-genoteerde marktleiders op ViewBox vertrouwt, onderstreept de stabiliteit, flexibiliteit en hoge praktische inzetbaarheid van onze oplossing.
Van Europa en Azië tot Noord-Amerika: ViewBox wordt wereldwijd ingezet om data veilig en toegankelijk te houden.

Uw analyses blijven toegankelijk als bruikbare rapportages
in de ViewBox

Wij nemen niet alleen alle data uit uw legacy-systeem over, maar garanderen ook dat u deze gegevens in onze software, ViewBox, duurzaam kunt inzien en gebruiken.
Dit omvat onder andere:
  • Replicatie van rapportages: Wij bouwen relevante rapporten en bedrijfseconomische analyses voor u na.
  • Maatwerk: Implementatie van klantspecifieke rapporten, inclusief eigen ontwikkelde programma’s en lijsten.
  • Volledige documentatie: Archivering van alle relevante bewijsstukken die nodig zijn voor de onderbouwing van uw rapportages (zoals facturen, orders of boekingsstukken).
Nog voor de start van het project bepalen we samen welke rapportages en analyses u in de toekomst nodig heeft voor fiscale doeleinden, analyses of wettelijke vereisten. Hierbij profiteert u van onze jarenlange ervaring met talloze archiveringsprojecten binnen diverse branches en vakgebieden.
Met ViewBox kunt u deze gegevens nog jaren na de uitfasering volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke systeem raadplegen, analyseren en evalueren.
Of het nu gaat om controles van de Belastingdienst, interne vragen of juridische kwesties: u heeft altijd toegang tot overzichtelijke en filterbare rapporten, zonder licentiekosten of de noodzaak voor toegang tot het oude systeem.

Snelle projectdoorloop
& direct resultaat (meetbare ROI)
Zelfs bij complexe
legacy-systemen

De uitfasering van een legacy-systeem duurt, afhankelijk van de complexiteit en het datavolume, gemiddeld 1 tot 6 maanden. Dankzij onze strak gestructureerde en gestandaardiseerde werkwijze archiveren wij zelfs de meest omvangrijke systemen efficiënt en veilig.
Zo hebben wij al diverse applicaties met meerdere terabytes aan data—inclusief rapportages, maatwerkprogramma’s en volledige documentatie—succesvol overgezet naar onze archiefoplossing.
Door onze bewezen projectmethodiek profiteert u al op korte termijn van aanzienlijke besparingen. Denk hierbij aan licentiekosten voor oude software, databases en besturingssystemen, maar ook aan kosten voor onderhoud, infrastructuur en interne capaciteit.
In het merendeel van onze projecten wordt de Return on Investment (ROI) al binnen een jaar behaald, dankzij meetbare besparingen op licenties, hardware en interne resources.

Analyse van het
 legacy-systeem

De eerste stap bij het uitfaseren van een oud systeem is een gedetailleerde analyse. Deze inventarisatie vormt de basis voor een nauwkeurige inschatting van de doorlooptijd en de kosten voor de archivering van uw systeem.
Hierbij brengen wij zowel de technische als bedrijfseconomische aspecten in kaart, waaronder:
  • Toegang: De mogelijkheden om verbinding te maken met het huidige legacy-systeem.
  • Datastructuur: Het type, de structuur en de omvang van de database (bijv. Oracle, MS SQL, DB2 of eigen formaten).
  • Rapportages: De relevantie en omvang van de aanwezige rapporten en applicaties.
  • Maatwerk: Specifieke eigenschappen zoals zelf ontwikkelde programma’s, interfaces of extra modules.
De resultaten vatten wij voor u samen in een bindende vaste prijs-offerte. Dit biedt u maximale zekerheid bij uw planning en besluitvorming.

Projectmatige archivering
van legacy-systemen

Na de systeemanalyse start het eigenlijke project: gestructureerd, efficiënt en met helder gedefinieerde mijlpalen.
Tijdens een gezamenlijke kick-off bijeenkomst stemmen we alle organisatorische en technische randvoorwaarden met uw team af. Vanaf dat moment nemen wij het grootste deel van het werk uit handen:
  • Inrichting van de systeemtoegang.
  • Export en overname van de relevante data.
  • Replicatie van belangrijke rapporten en individuele analyses.
  • Documentatie van alle stappen voor een audit-proof resultaat.
Onze ervaren projectleiders begeleiden u tijdens het gehele proces en zorgen voor een vlekkeloos verloop met een minimale belasting van uw eigen resources.
Bij de projectafronding voeren we gezamenlijk gestructureerde test- en acceptatiefases uit, zodat u de zekerheid heeft dat alle data volledig, correct en traceerbaar zijn gearchiveerd.

