Systemen uitfaseren, data intelligent beheren
Data Lifecycle Management (DLM) onder controle met AvenDATA

Of het nu gaat om ERP-, CRM-, HR-, DMS- of maatwerk legacy systemen: wij archiveren uw applicaties audit-proof, volledig doorzoekbaar en in lijn met de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Zo bespaart u direct op IT-kosten en minimaliseert u compliance-risico’s. Voor elke branche, elk platform, elke historie.

De Uitdaging

Professioneel Data Lifecycle Management (DLM) vereist dat data niet alleen wordt gecreëerd, gebruikt en geanalyseerd. Aan het einde van de actieve levensduur moet deze data ook gecontroleerd en kostenefficiënt worden gearchiveerd of vernietigd.
Veel organisaties stranden juist bij deze laatste stap:
  • Historische data blijft achter in legacy systemen, die puur vanwege compliance en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst in de lucht gehouden moeten worden.
  • Deze systemen blijven geld kosten, terwijl ze operationeel geen enkele rol meer spelen.
  • IT-infrastructuur veroudert, externe onderhoudscontracten lopen door en interne resources raken onnodig belast.
  • Beveiligingsrisico’s nemen toe naarmate de omgeving ouder wordt en onderhoud achterwege blijft.
  • Een integraal overzicht van de data ontbreekt, waardoor DLM-doelstellingen zoals efficiëntie, transparantie en governance onbereikbaar blijven.
Het gevolg: De levenscyclus van de data stopt niet, maar blijft steken in verouderde systemen. Dit veroorzaakt niet alleen onnodige IT-kosten en compliance-risico’s, maar staat ook haaks op modern en pragmatisch datamanagement.

Globale archiveringsoplossingen
voor de gehele data lifecycle

Internationale inzetbaarheid met een focus op DLM
De archivering en het langdurig gebruik van data uit legacy systemen vormt de kern van een doordacht Data Lifecycle Management (DLM). Al meer dan 17 jaar begeleidt AvenDATA wereldwijd organisaties bij het veilig en audit-proof archiveren van data uit uitgefaseerde applicaties. We maken deze data gestructureerd toegankelijk, volledig onafhankelijk van het bronsysteem, waarmee u compliance-risico’s direct uitsluit.
Onze archiveringsprocessen zijn gebouwd op de best practices uit meer dan duizend succesvolle projecten. Hierbij zijn alle eisen rondom controles door de Belastingdienst, de fiscale bewaarplicht en interne audits vertaald naar een uiterst betrouwbare, pragmatische oplossing die u direct onnodige IT-kosten bespaart.
Centraal hierin staat onze software ViewBox: een audit-proof en intuïtief zoeksysteem dat historische data efficiënt en direct bruikbaar maakt. Of het nu gaat om fiscale, juridische of bedrijfseconomische analyses, ViewBox biedt gestructureerde toegang gedurende de gehele data lifecycle. Het is niet voor niets dat meer dan 50% van de grote DAX-ondernemingen onze software momenteel succesvol inzet.
Van het mkb tot multinationals, en van Europa tot Noord-Amerika en Azië: de ViewBox is wereldwijd schaalbaar. De oplossing voldoet aan de allerhoogste internationale eisen op het gebied van databeveiliging, transparantie en DLM-compliance.

Historische data veiligstellen. Rapportages traceerbaar houden.
DLM-conform handelen.

Wij migreren niet alleen alle data uit uw legacy systeem, we garanderen ook dat u deze data in de ViewBox permanent, gestructureerd en audit-proof kunt analyseren, doorzoeken en traceren. Binnen professioneel Data Lifecycle Management (DLM) spelen gearchiveerde rapportages en analyses namelijk een cruciale rol.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
  • Het nabouwen van relevante standaardrapportages en bedrijfseconomische analyses
  • De implementatie van individuele, klantspecifieke rapporten, inclusief eigen maatwerk
  • De archivering van alle onderliggende bewijsstukken (zoals facturen, orders en boekingsjournalen) om de inhoud van rapportages volledig traceerbaar te maken
Al voor de projectstart bepalen we samen met u welke rapportages op de lange termijn nodig blijven, of dit nu is voor interne analyses, compliance of om strak te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. U profiteert hierbij direct van onze jarenlange ervaring met de archivering en uitfasering van de meest uiteenlopende systemen, branches en datalogica’s.
In de ViewBox blijven deze rapportages ook jaren na de uitfasering van het systeem begrijpelijk, filterbaar en volledig beschikbaar. Helemaal onafhankelijk van het oorspronkelijke applicatiesysteem en cruciaal voor uw IT-budget zonder dure, doorlopende licenties.
Of het nu gaat om audits, interne vragen of juridische kwesties: u heeft altijd toegang tot gestructureerde analyses binnen een doordacht DLM-concept. Zo bespaart u direct op IT-kosten en minimaliseert u compliance-risico’s.

