Uitfaseren maar data veiligstellen, ook als uw bedrijf bij een fusie of overname wordt verkocht, overgenomen of afgesplitst
en de fiscale bewaarplicht blijft gelden. Met AvenDATA.

Wij archiveren alle legacy systemen ongeacht branche, software of structuur.

De Uitdaging

Bij een overname, fusie of afsplitsing blijven oude systemen vaak achter. Ze worden niet meer gebruikt, maar mogen vanwege de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst niet direct worden uitgezet. Het veilig en toegankelijk houden van deze bedrijfsrelevante data is cruciaal voor compliance. Dit leidt tot herkenbare problemen in de praktijk:

Verouderde omgevingen moeten draaiende worden gehouden, puur en alleen voor de data.

De infrastructuur veroorzaakt doorlopende en onnodige kosten
Software zonder adequaat onderhoud vormt een groot veiligheidsrisico
De data moet selectief doorzoekbaar en toegankelijk blijven voor audits
Het oorspronkelijke technische personeel is vaak niet meer beschikbaar
Verantwoordelijkheden rondom beheer en datatoegang blijven onduidelijk

Het resultaat: AvenDATA verzorgt de archivering van uw legacy systemen, volledig voorbereid op elke controle. Uw data blijft direct toegankelijk en juridisch waterdicht opgeslagen. U bespaart direct op kosten en elimineert risico’s, en dat alles zonder een actieve systeemomgeving of de inzet van intern personeel.

Bewezen archiveringsoplossing
gebaseerd op ruim 17 jaar praktijkervaring

AvenDATA heeft de archivering van legacy systemen ruim 17 jaar lang continu doorontwikkeld. Onze pragmatische aanpak is in de praktijk verfijnd tijdens duizenden zakelijke transacties, waaronder overnames, fusies en afsplitsingen.

Dankzij deze beproefde methode hebben wij door de jaren heen alle technische en juridische vraagstukken succesvol opgelost. Zelfs bij complexe controles door de Belastingdienst leveren wij altijd de vereiste data. Wij doen dit moeiteloos, ook wanneer de infrastructuur reeds is ontmanteld en het oorspronkelijke personeel niet meer beschikbaar is. Dit minimaliseert uw risico op boetes en bespaart aanzienlijk op lopende kosten.

Onze software functioneert feilloos als een betrouwbaar en snel zoeksysteem. Het biedt nieuwe eigenaren, accountants en belastingadviseurs directe toegang tot uw data, volledig voorbereid op elke audit. Dit garandeert de vereiste compliance.

Inmiddels vertrouwt meer dan 50 procent van de ondernemingen binnen de DAX op onze software. Dit is een onomstotelijk bewijs van de ongekende stabiliteit, flexibiliteit en praktische toepasbaarheid op het allerhoogste zakelijke niveau.

Van Europa tot Azië en Amerika: onze oplossingen voor archivering worden wereldwijd succesvol ingezet.

Uw rapportages blijven bestaan
ook na een overname, fusie of afsplitsing

Systemen verdwijnen, maar uw data blijft analyseerbaar en juridisch waterdicht binnen de ViewBox.

Bij processen rondom fusies en overnames nemen wij niet alleen alle data over uit uitgefaseerde legacy systemen. Wij zorgen er tevens voor dat deze gegevens permanent begrijpelijk, controleerbaar en bruikbaar blijven.

Concreet betekent dit:

Het reconstrueren van bedrijfskritische standaardrapportages
Het realiseren van individuele rapporten, inclusief specifieke verslagen en speciale analyses voor uw onderneming
De archivering van alle bijbehorende documenten, zoals facturen, orders en boekhoudkundige bewijsstukken

Al vanaf de start van het project bepalen we samen welke rapportages in de toekomst nodig zijn. Of het nu gaat om de fiscale bewaarplicht voor de Belastingdienst, interne analyses of de wettelijke eisen van een nieuwe eigenaar.

Dankzij onze jarenlange ervaring met de uitfasering van systemen binnen complexe bedrijfsstructuren garanderen wij dat alle rapporten transparant en audit proof worden opgeleverd.

Binnen de ViewBox blijven de rapportages ook jaren na de uitfasering direct toegankelijk. Dit gebeurt volledig zonder originele systemen, dure licenties voor software zoals SAP of problemen bij de overdracht. Dit verlaagt uw operationele kosten direct.

Voor interne vragen, externe controles of uw plicht tot documentatie: de rapporten zijn op elk moment gestructureerd doorzoekbaar en helder gepresenteerd. Zo elimineert u elk risico rondom compliance.