Resultaat
 van de archivering

Na afronding van het project zijn alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit uw legacy systeem overgezet naar onze in-house ontwikkelde softwareoplossing ViewBox.
De ViewBox is een webgebaseerd zoeksysteem dat u en bevoegde instanties zelfs jaren na de systeemuitfasering een snelle, veilige en audit-proof toegang biedt tot de gearchiveerde informatie.
Een belangrijke meerwaarde: we reconstrueren alle cruciale standaard- en maatwerkrapportages, zodat vakinhoudelijke, fiscale of juridische analyses probleemloos mogelijk blijven, helemaal zonder toegang tot het oorspronkelijke legacy systeem.
Na de succesvolle implementatie en oplevering van de ViewBox kan het oorspronkelijke systeem volledig buiten bedrijf worden gesteld.
Bij de afronding van het project ontvangt u een uitgebreide project- en procesdocumentatie, die alle stappen helder en controleerbaar weergeeft, met name op de volgende punten:
  • de methode van datamigratie
  • de structuur van de gearchiveerde inhoud
  • de uitgevoerde test- en acceptatiefasen
Daarnaast documenteren we elke afzonderlijke stap van de archivering van de data-export tot aan de finale oplevering en de eventuele latere verwijdering van het bronsysteem volledig audit-proof in ons Jira-ticketsysteem. Hiermee is het ook voor derden of auditors op elk moment transparant en controleerbaar hoe de archivering is uitgevoerd.
Software en zoeksysteem ViewBox
Gearchiveerde data uit legacy-systemen intelligent ontsluiten
Met ViewBox biedt AvenDATA een krachtig zoek en leessysteem, specifiek ontwikkeld voor snelle, veilige toegang tot data uit uitgefaseerde legacy-systemen.
Via een intuïtieve webinterface kunt u gearchiveerde informatie razendsnel terugvinden, gestructureerd analyseren en gericht delen volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke systeem.
ViewBox garandeert dat uw data:
  • Ook jaren na de uitfasering inzichtelijk en bruikbaar blijven.
  • Te allen tijde audit proof op te vragen zijn.
  • Gestructureerd klaarliggen voor interne audits en controles door de Belastingdienst.
Geautomatiseerde dataverwijdering (Privacy by Design) Een onderscheidende meerwaarde is de geautomatiseerde dataverwijdering. Op basis van door u gedefinieerde bewaartermijnen worden oude gegevens na het verlopen van de wettelijke of interne bewaarplicht volgens vaste regels en volledig traceerbaar vernietigd.
Hierdoor voldoet u zonder enige handmatige inspanning continu aan de AVG (GDPR) en de Nederlandse fiscale wetgeving. Flexibele IT infrastructuur: Cloud of On PremiseDe applicatie draait veilig op een gecertificeerde cloud infrastructuur die standaard wordt onderworpen aan strenge veiligheids en prestatietests. Stellen uw specifieke IT of compliance richtlijnen echter andere eisen? Dan kan ViewBox net zo probleemloos in uw eigen on premise omgeving worden geïmplementeerd.
Ontdek softwareoplossing ViewBox ...
Klaar voor de
volgende stap?
Tijdens een persoonlijk adviesgesprek van een uur bespreken we uw huidige legacy system ongeacht of dit een standaardpakket, een klantspecifieke applicatie of volledig maatwerk is.
Wij laten u live zien hoe u uw systeem efficiënt en kostenbesparend kunt uitfaseren, terwijl alle data duurzaam en audit proof toegankelijk blijven. Het gesprek omvat onder andere:
  • Een inventarisatie van uw datastructuur, de methode van data overname en uw specifieke rapportagebehoefte.
  • Een interactieve live demo van onze software, ViewBox.
  • Een heldere uitleg over hoe wij uw bestaande standaard en maatwerkrapportages exact voor u nabouwen.
  • Een realistische, harde inschatting van de doorlooptijd, de benodigde interne capaciteit en het budget.
Transparantie vanaf het begin:
Onze projectoffertes werken uitsluitend op basis van duidelijke, vaste projectprijzen, gegarandeerd zonder verrassingen of nacalculaties achteraf. Kwaliteit, zekerheid en eeneerlijke prijs kwaliteitverhouding vormen de absolute kern van onze dienstverlening.

Our project proposals are based on clearly defined fixed prices, guaranteed with no renegotiations. Quality, reliability and fair value for money are our main focus.

Boek nu een afspraak voor uw kosteloze, persoonlijke expertgesprek.
Plan uw expertgesprek & demo ...
Snel antwoord op uw vragen –
persoonlijk & vrijblijvend over
overige legacy systemen en ECM-platformen

Thank you

Thank you for your inquiry.
We will contact you shortly.