Efficiënt projectverloop & meetbaar financieel voordeel Snelle uitfasering
merkbare besparing / duurzame ROI

De archivering van een legacy systeem duurt doorgaans 1 tot 6 maanden, afhankelijk van de complexiteit, datastructuur en omvang. Met onze gestandaardiseerde en in de praktijk bewezen aanpak kunnen we ook omvangrijke systemen efficiënt, veilig en traceerbaar archiveren.
Zelfs projecten met meerdere terabytes aan data en complexe datarelaties hebben wij al succesvol gemigreerd naar onze archiefoplossing. Dit is inclusief alle rapportages, maatwerkanalyses en de volledige documentatie om probleemloos te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
Onze klanten profiteren hierbij snel van direct meetbare voordelen, zoals:
  • Het wegvallen van doorlopende licentiekosten voor legacy systemen en databases
  • Besparingen op onderhoud en hosting van verouderde IT-infrastructuur
  • Vermindering van de interne werkdruk door centrale, audit-proof beschikbaarheid van data
  • Optimalisatie van compliance en risicoreductie binnen moderne DLM-strategieën
Bij de meeste projecten wordt de Return on Investment (ROI) al binnen een jaar gerealiseerd. Dit is te danken aan een aanzienlijke verlichting van de IT-afdeling, strakke budgetcontrole en de duurzame integratie van gearchiveerde data in een integraal Data Lifecycle Management.

Systeemanalyse
 de eerste stap naar een succesvolle archivering

Aan de start van elk archiveringsproject staat een gedetailleerde analyse van uw bestaande legacy systeem. Dit vormt de basis voor een realistische inschatting van de projectduur, de data-omvang en de technische vereisten. Het resultaat? Een bindende offerte met een vaste prijs, voor volledige planningszekerheid.
Tijdens deze analyse brengen we onder andere in kaart:
  • Toegangsmogelijkheden tot het bestaande systeem (bijv. via databasetoegang, API, data-export)
  • Type, structuur en omvang van de onderliggende data
  • Relevantie van bestaande rapportages, analyses en documentsoorten
  • Specifieke bijzonderheden zoals IT-maatwerk, interfaces of extra modules
Alle resultaten worden gestructureerd vastgelegd en omgezet in een heldere offerte. Zo beschikt u over een betrouwbare basis om te beslissen wanneer en hoe uw legacy systeem kostenefficiënt en audit-proof wordt gearchiveerd, volledig in lijn met de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

Projectarchivering
helder gestructureerd, veilig geïmplementeerd

Na afronding van de analyse start het daadwerkelijke archiveringsproject met een gezamenlijke kick-off en strak gedefinieerde mijlpalen. Vanaf dat moment nemen wij het leeuwendeel van de technische en organisatorische taken van u over.
Typische projectstappen:
  • Inrichten van de systeemtoegang en export-interfaces
  • Migratie en structurering van de relevante data uit uw legacy systeem
  • Nabouwen van centrale rapportages en specifieke maatwerkanalyses
  • Volledige documentatie van alle verwerkingsstappen om een audit-proof archief te garanderen, conform de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst
Afhankelijk van de systeemcomplexiteit duurt een project tussen de 1 en 6 maanden. Onze ervaren projectmanagers begeleiden u door alle fases, van de eerste afstemming tot de finale oplevering. Dankzij heldere processen, een gestandaardiseerde methodiek en transparante communicatie blijft uw interne werklast tot een absoluut minimum beperkt. Dit bespaart direct IT-kosten en sluit compliance-risico’s uit.
Bij de projectafronding voeren we gestructureerde test- en acceptatieprocedures uit. Zo bent u ervan verzekerd dat alle data volledig, correct en 100% traceerbaar is gearchiveerd.