Snelle projectdoorloop & groot financieel rendement
ook bij fusies en overnames

De archivering van legacysystemen neemt doorgaans een tot zes maanden in beslag, afhankelijk van de complexiteit en de datavolumes. Vooral tijdens overnames, fusies of afsplitsingen is een snelle en gestructureerde uitfasering van oude omgevingen essentieel om dubbele infrastructuur en onnodige kosten te vermijden.

Via onze gestandaardiseerde projectmethode worden zelfs de grootste systemen efficiënt, overzichtelijk en gegarandeerd auditproof gearchiveerd. Wij hebben reeds omgevingen met meer dan 30 terabyte aan data succesvol overgezet naar onze software, inclusief alle benodigde rapportages om direct te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

De voordelen: u realiseert aanzienlijke besparingen op dure licenties voor databases en besturingssystemen. Daarnaast dalen de kosten voor uw onderhoud en infrastructuur sterk en ontlast u direct uw interne personeel, dat na een transactie vaak een nieuwe rol krijgt of wordt uitbesteed.

De Return on Investment valt bij de overgrote meerderheid van onze projecten ruim binnen een jaar. Dit biedt een glasheldere financiële meerwaarde voor de koper en de verkoper.

Systeemanalyse

Ook na een overname, fusie of afsplitsing: een grondige analyse schept direct helderheid.

Voordat we starten met de archivering, lichten wij het resterende legacysysteem gedetailleerd door. Deze analyse vormt het fundament voor een realistische inschatting van de doorlooptijd, de benodigde inzet en de totale kosten. Wij voeren dit proces volledig zelfstandig uit, ongeacht of uw interne technische specialisten nog beschikbaar zijn of reeds een andere rol hebben gekregen.

Hierbij wegen wij zowel de technische als de bedrijfseconomische aspecten mee, waaronder:

De actuele toegangsmogelijkheden tot het bestaande systeem
Het type, de architectuur en de exacte omvang van de database
De reikwijdte en de zakelijke waarde van aanwezige rapportages
Individuele inrichtingen zoals specifieke maatwerkrapporten of complexe interfaces

Op basis van deze bevindingen ontvangt u van ons een bindend voorstel met een vaste prijs. Dit garandeert maximale transparantie en volledige financiële zekerheid gedurende het gehele transactieproces.

Projectarchivering

Na afronding van de analyse start het daadwerkelijke project voor archivering met helder gedefinieerde mijlpalen en een minimale belasting voor alle betrokken partijen.

Tijdens een gezamenlijke startbijeenkomst leggen wij de technische en organisatorische kaders vast, vaak samen met meerdere partijen zoals koper, verkoper en externe partijen voor IT. Onze gestructureerde aanpak garandeert dat we ook bij fusies en overnames uiterst efficiënt kunnen werken.

Vanaf dit punt nemen wij het zware werk volledig uit handen:

Technische inrichting en de configuratie van toegangsrechten
Veilige export en overname van alle relevante data
Reconstructie van cruciale rapportages, inclusief specifieke analyses voor uw onderneming
Comprehensive documentation of all steps to ensure audit compliance
Volledige documentatie van elke stap voor een gegarandeerd auditproof resultaat

Afhankelijk van de complexiteit duurt het project een tot zes maanden. Onze ervaren projectmanagers zorgen voor een vlekkeloze uitvoering, zelfs bij sterk beperkte toegangsrechten of een gebrekkige overdracht door het vertrekkende personeel.

Aan het einde van het project doorlopen we samen een gestructureerde testfase en acceptatiefase. Zo garanderen wij dat alle data volledig, correct en traceerbaar is gearchiveerd om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht (auditproof en langdurig beschikbaar).

Resultaat
van de archivering

Transparant, auditproof en succesvol bewezen bij fusies en overnames. Na afronding van het project zijn alle relevante tabellen, documenten en rapportages uit het uitgefaseerde legacysysteem veilig overgezet naar onze speciaal ontwikkelde software.

Ons platform voor archivering via het web stelt bevoegde partijen, zoals kopers, accountants en de Belastingdienst, in staat om ook jaren na de uitfasering veilig en traceerbaar toegang te krijgen tot alle gearchiveerde informatie.

Een cruciaal voordeel bij zakelijke transacties: wij reconstrueren alle bedrijfseconomische en fiscale standaardrapportages, inclusief specifieke analyses op maat voor uw onderneming. Hierdoor voldoet u moeiteloos aan de fiscale bewaarplicht. Dit kan geheel zonder het originele systeem te behouden en zonder dure licenties voor extra software of complexe trajecten voor de overdracht.

Na een succesvolle implementatie en formele goedkeuring kan het oorspronkelijke systeem definitief worden uitgeschakeld. Dit is inclusief de database, het besturingssysteem, de middleware en alle structuren voor licenties. U elimineert hiermee direct doorlopende kosten en technische veiligheidsrisico’s.