Resultaat van de archivering
volledige toegang, ook jaren later

Na afronding van het project zijn alle relevante tabellen, bewijsstukken en rapportages uit uw legacy systeem succesvol gemigreerd naar onze softwareoplossing ViewBox. Dit webgebaseerde zoeksysteem biedt geautoriseerde gebruikers ook jaren na de uitfasering snelle, veilige en audit-proof toegang, volledig onafhankelijk van het oorspronkelijke bronsysteem.
Een cruciale meerwaarde: we bouwen alle essentiële standaard- en maatwerkrapportages na. Hierdoor blijven vakinhoudelijke, juridische en fiscale analyses (om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst) probleemloos mogelijk. U bent verlost van technische afhankelijkheden en dure, doorlopende licenties, wat u direct aanzienlijke IT-kosten bespaart.
Na een succesvolle implementatie en acceptatie kan het bronsysteem definitief worden uitgefaseerd. Dit proces wordt juridisch sluitend en compliance-conform vastgelegd.
Bij de oplevering van het project ontvangt u een uitgebreide procesdocumentatie, met onder meer de volgende punten:
  • Aard en omvang van de datamigratie
  • Structuur en verwerking van de gearchiveerde inhoud
  • Uitvoering en resultaten van test- en acceptatieprocedures
  • Vastgelegde processtappen binnen het Data Lifecycle Management
Bovendien worden alle handelingen audit-proof gedocumenteerd in ons ticketsysteem. Van de initiële data-export tot de definitieve oplevering en een eventuele latere verwijdering van het bronsysteem. Zo blijft de gehele archivering voor derden, auditors en de Belastingdienst altijd 100% traceerbaar en minimaliseert u uw compliance-risico’s.
Software- en zoeksysteem ViewBox
Gearchiveerde data intelligent bruikbaar maken
Met ViewBox biedt AvenDATA een krachtig, webgebaseerd zoeksysteem voor data uit uitgefaseerde legacy systemen. De applicatie is speciaal ontwikkeld om ook na de uitfasering van een systeem een snelle, gestructureerde en audit-proof toegang tot historische informatie te garanderen. Dit alles volledig zonder toegang tot het oorspronkelijke bronsysteem.
ViewBox garandeert dat gearchiveerde data:
  • ook jaren later begrijpelijk, filterbaar en analyseerbaar blijft
  • altijd rechtsgeldig en audit-proof opvraagbaar is, zowel intern als extern
  • gestructureerd beschikbaar staat voor audits, interne analyses en om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst
Een essentiële functie binnen modern Data Lifecycle Management (DLM) is de geïntegreerde, geautomatiseerde gegevensverwijdering. Zodra de vastgestelde bewaartermijnen zijn verstreken, wordt data op basis van vaste regels en audit-proof gewist (volledig AVG-conform en volgens uw eigen bedrijfsrichtlijnen, zonder enig handmatig werk). Zo bespaart u direct aanzienlijke IT-kosten.
De ViewBox draait naar keuze in gecertificeerde cloudomgevingen of als on-premise oplossing, volledig afgestemd op uw specifieke eisen rondom veiligheid, controle en compliance. De onderliggende infrastructuur ondergaat regelmatig strenge veiligheids- en functietests en voldoet aan de hoogste standaarden. Dit garandeert maximale betrouwbaarheid gedurende de gehele data lifecycle, waardoor u compliance-risico’s definitief uitsluit.
Ontdek softwareoplossing ViewBox ...
ViewBox – Deine Brücke
zu stillgelegten Altsystemen
Archivdaten verständlich, durchsuchbar und auswertbar – jederzeit und ohne Originalsystem
Ob für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen – mit ViewBox bleiben deine archivierten Daten aus alten Systemen vollständig zugänglich.
  • Ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System kannst du:
  • strukturierte Auswertungen durchführen
  • Prüfanforderungen jederzeit erfüllen
  • fachliche, rechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen fundiert beantworten
  • …
ViewBox verbindet rechtssichere Archivierung mit praktischer Nutzbarkeit – als leistungsstarkes Recherchesystem für alle Unternehmensbereiche.
Klaar voor de
 volgende stap?
Laten we dan in gesprek gaan over uw legacy systeem en uw toekomstige data lifecycle.
In een compact, een uur durend expertgesprek analyseren we samen uw legacy systeem, onafhankelijk van de vraag of het om een ERP-, CRM-, payroll- of DMS-systeem gaat. Het doel is u te laten zien hoe u uw applicatie veilig en audit-proof uitfaseert en uw data op lange termijn beschikbaar en analyseerbaar houdt. Dit doen we volledig in lijn met modern Data Lifecycle Management (DLM) en de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
Tijdens dit gesprek ontvangt u:
  • Een gedegen inschatting van de datastructuur, datamigratie en benodigde rapportages
  • Een live-demo van onze archiverings- en zoekoplossing ViewBox
  • Inzicht in onze aanpak voor het reproduceren van standaard- en maatwerkanalyses
  • Een betrouwbare inschatting van de projectdoorlooptijd, benodigde inzet en de kosten voor een vaste prijs
Transparantie vanaf het begin:
Onze projectoffertes zijn gebaseerd op duidelijk gedefinieerde vaste prijzen, gegarandeerd zonder nacalculaties. Zo houdt u de IT-kosten strak onder controle en sluit u financiële risico’s uit. Kwaliteit, betrouwbaarheid en een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding staan bij ons centraal.
Our project proposals are based on clearly defined fixed prices, guaranteed with no renegotiations. Quality, reliability and fair value for money are at the core of what we do.
DLM-georiënteerde live-demo inplannen
Plan uw expertgesprek & demo ...
Snel antwoord op uw vragen –
persoonlijk & vrijblijvend over
Data Lifecycle Management

Thank you

Thank you for your inquiry.
We will contact you shortly.