Bij de afronding van het project ontvangen alle betrokken partijen een uitgebreide documentatie van de procedure. Deze vastlegging maakt alle relevante aspecten volledig inzichtelijk, waaronder:

De toegepaste methode voor de overname van data
De architectuur en de volledigheid van de gearchiveerde inhoud
De succesvol doorlopen testfase en acceptatiefase

Daarnaast documenteren wij elke afzonderlijke stap volledig auditproof in ons ticketsysteem van Jira. Dit doen we vanaf de eerste export van data tot aan de definitieve acceptatie of verwijdering van het legacysysteem. Zo is het op elk moment, ook voor externe controleurs, exact te traceren hoe de archivering is uitgevoerd. Dit garandeert de vereiste compliance, zelfs wanneer u geen toegang meer heeft tot het oorspronkelijke team of de interne specialisten voor IT.

Software- en zoeksysteem ViewBOX
Data ook na M&A- transacties intelligent bruikbaar maken

Met onze webgebaseerde archiefoplossing biedt AvenDATA een krachtig lees- en zoeksysteem. Dit is speciaal ontwikkeld voor de toegang tot data uit uitgefaseerde legacy systemen in het kader van bedrijfsovernames, afsplitsingen of fusies.

Via een intuïtieve webinterface kunt u gearchiveerde informatie snel vinden, gestructureerd analyseren en gericht beschikbaar stellen. Dit alles volledig zonder toegang tot het oorspronkelijke bronsysteem of conflicten bij de IT-overdracht.

De oplossing garandeert dat gearchiveerde data:

ook na de uitfasering begrijpelijk, volledig en onafhankelijk van het legacy systeem bruikbaar blijft
altijd audit-proof opvraagbaar is (bijv. voor kopers, auditors en de Belastingdienst)
gestructureerd beschikbaar staat voor interne en externe controleprocessen en de fiscale bewaarplicht

Een essentiële functie voor M&A-scenario’s is de geïntegreerde, geautomatiseerde gegevensverwijdering. Zodra de wettelijke of interne bewaartermijnen zijn verstreken, wordt data op basis van vaste regels en gedocumenteerd gewist. Dit gebeurt 100% AVG-conform en bespaart u extra administratieve lasten en compliance-risico’s.

De software en de onderliggende cloudinfrastructuur zijn meervoudig gecertificeerd en ondergaan regelmatig uitgebreide veiligheids- en functietests, voor maximale betrouwbaarheid in gevoelige M&A-omgevingen.

The software and its underlying cloud infrastructure are certified multiple times and are regularly subjected to comprehensive security and functionality testing, ensuring maximum reliability in sensitive M&A environments.

Klaar voor de
volgende stap?

Tijdens een adviesgesprek van een uur analyseren we samen uw legacy systeem, of dit nu na een overname, fusie of afsplitsing is. We laten u live zien hoe u systemen efficiënt kunt uitfaseren en alle data permanent, audit-proof en analyseerbaar veiligstelt om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

Tijdens dit gesprek krijgt u:
Een gestructureerde afstemming over de datastructuur, datamigratie en benodigde rapportages
Een live-demo van onze archiefoplossing
Een heldere uitleg over hoe we bestaande analyses en maatwerkrapportages nabouwen
Een betrouwbare inschatting van de projectduur, benodigde inspanning en kosten

Volledige transparantie vanaf het eerste moment:

Onze offertes zijn gebaseerd op vaste prijzen, zonder verborgen kosten of onverwachte nacalculaties. Zelfs als er geen toegang meer is tot het oorspronkelijke IT-team, zorgen wij voor een vlekkeloze implementatie. Zo bespaart u direct op onnodige IT-kosten en minimaliseert u compliance-risico’s.

Our proposals are based on fixed prices, with no hidden costs and no renegotiations. Even without access to the original IT team, we ensure a smooth implementation.

Plan nu uw vrijblijvende en kosteloze adviesgesprek in.

Uitfaseren maar data veiligstellen, ook als uw bedrijf bij een fusie of overname wordt verkocht, overgenomen of afgesplitst en de fiscale bewaarplicht blijft gelden. Met AvenDATA.

De Uitdaging

Bewezen archiveringsoplossing gebaseerd op ruim 17 jaar praktijkervaring

Uw rapportages blijven bestaan ook na een overname, fusie of afsplitsing

Snelle projectdoorloop & groot financieel rendement ook bij fusies en overnames

Systeemanalyse

Projectarchivering

Resultaat van de archivering

Software- en zoeksysteem ViewBOX Data ook na M&A- transacties intelligent bruikbaar maken

Klaar voor de volgende stap?